Cargar un presupuesto desde una hoja de cálculo¶

La mayoría de los equipos preparan su presupuesto en una hoja de cálculo: una fila por línea, una columna por año o por mes. KANAP conserva las mismas líneas en su lista de líneas presupuestarias, donde alimentan las asignaciones, los informes y la vista general.

El archivo de presupuesto une ambas partes. Exporte las líneas, cambie las celdas que le interesen en Excel o LibreOffice y vuelva a importar el archivo. KANAP compara cada celda con lo que contiene y solo escribe lo que ha cambiado.

Un solo archivo contiene los dos tipos de línea. Su columna nature indica si una fila es una línea OPEX o CAPEX, y cada fila se comprueba con las reglas de su propio tipo. La lista exporta las líneas que muestra, OPEX y CAPEX juntas. Filtre la columna Tipo para exportar un solo tipo.

Dónde encontrarlo¶

Ruta: Gestión presupuestaria > Líneas presupuestarias
Exportación: Exportar CSV en la barra de herramientas de la lista
Importación: Importar CSV en la misma barra de herramientas
Permisos: ambos botones requieren el nivel Administrador en Presupuesto (budget:admin), que cubre por igual las líneas OPEX y CAPEX

Exportación¶

Haga clic en Exportar CSV en la lista.
Elija lo que contendrá el archivo:

Ajuste	Efecto
Líneas	Las líneas que muestra la lista, con su búsqueda, sus filtros y su ámbito de estado. Todas las líneas exporta todas las líneas en su lugar, incluidas las finalizadas, sin los filtros de la lista
Años	Primer año y Último año, hasta doce años. Por defecto: el año en curso, el anterior y el siguiente
Columnas	Las columnas presupuestarias que se escribirán. Las columnas que muestra su organización están marcadas, y una columna oculta aparece marcada como oculta. Su encabezado se muestra bajo el nombre, por ejemplo `budget_2027`
Detalle	Totales anuales: una columna por columna presupuestaria y año. Meses: una columna por columna presupuestaria, año y mes

Haga clic en el botón inferior de la ventana. Nombra lo que contendrá el archivo: Exportar 120 líneas filtradas, Exportar todas las líneas, Exportar 3.412 líneas, etc.

El archivo se guarda como budget.csv y se escribe en el idioma en que se muestra la pantalla.

Idioma	Separador	Importes	Fechas
Inglés	`,`	`12280.50`	`2027-03-01`
Francés, español	`;`	`12280,50`	`01/03/2027`
Alemán	`;`	`12280,50`	`01.03.2027`

Exportar una lista sin líneas devuelve solo la fila de encabezados. Esa es su plantilla.

Las columnas¶

Un archivo contiene una fila por línea: las columnas de detalle, después las columnas de importes y por último kanap_token.

Columnas de detalle¶

Las columnas de detalle son las mismas para los dos tipos de línea.

Columna	Contenido	En una línea nueva
`nature`	`opex` o `capex`, el tipo de línea	Obligatorio. Un archivo sin esta columna se lee como líneas OPEX, o como líneas CAPEX cuando el filtro Tipo de la lista conserva solo CAPEX
`item_number`	La referencia de la línea: `BL-12`, o `12`. También se leen los números `OPX-12` y `CPX-3` de archivos anteriores	Vacío: la fila añade una línea
`name`	El título de la línea, que aparece en la columna Nombre del producto de la lista	Obligatorio
`description`	La descripción larga	Opcional
`company_name`	Empresa pagadora	Obligatorio salvo que la línea tenga un centro de coste
`supplier_name`	Nombre del proveedor	Opcional
`supplier_erp_id`	El ID del proveedor en su ERP	Opcional
`account_number`	Número de cuenta, en el plan de cuentas de la empresa pagadora	Obligatorio
`cost_center_code`	Código del centro de coste. Se rechaza un grupo	Opcional
`run_build`	`run` o `build`	Opcional
`analytics:<code>`	El nombre del valor en la dimensión cuyo código es ese, sin distinguir mayúsculas y minúsculas. Una columna por dimensión activada, la dimensión por defecto incluida. Una dimensión usada para un solo tipo de línea solo toma un valor en las filas de ese tipo y queda vacía en las demás. En un espacio de trabajo nuevo, las dimensiones recomendadas están en `analytics:default` (el tipo de coste), `analytics:it_tower`, `analytics:purpose` y `analytics:priority`, por ejemplo `Software`, `Aplicación`, `Sustitución` o `Alta`	Opcional, salvo para una dimensión obligatoria del tipo de la línea, como el tipo de activo fijo de una línea CAPEX en un espacio de trabajo creado antes de las dimensiones recomendadas. La carga crea un valor que no existe
`owner_it_email`	Correo de un usuario activo	Opcional
`owner_business_email`	Correo de un usuario activo	Opcional
`project`	Número de proyecto, por ejemplo `PRJ-3`	Opcional
`currency`	Código ISO de tres letras, entre las monedas permitidas en su espacio de trabajo	Obligatorio
`effective_start`	El día en que empieza la línea	El 1 de enero del primer año con un importe en la fila, y si no, del año en curso
`end_of_validity`	El día en que termina la línea	Sin fin
`notes`	Texto libre	Opcional

