Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden¶

Die meisten Teams erstellen ihr Budget in einer Tabellenkalkulation: eine Zeile pro Budgetzeile, eine Spalte pro Jahr oder pro Monat. KANAP führt dieselben Budgetzeilen in seiner Liste der Budgetzeilen, wo sie die Zuordnungen, Berichte und die Übersicht speisen.

Die Budgetdatei verbindet beides. Exportieren Sie die Budgetzeilen, ändern Sie die Zellen, die Sie bearbeiten möchten, in Excel oder LibreOffice und importieren Sie die Datei anschließend. KANAP vergleicht jede Zelle mit dem gespeicherten Stand und schreibt nur, was sich geändert hat.

Eine Datei enthält beide Arten von Budgetzeilen. Ihre Spalte nature gibt an, ob eine Zeile eine OPEX- oder eine CAPEX-Zeile ist, und jede Zeile wird nach den Regeln ihrer eigenen Art geprüft. Die Liste exportiert die Budgetzeilen, die sie zeigt, OPEX und CAPEX zusammen. Filtern Sie die Spalte Typ, um nur eine Art zu exportieren.

Wo Sie es finden¶

Pfad: Budgetverwaltung > Budgetzeilen
Export: CSV exportieren in der Symbolleiste der Liste
Import: CSV importieren in derselben Symbolleiste
Berechtigungen: Beide Schaltflächen erfordern die Administratorstufe auf Budget (budget:admin), die für OPEX- und CAPEX-Zeilen gleichermaßen gilt

Export¶

Klicken Sie in der Liste auf CSV exportieren.
Wählen Sie, was die Datei enthält:

Einstellung	Wirkung
Zeilen	Die Budgetzeilen, die die Liste zeigt, mit ihrer Suche, ihren Filtern und ihrem Statusumfang. Alle Zeilen exportiert stattdessen alle Budgetzeilen, beendete eingeschlossen, ohne die Filter der Liste
Jahre	Erstes Jahr und Letztes Jahr, bis zu zwölf Jahre. Standard: das laufende Jahr, das davor und das danach
Spalten	Die zu schreibenden Budgetspalten. Die Spalten, die Ihre Organisation zeigt, sind angehakt, und eine ausgeblendete Spalte ist mit ausgeblendet markiert. Ihre Überschrift steht unter dem Namen, zum Beispiel `budget_2027`
Detail	Jahressummen: eine Spalte pro Budgetspalte und Jahr. Monate: eine Spalte pro Budgetspalte, Jahr und Monat

Klicken Sie auf die Schaltfläche am unteren Rand des Fensters. Sie benennt, was die Datei enthält: 120 gefilterte Zeilen exportieren, Alle Zeilen exportieren, 3.412 Zeilen exportieren und so weiter.

Die Datei wird als budget.csv gespeichert und in der Sprache geschrieben, in der die Oberfläche angezeigt wird.

Sprache	Trennzeichen	Beträge	Datumsangaben
Englisch	`,`	`12280.50`	`2027-03-01`
Französisch, Spanisch	`;`	`12280,50`	`01/03/2027`
Deutsch	`;`	`12280,50`	`01.03.2027`

Der Export einer Liste ohne Budgetzeilen ergibt die Kopfzeile allein. Das ist Ihre Vorlage.

Die Spalten¶

Eine Datei enthält eine Zeile pro Budgetzeile: die Detailspalten, dann die Betragsspalten, dann kanap_token.

Detailspalten¶

Die Detailspalten sind für beide Arten von Budgetzeilen gleich.

