Budgetzeilen¶

Eine Budgetzeile ist eine Sache, die Ihr IT-Budget bezahlt, verfolgt über die Jahre. Ihr Typ gibt an, um welche Art von Ausgabe es sich handelt:

OPEX (Operating Expenditure / Betriebsausgaben): wiederkehrende Kosten wie Softwarelizenzen, Cloud-Abonnements, Wartungsverträge und Dienstleistungen
CAPEX (Capital Expenditure / Investitionsausgaben): Investitionen in langfristige Vermögenswerte wie Hardwarekäufe, Infrastrukturprojekte und Ausrüstung

Beide Typen stehen in einer Liste und öffnen sich im selben Arbeitsbereich, mit jahresbezogenen Budgetspalten, Zuordnungen und Verknüpfungen zu Lieferanten, Verträgen, Anwendungen und Projekten. Der Typ ändert einige Regeln (Konten, Dimensionen, Leistungsverrechnung, Einfrieren). OPEX und CAPEX listet sie auf.

Erste Schritte¶

Navigieren Sie zu Budgetverwaltung > Budgetzeilen, um die Liste zu sehen. Klicken Sie auf Neue Zeile, um eine Zeile zu erstellen.

Der Arbeitsbereich öffnet sich im Erstellungsmodus mit dem Titel Neue OPEX-Zeile oder Neue CAPEX-Zeile, mit geöffnetem Bereich Eigenschaften rechts. Seine erste Zeile ist Typ: Wählen Sie OPEX oder CAPEX. Er beginnt auf dem Typ, auf den die Liste in ihrer Spalte Typ gefiltert ist, sonst auf OPEX. Geben Sie den Namen der Zeile oben im Titel ein, füllen Sie die Eigenschaften aus und klicken Sie dann auf Erstellen.

Pflichtfelder:

Titel: Wofür Sie ausgeben oder worin Sie investieren (z. B. „Salesforce Lizenzen“, „Neue Server-Infrastruktur“). Er erscheint in der Spalte Produktname der Liste
Zahlendes Unternehmen: Welches Unternehmen bezahlt (erforderlich für die Buchhaltung)
Konto: Das Sachkonto. Es erscheinen nur Konten aus dem Kontenplan des zahlenden Unternehmens, und zwar nur solche, die in Kontenpläne und Kontenverwaltung zum Typ der Zeile passen: OPEX und CAPEX, oder Nur OPEX für eine OPEX-Zeile und Nur CAPEX für eine CAPEX-Zeile. Eine Zeile, die bereits ein Konto für den anderen Typ hat, behält es und bleibt bearbeitbar. Ein solches Konto für eine neue Zeile oder beim Ändern des Kontos zu wählen, wird abgelehnt
Währung: ISO-Code (z. B. USD, EUR). Standardmäßig Ihre Arbeitsbereich-Währung; kann pro Zeile überschrieben werden
Beginn der Gültigkeit: Wann diese Ausgabe beginnt (TT/MM/JJJJ)
Erforderliche Dimensionen: ein Feld pro Dimension, die für den Typ der Zeile erforderlich ist. Ein neuer Arbeitsbereich hat keine erforderliche Dimension. Siehe Empfohlene Dimensionen

Optional aber nützlich:

Lieferant: Wen Sie bezahlen. Verknüpft mit Ihren Lieferanten in den Stammdaten
Kostenstelle: Wer für die Ausgabe verantwortlich ist. Siehe Kostenstellen. Ist das zahlende Unternehmen noch leer, füllt die Wahl einer Kostenstelle es mit dem Unternehmen der Kostenstelle
Run oder Build: Run für Ausgaben, die bestehende Services am Laufen halten, Build für Ausgaben, die sie schaffen oder verändern
Analysedimensionen: Ein Feld pro Dimension, die für den Typ der Zeile verwendet wird, nach ihr benannt, für eine eigene Gruppierung in Berichten (z. B. Software in Kostenart). Die Standarddimension erscheint als Analysedimension, bis sie umbenannt wird. Siehe Analysedimensionen
Ende der Gültigkeit: Das Datum, an dem diese Zeile endet. Lassen Sie es leer, wenn es kein Ende gibt. Danach ist die Zeile deaktiviert und spätere Jahre zählen in den Budgetansichten nicht mehr
IT-Verantwortlicher / Fachbereichsverantwortlicher: Wer verantwortlich ist
Beschreibung und Notizen: Freitext im Tab Übersicht, für beide Typen

Einmal gesetzt, können Zahlendes Unternehmen und Konto geändert, aber nicht geleert werden. Lieferant können Sie jederzeit leeren.

Wenn Sie das zahlende Unternehmen einer Zeile mit Konto ändern und das neue Unternehmen einen anderen Kontenplan verwendet, wird das Konto in derselben Speicherung geleert. Konto erscheint dann als Pflichtfeld, mit der Liste aus dem Kontenplan des neuen Unternehmens. Wählen Sie das neue Konto, um abzuschließen.

Sobald die Zeile erstellt ist, schaltet der Arbeitsbereich alle vier Tabs frei: Übersicht, Budget, Zuordnungen und Verknüpfungen.

Tipp: Sie können Zeilen schnell erstellen und Budgets und Zuordnungen später ergänzen. Beginnen Sie mit dem Wesentlichen und verfeinern Sie iterativ.

OPEX und CAPEX¶

Jede Zeile hat einen Typ, angezeigt in der Spalte Typ der Liste und in der ersten Zeile des Bereichs Eigenschaften. Der größte Teil des Arbeitsbereichs funktioniert für beide gleich. Der Typ bestimmt:

Konten: Ein Konto kann auf OPEX und CAPEX, Nur OPEX oder Nur CAPEX gesetzt sein. Siehe OPEX- oder CAPEX-Konten
Dimensionen und Werte: Eine Dimension oder ein Wert kann nur für einen Typ verwendet werden, und eine Dimension kann für einen Typ erforderlich sein. Der Bereich Eigenschaften zeigt nur die Dimensionen, die für den Typ der Zeile verwendet werden. Siehe OPEX- oder CAPEX-Dimensionen
Leistungsverrechnung: Die Leistungsverrechnungsberichte öffnen sich auf OPEX-Zeilen und bieten CAPEX-Zeilen oder beide an. Siehe Berichte
Einfrieren: Eine Budgetspalte wird pro Jahr und pro Typ eingefroren. Siehe Daten einfrieren / auftauen

Der Typ einer Zeile ändert sich mit Typ ändern…. Siehe Typ ändern.

Empfohlene Dimensionen¶

Ein neuer Arbeitsbereich beginnt mit vier empfohlenen Dimensionen, mit ihren Werten, in der Sprache des Arbeitsbereichs:

Dimension	Was sie aussagt
Kostenart	Wofür das Geld ausgegeben wird: Hardware, Software, internes und externes Personal, externe Dienstleistungen, Gebäude und Energie, Telekommunikation, Sonstiges. Sie ist die Standarddimension
IT-Bereich	Der Teil der IT, dem die Ausgabe dient: Rechenzentrum, Rechenleistung, Speicher, Netzwerk, Plattform, Druck, Arbeitsplatz, Anwendung, Betrieb und Support, Sicherheit und Compliance, IT-Management
Zweck	Warum das Geld ausgegeben wird: Ersatz, Kapazität, Produktivität, Sicherheit, Compliance, Wachstum, Sonstiges
Priorität	Zwingend, hoch, mittel oder niedrig

Sie gelten für OPEX- und CAPEX-Zeilen, und keine ist erforderlich. Sie funktionieren wie jede andere Dimension: Ihre Felder stehen im Bereich Eigenschaften, und ein Administrator kann sie umbenennen, Werte hinzufügen, eine davon erforderlich machen, sie deaktivieren oder löschen. Ein Administrator kann sie einem bestehenden Arbeitsbereich hinzufügen. Siehe Empfohlene Dimensionen unter Analysedimensionen.