Columnas de importes¶

Una columna de importe lleva el nombre de la columna presupuestaria y el año: budget_2027. Con el detalle Meses se añade el mes: budget_2027_03.

Nombre en el archivo	La columna en la aplicación
`budget`	La primera columna, llamada Presupuesto por defecto
`revision`	La segunda columna, llamada Revisión por defecto
`forecast`	La tercera columna, llamada Previsión por defecto
`actual`	La cuarta columna, llamada Realizado por defecto
`landing`	La quinta columna, llamada Aterrizaje previsto por defecto

Estos son los nombres estándar. Su organización puede renombrar las cinco columnas en Columnas presupuestarias, ocultar algunas y elegir una columna por defecto. El archivo escribe siempre el nombre técnico indicado arriba, se llamen como se llamen sus columnas en pantalla.

La última columna¶

kanap_token lo escribe KANAP. Déjelo tal como está. KANAP lo usa para avisarle de que una línea ha cambiado después de su exportación. Déjelo vacío en una fila que añada.

Qué significa una celda¶

Una celda vacía conserva el valor guardado. Una celda nature vacía conserva el tipo de una línea existente.
- borra un detalle de la línea: descripción, notas, nombre e ID de ERP del proveedor, centro de coste, run o build, un valor de dimensión, un responsable, el proyecto, el fin de validez. En una columna que una línea nueva debe rellenar, y en nature, - es un error de fila. En una dimensión obligatoria, - es un error de fila cuando la línea tiene un valor.
0 escribe cero.
Un total anual igual al total guardado no escribe nada. Un total distinto se reparte por el periodo de la columna, exactamente como cuando escribe el total en la pestaña Presupuesto.
Una celda de mes escribe ese mes, y marca la columna como editada a mano, igual que un mes escrito en la pestaña Presupuesto.
Un importe tiene como máximo dos decimales. Una celda de importe no se borra con -: escriba 0, o deje la celda vacía.
Un archivo puede contener el total anual de una columna y un año, o sus doce meses, nunca ambos.

Una columna ausente conserva todos los valores guardados de esa columna. Un archivo que solo contenga item_number y unas pocas columnas de importes es un archivo válido.