Spalte	Inhalt	Bei einer neuen Budgetzeile
`nature`	`opex` oder `capex`, die Art der Budgetzeile	Erforderlich. Eine Datei ohne diese Spalte wird als OPEX-Zeilen gelesen, oder als CAPEX-Zeilen, wenn der Filter Typ der Liste nur CAPEX behält
`item_number`	Die Referenz der Budgetzeile: `BL-12` oder `12`. Die Nummern `OPX-12` und `CPX-3` früherer Dateien werden ebenfalls gelesen	Leer: Die Zeile legt eine Budgetzeile an
`name`	Der Titel der Budgetzeile, angezeigt in der Spalte Produktname der Liste	Erforderlich
`description`	Die ausführliche Beschreibung	Optional
`company_name`	Zahlendes Unternehmen	Erforderlich, außer die Budgetzeile hat eine Kostenstelle
`supplier_name`	Name des Lieferanten	Optional
`supplier_erp_id`	Die ID des Lieferanten in Ihrem ERP	Optional
`account_number`	Kontonummer, im Kontenplan des zahlenden Unternehmens	Erforderlich
`cost_center_code`	Code der Kostenstelle. Eine Gruppe wird abgelehnt	Optional
`run_build`	`run` oder `build`	Optional
`analytics:<code>`	Der Name des Werts in der Dimension, deren Code dies ist, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Eine Spalte pro aktivierter Dimension, die Standarddimension eingeschlossen. Eine Dimension, die nur für eine Art von Budgetzeilen verwendet wird, nimmt nur in den Zeilen dieser Art einen Wert an und bleibt in den anderen leer. In einem neuen Arbeitsbereich stehen die empfohlenen Dimensionen in `analytics:default` (die Kostenart), `analytics:it_tower`, `analytics:purpose` und `analytics:priority`, zum Beispiel `Software`, `Anwendung`, `Ersatz` oder `Hoch`	Optional, außer bei einer erforderlichen Dimension der Art der Budgetzeile, wie dem Anlagentyp einer CAPEX-Zeile in einem Arbeitsbereich, der vor den empfohlenen Dimensionen angelegt wurde. Ein nicht vorhandener Wert wird beim Laden angelegt
`owner_it_email`	E-Mail-Adresse eines aktiven Benutzers	Optional
`owner_business_email`	E-Mail-Adresse eines aktiven Benutzers	Optional
`project`	Projektnummer, zum Beispiel `PRJ-3`	Optional
`currency`	ISO-Code mit drei Buchstaben, aus den in Ihrem Arbeitsbereich erlaubten Währungen	Erforderlich
`effective_start`	Der Tag, an dem die Budgetzeile beginnt	Der 1. Januar des ersten Jahres mit einem Betrag in der Zeile, sonst des laufenden Jahres
`end_of_validity`	Der Tag, an dem die Budgetzeile endet	Kein Ende
`notes`	Freier Text	Optional

Betragsspalten¶

Eine Betragsspalte trägt den Namen der Budgetspalte und das Jahr: budget_2027. Mit dem Detail Monate kommt der Monat hinzu: budget_2027_03.

Name in der Datei	Die Spalte in der Anwendung
`budget`	Die erste Spalte, standardmäßig Budget genannt
`revision`	Die zweite Spalte, standardmäßig Revision genannt
`forecast`	Die dritte Spalte, standardmäßig Prognose genannt
`actual`	Die vierte Spalte, standardmäßig Ist-Werte genannt
`landing`	Die fünfte Spalte, standardmäßig Erwarteter Endwert genannt

Das sind die Standardnamen. Ihre Organisation kann die fünf Spalten in Budgetspalten umbenennen, einige ausblenden und eine Standardspalte wählen. Die Datei schreibt immer den technischen Namen oben, wie Ihre Spalten auf dem Bildschirm auch heißen.

Die letzte Spalte¶

kanap_token wird von KANAP geschrieben. Lassen Sie ihn unverändert. KANAP nutzt ihn, um Ihnen zu sagen, dass sich eine Budgetzeile nach Ihrem Export geändert hat. Lassen Sie ihn in einer Zeile, die Sie hinzufügen, leer.