Arbeitsbereiche, die vor den empfohlenen Dimensionen angelegt wurden, behalten drei Dimensionen nur für CAPEX-Zeilen, alle erforderlich: PP&E type, Investment type und Priority. Eine neue CAPEX-Zeile braucht dort auf jeder einen Wert.

Referenzen¶

Jede Zeile hat eine Referenz, zum Beispiel BL-12, aus einer einzigen Reihe für OPEX und CAPEX. Sie erscheint in der Spalte Ref, in der Kopfzeile des Arbeitsbereichs und in der Seitenadresse (/ops/budget/BL-12).

Zeilen, die vor der einzigen Reihe angelegt wurden, hatten zusätzlich eine Nummer OPX-12 oder CPX-3. Diese Nummern funktionieren weiterhin:

Ein Link oder Lesezeichen zu einer früheren OPEX- oder CAPEX-Seite öffnet die Zeile
Die Schnellsuche der Liste findet eine Zeile über ihre frühere Nummer
Die Budgetdatei liest sie in item_number. Siehe Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden
Plaid findet eine Zeile über beide Nummern. Siehe Plaid

Mit der Liste arbeiten¶

Die Liste (unter Budgetverwaltung > Budgetzeilen) enthält die OPEX- und CAPEX-Zeilen zusammen. Ihr Titel nennt die Berichtswährung, zum Beispiel Budgetzeilen (EUR). Jeder Betrag der Liste ist in dieser Währung.

Standardspalten:

Ref: Die Referenz der Zeile, zum Beispiel BL-12 (verlinkt zum Tab Übersicht)
Typ: OPEX oder CAPEX
Produktname: Der Titel der Zeile (verlinkt zum Tab Übersicht)
Lieferant: Der Lieferantenname
Zahlendes Unternehmen: Welches Unternehmen diese Zeile bezahlt
Vertrag: Der neueste verknüpfte Vertragsname (verlinkt zum Vertrags-Arbeitsbereich)
Konto: Die Sachkonto-Nummer und -Bezeichnung
Zuordnung: Die Zuordnungsmethoden-Bezeichnung für das aktuelle Jahr (verlinkt zum Tab Zuordnungen)
Budget J und Erwarteter Endwert J: Die Beträge des aktuellen Jahres in der Standardspalte und in der letzten angezeigten Spalte (verlinkt zum Tab Budget für dieses Jahr). Mit den Standardeinstellungen sind das Budget und Erwarteter Endwert. Ist die Standardspalte zugleich die letzte angezeigte Spalte, erscheint nur eine Betragsspalte. Siehe Budgetspalten
Erforderliche Dimensionen: Eine Spalte pro aktivierter Dimension, die für einen der beiden Typen erforderlich ist, nach ihr benannt. Ein neuer Arbeitsbereich hat keine
Aufgabe: Der neueste Aufgabentitel (verlinkt zum Tab Übersicht, in dem sich der Aufgabenbereich befindet)

Zusätzliche Spalten (standardmäßig ausgeblendet, über die Spaltenauswahl umschaltbar):

Betragsspalten: Jede angezeigte Budgetspalte für J-1, J, J+1 und J+2, unter den Namen, die Ihre Organisation gewählt hat. Die Überschrift nennt die Spalte, das Jahr relativ zu heute und das Kalenderjahr, zum Beispiel Revision J+1 (2027). Ausgeblendete Spalten werden nicht angeboten
VZÄ-Spalten: Die VZÄ jeder angezeigten Budgetspalte für J-1, J, J+1 und J+2, unter den Namen, die Ihre Organisation gewählt hat, in der Spaltenauswahl direkt nach den Betragsspalten. Die Überschrift nennt die Spalte und das Kalenderjahr, zum Beispiel VZÄ Budget (2026). Die VZÄ einer Zeile sind die Summe der VZÄ ihrer Zeilen unter Menge und Preis in dieser Spalte. Siehe VZÄ. Die Zelle ist leer, wenn die Spalte keine solchen Zeilen hat
VZÄ gemeldet: Ja, wenn die Zeile in mindestens einer Budgetspalte eines beliebigen Jahres VZÄ meldet, sonst leer. Das sind die Zeilen, die der Filter Zeilen mit VZÄ der Berichte behält
Aktiviert: Status der Zeile (aktiviert oder deaktiviert)
Beschreibung: Die Beschreibung der Zeile
Währung: ISO-Währungscode
Gültig ab: Startdatum
Ende der Gültigkeit: Datum, an dem die Zeile endet (leer bedeutet kein Ende)
IT-Verantwortlicher / Fachbereichsverantwortlicher: Zuständige Benutzer
Analysedimensionen: Eine Spalte pro aktivierter Dimension, nach ihr benannt, mit dem Wert der Zeile, in der Reihenfolge der Dimensionen. Die Spalte der Standarddimension heißt Analysedimension, bis sie umbenannt wird
Kostenstelle: Code und Name der Kostenstelle. Fahren Sie mit der Maus darüber, um ihren vollständigen Pfad im Baum zu sehen; klicken Sie darauf, um die Kostenstelle zu öffnen
Budgetverantwortlicher: Der Budgetverantwortliche der Kostenstelle der Zeile. Er wird aus der Kostenstelle abgeleitet und nicht auf der Zeile gespeichert: Ändern Sie den Budgetverantwortlichen einer Kostenstelle, und alle ihre Zeilen folgen
Run oder Build: Run oder Build
Projekt: Namen der im Tab Verknüpfungen verknüpften Projekte
Notizen: Interne Notizen
Erstellt / Aktualisiert: Zeitstempel

Eine von Ihnen gespeicherte Spaltenanordnung behält ihre eigene Auswahl an Spalten. Die Anordnung, die Sie in der früheren OPEX-Liste gespeichert hatten, gilt auch für diese Liste.

Nach Typ filtern:

Die Spalte Typ hat einen Kontrollkästchen-Filter mit OPEX und CAPEX. Haken Sie einen an, um nur die Zeilen dieses Typs zu sehen
Neue Zeile beginnt auf dem Typ, den der Filter behält. Mit beiden Typen oder ohne Filter beginnt sie auf OPEX
Die Adresse einer früheren OPEX- oder CAPEX-Liste öffnet diese Liste mit gesetztem Filter Typ und behält die Sortierung, Suche und Filter, die sie enthielt

Filtern:

Schnellsuche: Durchsucht Referenz (BL-12 und die früheren OPX-12 oder CPX-3), Produktname, Beschreibung, Lieferant, zahlendes Unternehmen, Konto, Vertrag, Projektnamen, Zuordnung, Verantwortliche, Analysewerte, Kostenstelle (Code, Name und Pfad), Budgetverantwortlicher, Notizen, Währung und Status. Filtert die Liste in Echtzeit während der Eingabe, unabhängig von Akzenten und Groß-/Kleinschreibung
Spaltenfilter: Klicken Sie auf das Filtersymbol in einer Spaltenüberschrift. Typ, Lieferant, Zahlendes Unternehmen, Konto, Zuordnung, Währung, IT-Verantwortlicher, Fachbereichsverantwortlicher, jede Analysedimension, Kostenstelle, Budgetverantwortlicher, Run oder Build, VZÄ gemeldet und Aktiviert verwenden Kontrollkästchen-Set-Filter (Mehrfachauswahl). Der Filter VZÄ gemeldet bietet Ja und Nein. Der Filter Aktiviert bietet Aktiviert und Deaktiviert mit derselben Bedeutung wie Anzeigen und grenzt die Liste ein, wenn Anzeigen auf Alle steht. Wenn Sie darin auf Leeren klicken oder beide Werte abwählen, zeigt die Liste nichts mehr an, unabhängig von Anzeigen
Alle außer einigen: Aktivieren Sie Alle und deaktivieren Sie dann die Werte, die Sie ausschließen möchten: Der Filter behält alles außer diesen (die Überschrift zeigt dann zum Beispiel Alle außer 3), und ein später angelegter Wert wird automatisch einbezogen
Betragsfilter: Jede Betragsspalte hat einen Zahlenfilter. Eine Zahl im Feld unter der Überschrift behält die Zeilen mit mindestens diesem Betrag. Öffnen Sie das Filtermenü für die anderen Bedingungen: größer als, kleiner als, gleich, ungleich oder zwischen zwei Beträgen
VZÄ-Filter: Jede VZÄ-Spalte hat einen Zahlenfilter mit denselben Bedingungen, dazu leer und nicht leer. Leer behält die Zeilen, deren Spalte keine Zeilen unter Menge und Preis hat
Datumsfilter: Gültig ab, Ende der Gültigkeit, Erstellt und Aktualisiert haben Datumsfilter. Das Feld unter der Überschrift zeigt den Filter in Worten mit allen Bedingungen, zum Beispiel „Leer oder nach dem 31. Dez. 2024“. Klicken Sie darauf, um das Filtermenü zu öffnen (am, vor, nach, zwischen, leer oder nicht leer), oder klicken Sie auf ×, um den Filter zu entfernen. Ende der Gültigkeit nimmt zwei Bedingungen, verknüpft mit UND oder ODER, zum Beispiel leer oder nach einem Datum
Textspalten verwenden Textfilter, unabhängig von Akzenten und Groß-/Kleinschreibung. Geben Sie bei Ref die Nummer oder die vollständige Referenz ein, zum Beispiel 12 oder BL-12
Statusbereich: Verwenden Sie den Umschalter Anzeigen: Alle / Aktiv / Deaktiviert über dem Grid (Standard ist Aktiv). Aktiv listet die Zeilen ohne Ende der Gültigkeit oder mit einem Ende im laufenden Jahr oder später: Zeilen, die im laufenden Jahr enden, bleiben bis zum 31. Dezember unter Aktiv. Deaktiviert listet die Zeilen, die vor dem 1. Januar des laufenden Jahres geendet haben
Eine Ansicht teilen: Ihre Sortierung, Suche und Filter werden in der Webadresse der Seite gespeichert. Ein Neuladen der Seite oder das Teilen des Links öffnet dieselbe Ansicht wieder. Ein Link, dessen Filter nicht mehr verfügbar sind, zeigt „Die Filter dieses Links sind nicht mehr verfügbar.“ Filtert ein Link eine ausgeblendete Spalte, zum Beispiel eine Berichtszeile, die die Liste öffnet, zeigt die Liste diese Spalte für diesen Besuch direkt nach dem Produktnamen an. Ihre gespeicherte Spaltenanordnung ändert sich nicht. Auch die Auswahl unter Anzeigen wird in der Adresse gespeichert. Eine aus einem Bericht geöffnete Liste ist eine Ansicht dieses Berichts: Was Sie darin ändern, bleibt in ihrer Adresse, und die über das Menü geöffnete Liste behält Ihre eigene Sortierung, Suche und Filter

Sortierung:

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um aufsteigend/absteigend zu sortieren. Jede Spalte ist sortierbar, auch jede Betrags- und VZÄ-Spalte. Zeilen ohne VZÄ stehen bei aufsteigender Sortierung am Ende
Textspalten sortieren in natürlicher Lesereihenfolge: Ein Name mit Akzent wird neben seiner unakzentuierten Schreibweise eingeordnet (zum Beispiel „Électricité“ neben „Electricite“), und Kleinbuchstaben stehen vor Großbuchstaben, wenn die Buchstaben sonst gleich sind
Eine Dimensionsspalte sortiert in der Reihenfolge der Werte der Dimension, festgelegt unter Analysedimensionen, dann nach Name. Zeilen ohne Wert stehen bei aufsteigender Sortierung am Ende
Standardmäßig wird nach der Standardspalte des aktuellen Jahres sortiert, höchster Betrag zuerst (Budget J mit den Standardeinstellungen). Die Schaltflächen Zurück und Weiter des Arbeitsbereichs folgen derselben Reihenfolge
Die Liste merkt sich Ihre letzte Sortierung, Suche und Filter bei der Rückkehr

Summenzeile:

Unter der Liste ist eine einzige Zeile Gesamt angeheftet. Sie lautet Gesamt (12 Zeilen), mit der Anzahl der Zeilen in der Liste, und zeigt die Summe jeder Betragsspalte
Ein Schloss-Symbol vor einer Summe bedeutet, dass die Spalte für dieses Jahr eingefroren ist. Es folgt dem Einfrieren jedes Typs in der Liste. Ist die Liste auf einen Typ gefiltert, erscheint das Schloss, wenn dieser Typ eingefroren ist. Enthält sie beide Typen, erscheint es, wenn die Spalte für beide eingefroren ist. Fahren Sie mit der Maus darüber, um Eingefroren zu lesen. Siehe Daten einfrieren / auftauen
Jede angezeigte VZÄ-Spalte zeigt die Summe der VZÄ der Zeilen. Haben einige Zeilen keine VZÄ, folgt die Anzahl auf die Summe, zum Beispiel „3.50 · 12 unbekannt“. Fahren Sie mit der Maus darüber, um den vollständigen Satz zu lesen: „Unbekannt für 12 Zeilen“. Hat keine Zeile VZÄ, bleibt die Summe leer, und nur die Anzahl erscheint
Summen berücksichtigen Ihre aktuellen Filter und Suche

Deep Linking:

Das Anklicken einer beliebigen Zelle öffnet den Arbeitsbereich auf dem relevantesten Tab:
- Ref, Produktname, Lieferant, Zahlendes Unternehmen, Konto, die Dimensionsspalten und andere allgemeine Spalten: Öffnet den Tab Übersicht
- Betragsspalten (Budget J, Erwarteter Endwert J, Revision J+1 usw.) und VZÄ-Spalten: Öffnet den Tab Budget, voreingestellt auf das Jahr der Spalte
- Zuordnung: Öffnet den Tab Zuordnungen für das aktuelle Jahr
- Aufgabe: Öffnet den Tab Übersicht, in dem sich der Aufgabenbereich befindet
- Vertrag: Öffnet den verknüpften Vertrags-Arbeitsbereich direkt
- Kostenstelle: Öffnet den Kostenstellen-Arbeitsbereich

Aktionen:

Neue Zeile: Eine Zeile erstellen (erfordert budget:member)
CSV importieren: Zeilen aus einer Budgetdatei in großer Zahl laden (erfordert budget:admin)
CSV exportieren: Die Zeilen in eine Budgetdatei exportieren (erfordert budget:admin)
Auswahl löschen: Massenlöschung ausgewählter Zeilen (erfordert budget:admin; Zeilen über Kontrollkästchen auswählen). Eine Zeile mit Beträgen in einer eingefrorenen Spalte kann nicht gelöscht werden: Die anderen werden gelöscht, und die Meldung nennt jede abgelehnte Zeile mit ihrem Grund

Zurück/Weiter-Navigation:

Wenn Sie eine Zeile öffnen, zeigt der Arbeitsbereich die Schaltflächen Zurück und Weiter und einen Zähler, zum Beispiel „Zeile 3 von 47“
Diese navigieren durch die Liste in der aktuellen Sortierreihenfolge unter Berücksichtigung von Filtern und Suche
Der Wechsel zu einer anderen Zeile speichert zuerst Ihre ausstehenden Änderungen
Ihr Listenkontext (Sortierung, Filter, Suche) bleibt erhalten, wenn Sie den Arbeitsbereich schließen

Tipp: Verwenden Sie Spaltenfilter und Schnellsuche, um fokussierte Ansichten zu erstellen (z. B. „Alle Cloud-Ausgaben über 10k“, oder CAPEX in Typ mit High in Priority), und navigieren Sie dann mit Zurück/Weiter von Zeile zu Zeile, um Budgets zu überprüfen.