Añadir y hacer coincidir líneas¶

item_number relleno: esa línea se actualiza. Vacío: se crea una línea nueva, del tipo que indica su celda nature.
item_number contiene la referencia de la línea, BL-12. En un archivo con columna nature, un número solo es la misma referencia. Los números OPX-12 y CPX-3 de archivos anteriores siguen designando su línea. Nombrar dos veces la misma línea en un archivo es un error de fila.
Una línea conserva su tipo. Una fila que nombra una línea existente con la otra nature se rechaza, por ejemplo "BL-125 is a CAPEX line, not an OPEX line. A file does not change the type of a line."
Cada fila se comprueba según su propio tipo: las dimensiones y los valores que puede tener, su cuenta, las columnas congeladas y la advertencia de duplicado. Una columna congelada para CAPEX rechaza un cambio solo en una línea CAPEX.
No hay otra clave. Una fila nueva que se parezca a una línea existente de su tipo, o a otra fila nueva del mismo tipo en el archivo, es una advertencia que puede ignorar.
Los proveedores se hacen coincidir por supplier_erp_id cuando está relleno, y si no por supplier_name. La carga crea un proveedor que el archivo nombra y que KANAP no tiene cuando Crear los proveedores que faltan está marcada. Sin esa opción, la verificación lista los que faltan y le pide crearlos en Datos maestros > Proveedores.
La carga crea un valor de dimensión que no existe y lo lista en la verificación. Las cuentas, los centros de coste, las empresas y los usuarios nunca se crean: un elemento desconocido es un error de fila que indica dónde añadirlo.
Un valor, o -, en una dimensión que solo se usa para el otro tipo de línea es un error de fila en su celda analytics:<code>, por ejemplo "The Recurrence dimension is for CAPEX lines only. Leave it out." La exportación deja esa celda vacía: un valor oculto en una línea no se exporta, y una carga lo deja en su sitio. El ajuste está en Dimensiones analíticas.
Un valor que se usa solo para el otro tipo de línea es un error de fila en su celda analytics:<code>, por ejemplo "Personal interno is for OPEX lines only. Pick a value for CAPEX lines." Una línea conserva el valor que ya tiene. Los valores que crea la carga se usan para OPEX y CAPEX. El ajuste está en Dimensiones analíticas.
Una línea nueva necesita un valor en cada dimensión obligatoria de su propio tipo, con el mensaje "The Tipo de coste dimension is required. Choose a value." en la celda analytics:<code>. Esto vale cuando la columna falta en el archivo, cuando la celda está vacía y cuando contiene -. Un valor que crea la carga cuenta. Una línea existente solo se rechaza por un - que borraría el valor que tiene: una celda vacía o una columna ausente la deja como está. El ajuste está en Dimensiones analíticas.
Una fila que crea una línea presupuestaria, o que cambia su cuenta, se rechaza cuando la cuenta es del otro tipo de línea, con el mensaje «Account 6061 is for CAPEX lines only.» (o OPEX). Una línea presupuestaria conserva su cuenta actual. El ajuste de las cuentas está en Planes de cuentas y gestión de cuentas.
Los proyectos se hacen coincidir por su número, por ejemplo PRJ-3.
Una línea finalizada es una línea cuya end_of_validity ha pasado. Indique la fecha para finalizar una línea, o escriba - en la celda para borrarla y mantener la línea en curso. No hay columna de estado.

Comprobar y después cargar¶

Haga clic en Importar CSV y elija el archivo, o suéltelo en la ventana. El archivo se comprueba de inmediato. No se escribe nada.
Lea el informe:

Sección	Contenido
Errores	Las filas que la carga rechaza, por fila del archivo con la columna cuando la conoce. Un archivo con un solo error no carga nada
Cambios	Las líneas que se crearán, las que se actualizarán y las que el archivo deja tal como están
Modificadas en KANAP desde la exportación	Las líneas que alguien modificó después de su exportación, con quién y cuándo. Cargar el archivo escribe sus valores sobre esos cambios
Advertencias	Una fila que se parece a otra línea, columnas y celdas que el archivo ignora
Creados por la carga	Los proveedores y los valores de dimensión que la carga añadiría

Haga clic en Cargar. La carga escribe todo o nada.

Si una línea cambia entre la comprobación y la carga, la carga se detiene y le pide comprobar el archivo de nuevo. La verificación también indica cómo ha leído el archivo cuando una fecha o un importe podían leerse de dos maneras, con un botón para cambiar la lectura.

Excel y LibreOffice¶

Abrir el archivo y guardarlo lo deja cargable. Los dos programas conservan las columnas, el separador y los valores.