Was eine Zelle bedeutet¶

Eine leere Zelle behält den gespeicherten Wert. Eine leere Zelle nature behält die Art einer bestehenden Budgetzeile.
- löscht ein Detail der Budgetzeile: Beschreibung, Notizen, Name und ERP-ID des Lieferanten, Kostenstelle, Run oder Build, einen Dimensionswert, einen Verantwortlichen, das Projekt, das Ende der Gültigkeit. In einer Spalte, die eine neue Budgetzeile füllen muss, und in nature ist - ein Zeilenfehler. In einer erforderlichen Dimension ist - ein Zeilenfehler, wenn die Zeile einen Wert hat.
0 schreibt null.
Eine Jahressumme, die der gespeicherten Summe entspricht, schreibt nichts. Eine abweichende Summe wird über den Zeitraum der Spalte verteilt, genau wie bei der Eingabe der Summe im Budget-Tab.
Eine Monatszelle schreibt diesen Monat und markiert die Spalte als manuell bearbeitet, wie ein im Budget-Tab eingegebener Monat.
Ein Betrag hat höchstens zwei Nachkommastellen. Eine Betragszelle lässt sich nicht mit - löschen: Schreiben Sie 0, oder lassen Sie die Zelle leer.
Eine Datei kann die Jahressumme einer Spalte und eines Jahres enthalten oder deren zwölf Monate, niemals beides.

Eine fehlende Spalte behält alle gespeicherten Werte dieser Spalte. Eine Datei, die nur item_number und einige Betragsspalten enthält, ist eine gültige Datei.

Budgetzeilen hinzufügen und zuordnen¶

item_number gefüllt: Diese Budgetzeile wird aktualisiert. Leer: Es wird eine neue Budgetzeile angelegt, von der Art, die ihre Zelle nature angibt.
item_number enthält die Referenz der Budgetzeile, BL-12. In einer Datei mit einer Spalte nature ist eine bloße Zahl dieselbe Referenz. Die Nummern OPX-12 und CPX-3 früherer Dateien bezeichnen weiterhin ihre Budgetzeile. Dieselbe Budgetzeile zweimal in einer Datei zu nennen ist ein Zeilenfehler.
Eine Budgetzeile behält ihre Art. Eine Zeile, die eine bestehende Budgetzeile mit der anderen nature nennt, wird abgelehnt, zum Beispiel „BL-125 is a CAPEX line, not an OPEX line. A file does not change the type of a line.“
Jede Zeile wird nach ihrer eigenen Art geprüft: die Dimensionen und Werte, die sie haben darf, ihr Konto, die eingefrorenen Spalten und die Warnung vor Duplikaten. Eine für CAPEX eingefrorene Spalte lehnt eine Änderung nur bei einer CAPEX-Zeile ab.
Es gibt keinen weiteren Schlüssel. Eine neue Zeile, die einer bestehenden Budgetzeile ihrer Art ähnelt oder einer anderen neuen Zeile derselben Art in der Datei, ist eine Warnung, die Sie ignorieren können.
Lieferanten werden über supplier_erp_id zugeordnet, wenn er gefüllt ist, sonst über supplier_name. Einen Lieferanten, den die Datei nennt und den KANAP nicht kennt, legt das Laden an, wenn Fehlende Lieferanten anlegen angehakt ist. Ohne diese Option listet die Prüfung die fehlenden Lieferanten auf und bittet Sie, sie unter Stammdaten > Lieferanten anzulegen.
Ein nicht vorhandener Dimensionswert wird beim Laden angelegt und in der Prüfung aufgelistet. Konten, Kostenstellen, Unternehmen und Benutzer werden nie angelegt: Ein unbekanntes Element ist ein Zeilenfehler, der nennt, wo es hinzugefügt wird.
Ein Wert oder - in einer Dimension, die nur für die andere Zeilenart gilt, ist ein Zeilenfehler in ihrer Zelle analytics:<code>, zum Beispiel „The Recurrence dimension is for CAPEX lines only. Leave it out.“ Der Export lässt eine solche Zelle leer: Ein ausgeblendeter Wert einer Zeile wird nicht exportiert, und ein Laden lässt ihn unverändert. Die Einstellung finden Sie unter Analysedimensionen.
Ein Wert, der nur für die andere Zeilenart verwendet wird, ist ein Zeilenfehler in seiner Zelle analytics:<code>, zum Beispiel „Internes Personal is for OPEX lines only. Pick a value for CAPEX lines.“ Eine Zeile behält den Wert, den sie bereits hat. Werte, die der Import anlegt, werden für OPEX und CAPEX verwendet. Die Einstellung finden Sie unter Analysedimensionen.
Eine neue Zeile braucht einen Wert in jeder erforderlichen Dimension ihrer eigenen Art, mit der Meldung „The Kostenart dimension is required. Choose a value.“ in der Zelle analytics:<code>. Das gilt, wenn die Spalte in der Datei fehlt, wenn die Zelle leer ist und wenn sie - enthält. Ein Wert, den das Laden anlegt, zählt. Eine bestehende Zeile wird nur bei einem - abgelehnt, das ihren Wert löschen würde: Eine leere Zelle oder eine fehlende Spalte lässt sie unverändert. Die Einstellung finden Sie unter Analysedimensionen.
Eine Zeile, die eine Budgetzeile anlegt oder deren Konto ändert, wird abgelehnt, wenn das Konto für die andere Art von Budgetzeile bestimmt ist, mit der Meldung „Account 6061 is for CAPEX lines only.“ (oder OPEX). Eine Budgetzeile behält ihr aktuelles Konto. Die Einstellung der Konten steht in Kontenpläne und Kontenverwaltung.
Projekte werden über ihre Nummer zugeordnet, zum Beispiel PRJ-3.
Eine beendete Budgetzeile ist eine Budgetzeile, deren end_of_validity verstrichen ist. Setzen Sie das Datum, um eine Budgetzeile zu beenden, oder schreiben Sie - in die Zelle, um es zu löschen und die Budgetzeile weiterlaufen zu lassen. Es gibt keine Statusspalte.