Der Arbeitsbereich¶

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile der Liste, um den Arbeitsbereich zu öffnen. Seine Adresse nennt die Zeile über ihre Referenz, zum Beispiel /ops/budget/BL-12/overview. Er besteht aus vier Teilen:

Kopfzeile: die Referenz der Zeile (z. B. BL-12) mit einer Kopierschaltfläche, der Titel der Zeile (anklicken, um die Zeile umzubenennen), Zurück / Weiter, Link senden, das Menü ... (Typ ändern…, siehe Typ ändern) und die Schaltfläche zum Schließen
Metadatenleiste unter dem Titel: Status, IT-Verantwortlicher und Fachbereichsverantwortlicher, direkt bearbeitbar. Hat die Kostenstelle der Zeile einen Budgetverantwortlichen, folgt Budgetverantwortlicher danach. Er ist schreibgeschützt und aus der Kostenstelle abgeleitet, nicht auf der Zeile gespeichert: Fahren Sie mit der Maus darüber, um zu sehen, aus welcher Kostenstelle er stammt, und ändern Sie ihn auf der Kostenstelle (siehe Kostenstellen)
Vier Tabs: Übersicht, Budget, Zuordnungen und Verknüpfungen (der Tab Verknüpfungen zeigt die Anzahl der Verknüpfungen der Zeile)
Bereich Eigenschaften rechts: die Hauptfelder der Zeile, beginnend mit Typ. Öffnen oder schließen Sie ihn mit der Eigenschaften-Schaltfläche; der Arbeitsbereich merkt sich Ihre Wahl

Automatisches Speichern:

Jede Änderung wird automatisch gespeichert. In der Kopfzeile erscheint der Hinweis Wird gespeichert... / Gespeichert
Beim Wechsel des Tabs, beim Wechsel zur vorherigen oder nächsten Zeile oder beim Schließen des Arbeitsbereichs werden ausstehende Änderungen zuerst gespeichert. Schlägt ein Speichervorgang fehl, bleiben Sie an Ort und Stelle und eine Meldung nennt den Grund, sodass keine Änderung unbemerkt verloren geht
Strg+S (Cmd+S auf dem Mac) speichert sofort
Kann eine Speicherung nicht sofort erfolgen, weil gerade eine andere Speicherung auf denselben Daten läuft, wiederholt KANAP sie automatisch für Sie
Läuft ein Budgetvorgang für viele Zeilen (zum Beispiel eine Spaltenkopie oder ein Zurücksetzen in der Budgetadministration), werden Änderungen hier mit der Meldung „Ein anderer Budgetvorgang läuft gerade. Bitte versuchen Sie es erneut, wenn er abgeschlossen ist.“ zurückgestellt. Versuchen Sie es erneut, sobald er abgeschlossen ist

Gleichzeitiges Bearbeiten:

Zwei Personen können dieselbe Zeile gleichzeitig bearbeiten, ohne sich zu stören. Die Bearbeitung unterschiedlicher Felder, unterschiedlicher Budgetmonate oder unterschiedlicher Budgetspalten führt nie zu einem Konflikt, selbst auf derselben Zeile im selben Moment
Ändert jemand anderes dasselbe Feld, dieselbe Budgetspalte oder die Zuordnung, während Sie sie bearbeiten, zeigt ein Banner den anderen Wert und Ihren, mit wer ihn geändert hat und wann. Wählen Sie Anderen Wert behalten, um dessen Wert zu übernehmen, oder Ihren Wert übernehmen, um Ihre Eingabe zu behalten. Bei einer Budgetspalte lauten die Optionen Spalte neu laden oder Überschreiben; bei der Zuordnung Zuordnung neu laden oder Überschreiben
Nur das geänderte Feld, die Spalte oder die Zuordnung wartet auf Ihre Wahl; alles andere wird weiterhin wie gewohnt gespeichert
Eine wartende Wahl bleibt erhalten, wenn Sie den Tab wechseln. Sie geht, nach einer Warnung, verloren, wenn Sie die Zeile verlassen oder das Jahr wechseln
War die frühere Änderung Ihre eigene, aus einem anderen Fenster oder Tab, sagt das Banner das, statt jemand anderen zu nennen

Übersicht¶

Der Tab Übersicht enthält die Freitextfelder und die Aufgaben der Zeile.

Was Sie bearbeiten können:

Beschreibung: Was die Zeile abdeckt
Notizen: Interne Freitext-Notizen

Ersetzt die Zeile eine andere, oder wurde sie nach einer Typänderung ab einem späteren Jahr ersetzt, verknüpft der obere Teil des Tabs die beiden Zeilen: Ersetzt durch auf der älteren Zeile, Folgt auf auf der neueren.

Aufgabenbereich:

Listet alle mit dieser Zeile verknüpften Aufgaben mit den Spalten Titel, Status, Priorität, Fälligkeitsdatum und Aktionen. Der Titel des Bereichs zeigt die Anzahl der Aufgaben
Filter Status: Alle (Standard), Aktiv (nicht erledigt), Offen, In Bearbeitung, Ausstehend, Im Test, Erledigt oder Abgebrochen. Die Zurücksetzen-Schaltfläche löscht ihn
Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen, um eine neue, bereits mit dieser Zeile verknüpfte Aufgabe zu öffnen. Titel, Beschreibung, Priorität, Zuständigen und Fälligkeitsdatum füllen Sie im Aufgaben-Arbeitsbereich aus
Mit dem Öffnen-Symbol gehen Sie zu einer Aufgabe, mit dem Löschsymbol löschen Sie sie (nach Bestätigung)
Aufgaben haben eigene Berechtigungen (tasks:member zum Erstellen und Bearbeiten). Die Stufe Mitglied auf Budget allein berechtigt nicht zum Bearbeiten von Aufgaben; wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie keine Aufgaben erstellen können
Aufgaben können auch unter Portfolio > Aufgaben angezeigt und verwaltet werden, wo alle Aufgaben Ihrer Organisation erscheinen

Bereich Eigenschaften:

Typ: OPEX oder CAPEX. Bei einer bestehenden Zeile öffnet Typ ändern… daneben denselben Dialog wie das Menü ...
Lieferant, Kostenstelle, Zahlendes Unternehmen, Konto (gefiltert nach dem Kontenplan des zahlenden Unternehmens und dem Typ der Zeile), Währung (nur die in Ihrem Arbeitsbereich erlaubten Währungen), ein Feld pro Analysedimension, die für den Typ der Zeile verwendet wird, Run oder Build und Beginn der Gültigkeit
Lebenszyklus: der Statusschalter, dessen Beschriftung den aktuellen Zustand zeigt (Aktiviert oder Deaktiviert), und das Datum Ende der Gültigkeit. Siehe Status und Lebenszyklus
Die Daten Erstellt und Aktualisiert (schreibgeschützt)
Geben Sie in Lieferant, Zahlendes Unternehmen, Konto, IT-Verantwortlicher, Fachbereichsverantwortlicher oder einem Analysedimensionsfeld Text ein, um nach Namen zu suchen. Treffer erscheinen während der Eingabe, sodass Sie jeden Wert auch in einer sehr langen Liste finden; eine Zeile unter der Liste zeigt „Weiter tippen, um einzugrenzen: es gibt weitere Ergebnisse“, wenn es mehr Treffer gibt als angezeigt werden

Kostenstelle:

Die Liste zeigt den Kostenstellenbaum. Gruppen werden zur Orientierung angezeigt und können nicht gewählt werden. Suchen Sie nach Code, Name oder Gruppenname
Eine deaktivierte Kostenstelle ist als Deaktiviert markiert. Sie bleibt auf den Zeilen, die sie bereits haben, und kann für keine andere Zeile gewählt werden
Wenn Sie eine Zeile erstellen und das zahlende Unternehmen leer ist, füllt die Wahl einer Kostenstelle das zahlende Unternehmen mit dem Unternehmen der Kostenstelle, sodass die Liste Konto den Kontenplan dieses Unternehmens zeigt. Solange Sie nicht selbst ein Unternehmen oder ein Konto wählen, aktualisiert die Wahl einer anderen Kostenstelle auch das Unternehmen
Wenn sich das zahlende Unternehmen vom Unternehmen der Kostenstelle unterscheidet, bleiben beide erhalten. Ein Hinweis unter dem Feld lautet „Diese Kostenstelle gehört zu“, gefolgt vom Namen des Unternehmens
Eine über die API gespeicherte Zeile mit Kostenstelle und ohne zahlendes Unternehmen erhält das Unternehmen der Kostenstelle. Für CSV-Dateien siehe CSV-Import/Export

Run oder Build: Run, Build oder Nicht festgelegt. Damit teilen Sie das Budget auf zwischen dem Betrieb bestehender Services und deren Veränderung.