Una fecha o un importe que el archivo no puede decidir por sí solo se lee como lo escribió la exportación, y después en el idioma en que se muestra la pantalla. Toda fecha con un día igual o menor que 12 es ambigua (01/03/2027 es el 1 de marzo en francés y el 3 de enero en inglés), y un importe escrito como 12,280 también lo es. La verificación indica cómo los ha leído y ofrece un botón para cambiar la lectura.

Una columna que KANAP no conoce se ignora, con una advertencia. Una columna que parece una columna de importes mal escrita, como budjet_2027, rechaza el archivo entero. Una columna analytics:<code> que no nombra ninguna dimensión activada también rechaza el archivo entero, con "Unknown dimension 'x'."

Archivos de versiones anteriores¶

Un archivo con un formato anterior se rechaza por completo: los archivos de líneas con columnas del tipo y_budget, y el archivo de líneas presupuestarias con las columnas measure y jan … dec. La pantalla muestra este mensaje:

Este archivo procede de una versión anterior de KANAP. Exporte un archivo nuevo desde esta lista, copie en él sus cambios y vuelva a importarlo.

Un archivo CAPEX exportado antes de que el tipo de activo fijo, el tipo de inversión y la prioridad pasaran a ser dimensiones, reconocible por sus tres columnas ppe_type, investment_type y priority juntas, también se rechaza por completo. Estos valores van ahora en columnas de dimensión. Una o dos de estas columnas solas son columnas desconocidas, que se ignoran con una advertencia. La pantalla muestra este mensaje:

The ppe_type, investment_type and priority columns are now dimension columns (analytics:ppe_type, analytics:investment_type, analytics:priority). Export a fresh file from this list, copy your changes into it, and import it again.

Exporte un archivo nuevo y copie en él sus filas.

Se acepta un archivo OPEX o CAPEX exportado antes de que existiera la columna nature. Sus filas se leen como líneas OPEX, o como líneas CAPEX cuando el filtro Tipo de la lista conserva solo CAPEX, y sus números OPX-12 y CPX-3 siguen designando sus líneas: importe un archivo OPEX anterior con la lista en OPEX o en ambos tipos, y un archivo CAPEX anterior con la lista filtrada por CAPEX. Sus celdas kanap_token siguen siendo válidas. En un archivo así, un número solo conserva su significado anterior: con el filtro en CAPEX, 3 es CPX-3; si no, es el número de la línea OPEX.

KANAP reconoce la columna nature por su nombre, sin distinguir mayúsculas y minúsculas. Si un archivo anterior tiene una columna propia llamada Nature, cámbiele el nombre antes de importarlo: KANAP leería esa columna como el tipo de cada línea y rechazaría sus valores.

Cargar un presupuesto completo¶

El archivo de presupuesto contiene líneas presupuestarias. La empresa pagadora, la cuenta, el centro de coste, el proveedor y los usuarios que nombra una línea deben existir antes. Un equipo pequeño los carga en este orden:

Un plan de cuentas y sus cuentas, en Planes de cuentas
Las empresas, en Empresas
El archivo de presupuesto, con Crear los proveedores que faltan marcada. Contiene las líneas OPEX y CAPEX juntas, o carga un archivo por tipo

Una organización más grande añade el resto de los datos maestros entre medias:

El plan de cuentas y sus cuentas
Las empresas
Los usuarios, en Usuarios
Los centros de coste, en Centros de coste
Los proveedores, en Proveedores
Los valores de dimensión, en Dimensiones analíticas. Las dimensiones se crean en esa página
Los calendarios laborales, en Calendarios laborales, cuando las líneas lleven cantidades y precios
El archivo de presupuesto, líneas OPEX y CAPEX

El plan de cuentas va primero. En la página Planes de cuentas, haga clic en Nuevo, dé un código y un nombre al plan y elija Todos los países en Se usa para. Después haga clic en Gestionar planes, abra el menú ⋯ del plan y haga clic en Hacer predeterminado para otros países. Una empresa sin plan de cuentas toma ese, y así se resuelven los números de cuenta de un archivo de presupuesto. Seleccione el plan en la página y haga clic en Importar CSV para cargar sus cuentas.

Cada una de estas páginas tiene su propia sección Importar CSV con las columnas de su archivo.