Prüfen, dann laden¶

Klicken Sie auf CSV importieren und wählen Sie die Datei, oder legen Sie sie im Fenster ab. Die Datei wird sofort geprüft. Nichts wird geschrieben.
Lesen Sie den Bericht:

Abschnitt	Inhalt
Fehler	Die Zeilen, die das Laden ablehnt, nach Zeile der Datei mit der Spalte, wenn sie bekannt ist. Eine Datei mit einem einzigen Fehler lädt nichts
Änderungen	Die anzulegenden Budgetzeilen, die zu aktualisierenden Budgetzeilen und die Budgetzeilen, die die Datei unverändert lässt
Seit dem Export in KANAP geändert	Die Budgetzeilen, die jemand nach Ihrem Export geändert hat, mit wer und wann. Das Laden der Datei schreibt Ihre Werte über diese Änderungen
Warnungen	Eine Zeile, die einer anderen Budgetzeile ähnelt, Spalten und Zellen, die die Datei ignoriert
Beim Laden angelegt	Die Lieferanten und Dimensionswerte, die das Laden hinzufügen würde

Klicken Sie auf Laden. Das Laden schreibt alles oder nichts.

Ändert sich eine Budgetzeile zwischen der Prüfung und dem Laden, stoppt das Laden und bittet Sie, die Datei erneut zu prüfen. Die Prüfung sagt außerdem, wie sie die Datei gelesen hat, wenn ein Datum oder ein Betrag auf zwei Arten gelesen werden konnte, mit einer Schaltfläche zum Wechseln der Lesart.

Excel und LibreOffice¶

Die Datei zu öffnen und zu speichern lässt sie ladbar. Beide Programme behalten die Spalten, das Trennzeichen und die Werte.

Ein Datum oder ein Betrag, den die Datei nicht selbst entscheiden kann, wird so gelesen, wie der Export ihn geschrieben hat, dann in der Sprache, in der die Oberfläche angezeigt wird. Jedes Datum mit einem Tag bis 12 ist mehrdeutig (01/03/2027 ist auf Französisch der 1. März und auf Englisch der 3. Januar), und ein Betrag wie 12,280 ebenfalls. Die Prüfung sagt, wie sie gelesen wurden, und bietet eine Schaltfläche zum Wechseln der Lesart.

Eine Spalte, die KANAP nicht kennt, wird mit einer Warnung ignoriert. Eine Spalte, die wie eine falsch geschriebene Betragsspalte aussieht, zum Beispiel budjet_2027, lehnt die ganze Datei ab. Auch eine Spalte analytics:<code>, die keine aktivierte Dimension benennt, lehnt die ganze Datei ab, mit „Unknown dimension 'x'.“

Dateien aus früheren Versionen¶

Eine Datei in einem älteren Format wird als Ganzes abgelehnt: die Positionsdateien mit Spalten der Art y_budget und die Datei der Budgetzeilen mit den Spalten measure und jan … dec. Der Bildschirm zeigt diese Meldung:

Diese Datei stammt aus einer früheren Version von KANAP. Exportieren Sie eine neue Datei aus dieser Liste, übertragen Sie Ihre Änderungen hinein und importieren Sie sie erneut.