Analysedimensionen:

Jede aktivierte Dimension, die für den Typ der Zeile verwendet wird, hat ein eigenes Feld, nach der Dimension benannt, in der Reihenfolge der Dimensionen. Eine Dimension, die nur für den anderen Typ verwendet wird, hat keines, und der Wert, den eine Zeile dort hat, bleibt ausgeblendet. Wählen Sie einen Wert oder leeren Sie das Feld; die Änderung wird sofort gespeichert
Jedes Feld listet die aktivierten Werte seiner Dimension. Ein deaktivierter Wert bleibt auf den Zeilen, die ihn bereits haben, und kann für keine andere Zeile gewählt werden
Ein Wert, der nur für den anderen Typ verwendet wird, wird nicht angeboten, und seine Wahl wird abgelehnt. Eine Zeile, die ihn bereits hat, behält ihn und bleibt bearbeitbar. Siehe OPEX- oder CAPEX-Werte
Das Feld kann keinen Wert erstellen: Erstellen Sie ihn unter Analysedimensionen, oder lassen Sie ihn von einem CSV-Import erstellen
Eine erforderliche Dimension ist mit einem Sternchen markiert. Eine neue Zeile braucht einen Wert in ihr: Erstellen bricht mit „Kostenart ist erforderlich“ ab, bis Sie einen wählen. Bei einer Zeile mit einem Wert kann das Feld nicht geleert, nur geändert werden. Eine Zeile ohne Wert bleibt bearbeitbar. Wenn Sie eine solche Zeile ändern, fragt KANAP beim Verlassen zuerst: „Kostenart ist erforderlich. Wählen Sie einen Wert, bevor Sie die Seite verlassen.“ Bleiben setzt den Cursor in das fehlende Feld. Trotzdem verlassen verlässt die Zeile. Siehe Erforderliche Dimensionen
Können die Dimensionen nicht geladen werden, ersetzt eine Zeile diese Felder: „Die Dimensionen konnten nicht geladen werden.“

Tipp: Beim Erstellen einer Zeile bedeutet die Warnung „Veraltetes Konto“, dass das ausgewählte Konto nicht zum Kontenplan des zahlenden Unternehmens gehört. Wählen Sie ein anderes Konto, um die Warnung zu beheben. Eine bestehende Zeile, deren Konto außerhalb des Kontenplans ihres Unternehmens liegt, lässt sich weiterhin bearbeiten: Der Kontenplan wird nur geprüft, wenn sich das Unternehmen oder das Konto ändert.

Budget¶

Der Budget-Tab enthält die Beträge der Zeile, Jahr für Jahr und Spalte für Spalte. Wählen Sie für das gewählte Jahr eine Spalte, legen Sie fest, wie sie aufgebaut ist, und lesen Sie dann das Ergebnis Monat für Monat.

Jahresauswahl:

Verwenden Sie die Jahres-Tabs oben, um zwischen J-2, J-1, J (aktuelles Jahr), J+1 und J+2 zu wechseln
Jedes Jahr hat seine eigenen Beträge
Beim Wechsel des Jahres werden Ihre ausstehenden Änderungen zuerst gespeichert. Wartet eine Spalte nach der Änderung einer anderen Person noch auf Ihre Wahl, fragt KANAP zuerst: Jahr wechseln verwirft Ihre Werte in dieser Spalte

Budgetspalten:

Der Tab zeigt die Spalten, die Ihre Organisation anzeigt, unter ihren Namen und immer in derselben Reihenfolge. Die Standardspalten sind:
- Budget: Ursprüngliches Jahresbudget, das zu Jahresbeginn genehmigt wurde
- Revision: Budgetaktualisierung im Jahresverlauf (z. B. nach einer Neuprognose oder einer Änderung des Umfangs)
- Prognose: Eine zusätzliche Planungsspalte, standardmäßig ausgeblendet
- Ist-Werte: Tatsächliche Ausgaben, so wie sie im Jahresverlauf erfasst werden
- Erwarteter Endwert: Ihre beste Schätzung des Werts zum Jahresende
Ein Budgetadministrator kann die Spalten umbenennen, einige ausblenden und die Standardspalte unter Budgetverwaltung > Administration > Budgetspalten wählen (siehe Budgetspalten). Eine ausgeblendete Spalte behält ihre Beträge
Jede angezeigte Spalte hat unter den Jahres-Tabs eine Karte: ihren Namen, ihre Summe für das Jahr, die Herkunft ihrer Beträge und ihren Zeitraum, zum Beispiel „Gleichmäßig verteilt“ und „9 Monate, April bis Dezember“. Eine leere Spalte zeigt „Noch nicht erfasst“. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Karte, um ihre Zeilen unter Menge und Preis zu sehen
Klicken Sie auf eine Karte, um an dieser Spalte zu arbeiten. Der Tab öffnet sich auf der ersten angezeigten Spalte, die nicht eingefroren ist
Bei nur einer angezeigten Spalte gibt es keine Karten: Der Editor zeigt die Spalte direkt

Zeitraum einer Spalte:

Jede Spalte hat einen Zeitraum innerhalb des Jahres, zum Beispiel April bis Dezember
Ein Monat zählt, wenn der Zeitraum seinen 15. Tag abdeckt. Ein Zeitraum, der am 10. April beginnt, schließt den April ein; einer, der am 20. April beginnt, startet im Mai
Eine Spalte ohne Betrag und ohne Zeitraum erhält einen Vorschlag: Beginn der Gültigkeit und Ende der Gültigkeit der Zeile, begrenzt auf das Jahr. Eine Zeile, die am 1. April beginnt, ergibt den Vorschlag April bis Dezember
Eine Spalte, die bereits Beträge enthält und keinen Zeitraum hat, gilt als ganzes Jahr, sodass sich vorhandene Daten wie bisher verhalten
Geht der gespeicherte Zeitraum einer Spalte über die Daten der Zeile hinaus, nennt der Editor den Zeitraum, den das Speichern verwendet, zum Beispiel „Gespeicherter Zeitraum: Januar bis Dezember. Beim Speichern gilt April bis Dezember, nach den Daten der Zeile.“

Wie eine Spalte aufgebaut ist:

Der Editor unter den Karten trägt den Namen der Spalte und das Jahr, zum Beispiel Budget 2026. Drei Tabs legen fest, wie die Spalte aufgebaut ist:

Betrag: ein Jahresbetrag, auf die Monate verteilt
Menge und Preis: Zeilen, jeweils eine Menge mal ein Stückpreis. Siehe Menge und Preis
Pro Monat: zwölf Beträge, in der Tabelle erfasst

Die drei Tabs werden immer angeboten. Eine Spalte öffnet sich auf dem Tab, der zur Herkunft ihrer Beträge passt: Menge und Preis, wenn sie aus ihren Zeilen berechnet werden, Pro Monat nach einer Änderung von Hand, und Betrag für eine leere, verteilte oder kopierte Spalte.