Eine CAPEX-Datei, die exportiert wurde, bevor Anlagentyp, Investitionsart und Priorität zu Dimensionen wurden, erkennbar an ihren drei Spalten ppe_type, investment_type und priority zusammen, wird ebenfalls als Ganzes abgelehnt. Diese Werte stehen jetzt in Dimensionsspalten. Eine oder zwei dieser Spalten allein sind unbekannte Spalten und werden mit einer Warnung ignoriert. Der Bildschirm zeigt diese Meldung:

The ppe_type, investment_type and priority columns are now dimension columns (analytics:ppe_type, analytics:investment_type, analytics:priority). Export a fresh file from this list, copy your changes into it, and import it again.

Exportieren Sie eine neue Datei und übertragen Sie Ihre Zeilen hinein.

Eine OPEX- oder CAPEX-Datei, die exportiert wurde, bevor es die Spalte nature gab, wird angenommen. Ihre Zeilen werden als OPEX-Zeilen gelesen, oder als CAPEX-Zeilen, wenn der Filter Typ der Liste nur CAPEX behält, und ihre Nummern OPX-12 und CPX-3 bezeichnen weiterhin ihre Budgetzeilen: Importieren Sie eine frühere OPEX-Datei mit der Liste auf OPEX oder beiden Typen und eine frühere CAPEX-Datei mit der auf CAPEX gefilterten Liste. Ihre Zellen kanap_token bleiben gültig. Eine bloße Zahl behält in einer solchen Datei ihre frühere Bedeutung: Auf CAPEX gefiltert ist 3 die Budgetzeile CPX-3, sonst ist sie die Nummer der OPEX-Zeile.

KANAP erkennt die Spalte nature an ihrem Namen, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Hat eine frühere Datei eine eigene Spalte namens Nature, benennen Sie diese vor dem Import um: KANAP würde diese Spalte als Art jeder Budgetzeile lesen und ihre Werte ablehnen.

Ein ganzes Budget laden¶

Die Budgetdatei enthält Budgetzeilen. Das zahlende Unternehmen, das Konto, die Kostenstelle, der Lieferant und die Benutzer, die eine Budgetzeile nennt, müssen zuerst existieren. Ein kleines Team lädt sie in dieser Reihenfolge:

Einen Kontenplan und seine Konten, unter Kontenpläne
Die Unternehmen, unter Unternehmen
Die Budgetdatei, mit angehaktem Fehlende Lieferanten anlegen. Sie enthält die OPEX- und die CAPEX-Zeilen zusammen, oder Sie laden eine Datei pro Art

Eine größere Organisation fügt dazwischen die übrigen Stammdaten hinzu:

Den Kontenplan und seine Konten
Die Unternehmen
Die Benutzer, unter Benutzer
Die Kostenstellen, unter Kostenstellen
Die Lieferanten, unter Lieferanten
Die Dimensionswerte, unter Analysedimensionen. Die Dimensionen selbst werden auf dieser Seite angelegt
Die Arbeitstagekalender, unter Arbeitstagekalender, sobald Budgetzeilen Mengen und Preise tragen
Die Budgetdatei, OPEX- und CAPEX-Zeilen

Der Kontenplan kommt zuerst. Klicken Sie auf der Seite Kontenpläne auf Neu, geben Sie dem Plan einen Code und einen Namen und wählen Sie unter Verwendet für die Option Alle Länder. Klicken Sie dann auf Kontenpläne verwalten, öffnen Sie das Menü ⋯ des Plans und klicken Sie auf Als Standard für andere Länder festlegen. Ein Unternehmen ohne Kontenplan übernimmt diesen, und so werden die Kontonummern einer Budgetdatei aufgelöst. Wählen Sie den Plan auf der Seite aus und klicken Sie dann auf CSV importieren, um seine Konten zu laden.

Jede dieser Seiten hat ihren eigenen Abschnitt CSV importieren mit den Spalten ihrer Datei.