Bei einer leeren Spalte wechselt ein Klick auf einen Tab sofort. Bei einer Spalte mit Beträgen erscheint zuerst eine Frage im Editor, die sagt, was sich ändert. Klicken Sie auf Wechseln, um fortzufahren, oder auf Abbrechen:

Zu Betrag: Die aktuelle Summe wird zum Betrag, gleichmäßig über den Zeitraum der Spalte verteilt. Die Zeilen der Spalte bleiben als Referenz erhalten
Zu Pro Monat: Die aktuellen Monate bleiben erhalten und werden in der Tabelle bearbeitbar
Zu Menge und Preis: Die Summe ergibt sich aus den Zeilen. Der aktuelle Betrag wird ersetzt, oder die als Referenz behaltenen Zeilen werden wieder verwendet

Betrag:

Jahresbetrag: die Summe der Spalte für das Jahr
Wann: Ganzes Jahr, Ein Zeitraum mit den Daten Von und Bis, oder An einem Datum mit einem einzigen Datum
Verteilung: Gleichmäßig oder 4-4-5. An einem Datum gibt es keine Verteilung: Der Monat des Datums erhält den ganzen Betrag
Ein Satz sagt, was Sie erhalten, zum Beispiel „120.000 von April bis Dezember (9 Monate) gleichmäßig verteilt.“ oder „5.000 am 10. Februar 2026, ganz im Februar.“ Bewegen Sie den Mauszeiger über das Info-Symbol daneben, um die Regel des 15. zu lesen
Fallen Monate des Jahres außerhalb des Zeitraums, nennt ein Hinweis, welche auf null gesetzt werden, zum Beispiel „Januar bis März werden auf null gesetzt.“
Eine Warnung erscheint, wenn der Zeitraum über die Daten der Zeile hinausgeht. Der Betrag wird trotzdem gespeichert
Solange ein Datum fehlt oder kein Monat zählt, nennt ein roter Hinweis den Grund, und nichts wird gespeichert. Lassen die Daten der Zeile keinen Monat im Jahr übrig, zeigt der Editor „Kein Monat von 2026 liegt innerhalb der Daten der Zeile.“ Wählen Sie Ein Zeitraum, um die Daten selbst festzulegen
Jede Änderung wird sofort gespeichert: der Betrag, wenn Sie das Feld verlassen oder die Eingabetaste drücken, die übrigen Felder, sobald Sie sie ändern. Es gibt keine Schaltfläche. Ein leerer Betrag oder null speichert nichts
Bei 4-4-5 werden die Gewichte der zählenden Monate so erhöht, dass der ganze Betrag auf sie entfällt
Um eine Spalte wieder gleichmäßig auf zwölf Monate zu verteilen, wählen Sie Ganzes Jahr und Gleichmäßig
Eine Verteilung auf einer aus Zeilen aufgebauten Spalte behält ihre Zeilen als Referenz. Siehe Menge und Preis

Pro Monat:

Der Editor zeigt zum Beispiel „Geben Sie die Beträge in der Spalte Budget der Tabelle unten ein.“ Geben Sie jeden Monat in dieser Spalte von Ergebnis pro Monat ein. Die Quartalssummen und die Gesamtsumme folgen während der Eingabe. Nur die Monate, die Sie ändern, werden gespeichert
Nutzen Sie diesen Modus für einen Auszahlungsplan oder die Meilensteine eines Projekts, zum Beispiel den ganzen Betrag in einem einzigen Monat
Klicken Sie auf einen Monat einer anderen Spalte in der Tabelle, um diese Spalte pro Monat zu erfassen: Sie wird zur aktiven Spalte, und der Cursor steht in diesem Monat. Bei einer Spalte mit Beträgen fragt der Editor zuerst. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Monat, um „Pro Monat erfassen“ zu lesen. Die Monate einer eingefrorenen Spalte sind nicht anklickbar

Ausgehend von:

Eine leere Spalte, ohne Betrag und ohne Zeile, kann von einer anderen angezeigten Spalte mit Beträgen ausgehen. Der Editor zeigt „Ausgehend von“, dann die Spalte mit ihrer Summe, „angepasst um“, einen Prozentsatz (standardmäßig 0) und Übernehmen. Sie können die Spalte auch selbst darunter erfassen
Übernehmen arbeitet wie Budgetspalten kopieren für diese Zeile und dieses Jahr: Die Monate behalten ihre Form, und der Prozentsatz gilt für jeden Monat. Eine aus ihren Zeilen berechnete Spalte bleibt berechnet, mit um den Prozentsatz erhöhten Stückpreisen. Eine eingefrorene Spalte kann als Quelle dienen
Schließen die Daten der Zeile Monate der Quelle aus, werden sie nicht übernommen, und ein Hinweis sagt es: „Monate der Spalte Budget außerhalb der Daten der Zeile wurden nicht übernommen.“

Auch für andere Spalten verwenden:

Unter dem Editor gibt Auch für andere Spalten verwenden… anderen Spalten denselben Aufbau wie der aktiven Spalte. Der Link erscheint, wenn die aktive Spalte ein Betrag mit gültigem Zeitraum ist oder ihren Zeilen unter Menge und Preis folgt, und eine andere Spalte ihn übernehmen kann
Der Link listet die anderen angezeigten Spalten unter Gleicher Aufbau für auf, jede mit einem Kontrollkästchen. Die Spalten, die unter Budgetspalten folgen sollen, sind anfangs angekreuzt. Klicken Sie auf Übernehmen oder auf Abbrechen
Von einem Betrag aus übernehmen die angekreuzten Spalten seinen Zeitraum und seine Verteilung, und jede behält ihre eigene Summe. Spalten, die ihren Zeilen folgen, werden nicht angeboten, und ein Satz nennt sie, zum Beispiel „Die Spalte Prognose behält ihre Zeilen.“
Von Menge und Preis aus erhalten die angekreuzten Spalten dieselben Zeilen, die ihre Beträge ersetzen
Eingefrorene Spalten und Spalten, die auf Ihre Wahl warten, werden nicht angeboten

Spalte leeren:

Spalte leeren, rechts unter dem Editor, setzt jeden Monat der aktiven Spalte auf null, zum Beispiel bevor Sie den ganzen Betrag in einem einzigen Monat erfassen. Enthält die Spalte Beträge, bestätigen Sie zuerst: „Alle Monate der Spalte Budget für 2026 leeren? Die anderen Spalten bleiben unverändert.“ Das zählt als Änderung von Hand
Um Beträge und Zeitraum einer Spalte für alle Zeilen zu entfernen, verwenden Sie Budgetspalte zurücksetzen in der Budget-Administration

Ergebnis pro Monat:

Unter dem Editor zeigt Ergebnis pro Monat das Jahr Monat für Monat für jede angezeigte Spalte, in der Währung der Zeile, mit einer Zwischensumme pro Quartal (Q1 bis Q4) und einer Zeile Gesamt. Die aktive Spalte ist hervorgehoben
Ab zwei Spalten gibt eine letzte Zeile die Abweichung jeder Spalte zu einer von ihnen an, zum Beispiel „+12.000 (+1,8 %)“. Wählen Sie diese Spalte unter Abweichung zu über der Tabelle. Sie beginnt bei der Standardspalte
Solange jede Spalte leer oder ein gleichmäßig über das ganze Jahr verteilter Betrag ist, ersetzt ein Satz die Tabelle, zum Beispiel „Alle Spalten sind linear über das ganze Jahr verteilt: Die Monatswerte zeigen nichts Neues.“ Details anzeigen öffnet die Tabelle, Details ausblenden klappt sie wieder zu. Ihre Wahl gilt, solange Sie auf der Zeile bleiben
Die Tabelle bleibt offen, solange die aktive Spalte pro Monat erfasst wird oder eine Spalte auf Ihre Wahl wartet

Zurück zu den Werten beim Öffnen:

Der Tab behält die Werte, die jede Spalte eines Jahres hatte, als Sie dieses Jahr während Ihres Besuchs der Zeile zum ersten Mal geöffnet haben. Ein Wechsel des Tabs oder des Jahres behält sie. Ein Neuladen der Seite beginnt mit den Werten dieses Moments neu
Sobald Sie eine Spalte ändern, steht rechts neben den Jahres-Tabs zum Beispiel „2 Spalten seit 10:42 geändert“, gefolgt von Zurück zu den Werten beim Öffnen
Ein Klick darauf setzt die Spalten, die Sie geändert haben, auf diese Werte zurück. Es gibt keine Bestätigung. Ihre laufenden Änderungen werden zuerst gespeichert, dann wird jede Spalte einzeln wiederhergestellt
Ein Hinweis nennt das Ergebnis, zum Beispiel „Werte beim Öffnen wiederhergestellt: Budget und Revision.“ Eine Spalte bleibt, wie sie ist, wenn sie inzwischen eingefroren wurde, wenn jemand anderes sie seitdem geändert hat (das Banner oben fragt dann, was gilt) oder solange sie auf Ihre Wahl wartet. Eine Spalte, die nur jemand anderes geändert hat, wird nie wiederhergestellt. Schließen Sie den Hinweis mit Schließen
Kann eine laufende Änderung nicht gespeichert werden, wird nichts wiederhergestellt: „Nichts wurde wiederhergestellt: Eine Änderung konnte vorher nicht gespeichert werden.“
Das Audit-Protokoll erfasst jede wiederhergestellte Spalte mit der Aktion Wiederherstellen

Einfrierverhalten:

Sind die Budgetspalten eines Jahres für den Typ der Zeile eingefroren (über die Budget-Administration), zeigt die Karte jeder eingefrorenen Spalte ein Schloss-Symbol, ebenso ihre Kopfzeile in der Tabelle
Eine eingefrorene Spalte ist schreibgeschützt. Ihr Editor zeigt zum Beispiel „Die Spalte Budget 2026 ist eingefroren“ und „Schreibgeschützt. Ein Administrator hebt das Einfrieren unter Administration › Daten einfrieren / auftauen auf.“, mit ihrer Summe und der Herkunft ihrer Beträge
Sind Spalten eingefroren, sagt eine Zeile unter dem Diagramm „Einige Spalten sind eingefroren und schreibgeschützt.“
Jede Spalte kann unabhängig eingefroren werden

Wie jede Spalte entstanden ist:

Eine kurze Bezeichnung auf jeder Karte nennt die Herkunft der Beträge der Spalte, gefolgt von ihrem Zeitraum. Bei nur einer Spalte steht sie unter dem Titel des Editors
Gleichmäßig verteilt, Nach 4-4-5 verteilt oder Nach Quartal verteilt: Die Beträge stammen aus einer Verteilung
Kopiert aus Budget 2025 +2 %: Die Beträge stammen aus Budgetspalten kopieren in der Budget-Administration oder aus Ausgehend von, mit dem Prozentsatz, falls es einen gibt
Menge und Preis · 3 Zeilen · 1.00 VZÄ: Die Beträge stammen aus Zeilen, mit ihrer Anzahl und, wenn die Zeilen Personen oder Tage zählen, den VZÄ der Spalte. Die VZÄ sind der Jahresdurchschnitt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Karte, um die Zeilen zu sehen, zum Beispiel „Projektleiter: 1 Person × 1.200 pro Tag, 5 Tage pro Monat, Feb. bis Juli“
Von Hand geändert: Ein Monat wurde in der Tabelle oder durch den Import einer Budgetdatei geändert
Ein Betrag an einem Datum zeigt sein Datum statt eines Zeitraums, zum Beispiel „Am 10. Februar 2026“
Eine Spalte ohne Bezeichnung hat die Daten behalten, die sie vor der Einführung der Zeiträume hatte

Wenn jemand anderes dieselbe Spalte bearbeitet:

Zwei Personen können gleichzeitig unterschiedliche Monate oder unterschiedliche Spalten derselben Zeile ausfüllen, ohne Konflikt
Bei einer monatlichen Eingabe warten, wenn jemand anderes einen der gleichen Monate geändert hat, nur diese Monate auf Ihre Wahl; die übrigen Monate der Spalte werden gespeichert, wie Sie sie eingegeben haben
Hat jemand anderes die Summe der Spalte, ihre Verteilung oder ihre Zeilen unter Menge und Preis geändert, während Sie daran arbeiteten, wartet die ganze Spalte: Ein Banner bietet Spalte neu laden oder Überschreiben. Ihre Karte zeigt einen orangefarbenen Punkt (bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um „Wartet auf Ihre Wahl“ zu lesen), und ihre Monate sind eingefärbt. Der Editor bleibt bis zu Ihrer Wahl schreibgeschützt, mit der Zeile „Wählen Sie zuerst oben, ob Sie diese Spalte neu laden oder überschreiben.“
Speichern lädt das Jahr neu, sodass Sie für jede andere Spalte immer die neuesten Zahlen sehen; die Zelle oder Spalte, die Sie bearbeiten, wird dabei nicht gestört

Mehrjahrestrend:

Ein Diagramm unter der Tabelle zeigt jede angezeigte Spalte über mehrere Jahre, auch Prognose, wenn sie angezeigt wird, und aktualisiert sich während der Eingabe

So verwenden Sie ihn:

Wählen Sie das Jahr, das Sie planen
Klicken Sie auf die Karte der Spalte, die Sie ausfüllen (Budget für die erste Planung, Ist-Werte für die Verfolgung, Erwarteter Endwert für den Wert zum Jahresende)
Wählen Sie Betrag, Menge und Preis oder Pro Monat und füllen Sie die Spalte aus
Lesen Sie das Ergebnis unter Ergebnis pro Monat. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert; neben den Jahres-Tabs erscheint der Hinweis Wird gespeichert... / Gespeichert

Tipp: Für die meisten Zeilen genügt ein Betrag über das ganze Jahr oder einen Zeitraum. Verwenden Sie Pro Monat, wenn die Ausgaben von Monat zu Monat deutlich schwanken (z. B. saisonale Lizenzen, einmalige Einrichtungsgebühren, schrittweise Einführungen). Um eine neue Spalte aus einer vorhandenen zu füllen, verwenden Sie Ausgehend von.

Menge und Preis¶

Bauen Sie eine Spalte aus Zeilen auf, statt ihre Beträge einzugeben. Jede Zeile liest sich wie ein Satz: eine Menge, eine Einheit, ein Stückpreis, wie oft, wann und nach welchem Kalender. Zum Beispiel eine Projektleitung mit 5 Tagen pro Monat zu 1.200 pro Tag von Februar bis Juli und 50 Lizenzen zu 12 pro Stück pro Monat. Die Monate der Spalte sind die Summe ihrer Zeilen. Die Beträge einer Spalte haben jeweils nur eine Quelle: ihre Zeilen, eine Verteilung, einen von Hand eingegebenen Monat oder eine Kopie. Die andere Quelle bleibt als schreibgeschützte Referenz sichtbar, mit einem Link zum Wechseln.

Öffnen: Klicken Sie auf die Karte der Spalte und dann auf den Tab Menge und Preis des Editors. Eine aus ihren Zeilen berechnete Spalte öffnet sich auf diesem Tab. Die Zeilen einer eingefrorenen Spalte sind schreibgeschützt.

Die Zeilen:

Spalte	Was Sie eingeben
Beschreibung	Wofür die Zeile bezahlt, zum Beispiel „Projektleitung“. Optional, bis zu 200 Zeichen
Menge	Wie viele, in der Einheit der Zeile. Null oder mehr, bis zu 3 Dezimalstellen
Einheit	Personen, Tage oder Stück. Die Einheit bestimmt, wofür der Preis gilt, wie oft er zählt, wie der Betrag auf die Monate verteilt wird und die VZÄ
Stückpreis	Der Preis einer Einheit, in der Währung der Budgetzeile. Bis zu 4 Dezimalstellen. Ein negativer Preis wird akzeptiert, für eine Gutschrift. Wofür der Preis gilt, steht direkt dahinter: pro Tag bei Tagen, pro Stück bei Stück und bei Personen eine kleine Liste zur Wahl zwischen pro Tag und pro Monat
Wie oft	Richtet sich nach der Einheit. Personen mit Preis pro Tag: ein Kontrollkästchen Vollzeit und, wenn es nicht angehakt ist, die Tage pro Monat, die sie an der Budgetzeile arbeiten (mehr als 0, bis 31, mit bis zu 3 Dezimalstellen). Personen mit Preis pro Monat: „pro Monat“. Tage: „über den Zeitraum“. Stück: eine Liste zur Wahl zwischen pro Monat und einmalig
Von / Bis	Der Zeitraum der Zeile, innerhalb des Jahres. Ein Monat zählt, wenn der Zeitraum seinen 15. Tag abdeckt, wie bei einer Verteilung. Einmalig gekaufte Stücke erhalten stattdessen ein einzelnes Datum und fallen in dessen Monat. Wenn jede Zeile ein Datum hat, lautet die Überschrift Datum
Kalender	Nur bei einem Preis pro Tag sichtbar: bei Personen mit Preis pro Tag und bei Tagen. Der Arbeitstagekalender, dessen Tage zählen. Die Liste bietet die aktivierten Kalender an, dazu den Kalender, den eine Zeile bereits verwendet, falls er inzwischen deaktiviert wurde, mit dem Zusatz „(deaktiviert)“. Gibt es noch keinen Kalender, zeigt der Tab „Noch kein Arbeitstagekalender vorhanden.“, mit einem Link Kalender hinzufügen für alle, die Kalender anlegen dürfen. Siehe Arbeitstagekalender
Betrag	Die Summe der Zeile, sobald sie gespeichert ist. Schreibgeschützt

Jede Zeile hat am Rand eine Nummer. Hat die Spalte mehrere Zeilen, nennen die Hinweise unter der Tabelle sie, zum Beispiel „Zeile 2: Geben Sie Menge und Stückpreis ein, um diese Zeile zu speichern.“

Ist der Tab breit genug, steht jede Zeile in einer Reihe. Auf einem schmaleren Bereich belegt jede Zeile zwei Reihen. Die erste liest sich wie eine Rechnung: Beschreibung, Menge, Einheit, × Stückpreis und Betrag. Die zweite liest sich wie ein Satz: Wie oft, „vom“ Datum „bis“ Datum (oder ein einzelnes Datum), „Kalender“ und der Kalender. Bei mittlerer Breite rückt Wie oft in die erste Reihe. Wenn Sie den Bereich Eigenschaften schließen, haben die Zeilen mehr Platz.

Klicken Sie unter der Tabelle auf Zeile hinzufügen, um eine Zeile hinzuzufügen, und auf das Kreuz am Ende einer Zeile, um sie zu entfernen. Eine Spalte enthält bis zu 50 Zeilen.

Einheit und Preis:

Einheit	Preis	Wie oft	Betrag jedes Monats des Zeitraums	VZÄ jedes Monats
Personen	pro Tag	Vollzeit	Die Arbeitstage des Monats im Kalender × Menge × Stückpreis	Die Menge
Personen	pro Tag	5 Tage pro Monat	5 × Menge × Stückpreis	Menge × 5 ÷ die Arbeitstage des Monats im Kalender
Personen	pro Monat	pro Monat	Menge × Stückpreis	Die Menge
Tage	pro Tag	über den Zeitraum	Menge × Stückpreis, einmal gezählt und gleichmäßig auf die Monate des Zeitraums verteilt	Der Anteil des Monats an den Tagen ÷ die Arbeitstage des Monats im Kalender
Stück	pro Stück	pro Monat	Menge × Stückpreis	Keine
Stück	pro Stück	einmalig	Menge × Stückpreis, im Monat des Datums	Keine

Verwenden Sie Personen für Mitarbeitende, die Monat für Monat an der Budgetzeile arbeiten. Geben Sie bei einem Preis pro Tag an, wie viel sie arbeiten: Haken Sie Vollzeit an, um jeden Arbeitstag des Kalenders vom Beginn bis zum Ende der Zeile zu zählen, oder geben Sie die Tage pro Monat ein. Zum Beispiel kostet eine Projektleitung mit 5 Tagen pro Monat zu 1.200 pro Tag von Februar bis Juli 6.000 pro Monat. Auf einem Kalender mit 21 Arbeitstagen im März zählt dieser Monat 5 ÷ 21, etwa 0,24 VZÄ. Ein Berater in Vollzeit zu 400 pro Tag kostet jeden Monat die Arbeitstage des Monats × 400 und zählt 1 VZÄ
Mit Preis pro Monat kosten Personen jeden Monat Menge × Stückpreis, zum Beispiel 1 Person zu 8.000 pro Monat
Verwenden Sie Tage für eine Anzahl von Tagen, die als ein Paket für den Zeitraum eingekauft wird. Zum Beispiel ergeben 30 Tage zu 1.200 pro Tag von Februar bis Juli 36.000, also 6.000 pro Monat. Jeder Monat enthält 5 Tage: In einem Monat mit 20 Arbeitstagen zählt die Zeile 0,25 VZÄ
Verwenden Sie Stück für Lizenzen, Geräte oder Abonnements. Pro Monat zählen sie in jedem Monat des Zeitraums: 50 Lizenzen zu 12 pro Stück ergeben 600 pro Monat. Einmalig erhalten sie ein Datum und fallen in dessen Monat: Ein Laptop zu 2.000 am 15. März fällt in den März. Stücke zählen nie als VZÄ
Jeder Monat wird auf den Cent gerundet. Wird ein Betrag über den Zeitraum verteilt, fällt die Rundungsdifferenz auf den letzten Monat. Die Monate außerhalb des Zeitraums einer Zeile erhalten nichts von ihr
Beim Wechsel der Einheit passt sich der Rest der Zeile an. Personen behalten einen Preis pro Monat, wenn Sie ihn gewählt haben, und erhalten sonst einen Preis pro Tag. Tage erhalten einen Preis pro Tag, über den Zeitraum. Stücke erhalten einen Preis pro Stück und werden einmalig gekauft, mit dem Beginn des Zeitraums der Spalte als Datum. Wechseln Stücke von einmalig zu pro Monat, erhalten sie wieder den Zeitraum der Spalte

Eine neue Zeile beginnt mit der Einheit Personen, einer Menge von 1, einem Preis pro Tag, Vollzeit nicht angehakt mit den noch einzugebenden Tagen pro Monat, dem Zeitraum der Spalte (dem ganzen Jahr, wenn die Spalte keinen hat) und dem Standardkalender. Der Standardkalender ist der Standardkalender des Landes des zahlenden Unternehmens, sonst der erste aktivierte Kalender. Geben Sie den Stückpreis und die Tage pro Monat ein oder haken Sie Vollzeit an, und die Zeile wird gespeichert. Ohne aktivierten Kalender beginnt eine neue Zeile mit einem Preis pro Monat.

Speichern: Jedes Feld wird gespeichert, wenn Sie es verlassen, Enter drücken oder einen Wert oder ein Datum wählen. Es gibt keine Schaltfläche zum Klicken. Jede Speicherung sendet alle vollständigen Zeilen der Spalte, und die Monate der Spalte folgen sofort. Währenddessen erscheint neben den Jahres-Tabs der Hinweis Wird gespeichert....

Eine Zeile ist vollständig, wenn sie eine Menge, einen Stückpreis, einen gültigen Zeitraum oder ein gültiges Datum, bei Personen mit Preis pro Tag die Tage pro Monat oder Vollzeit und bei einem Preis pro Tag einen Kalender hat. Bis dahin bleibt sie mit einem Hinweis auf dem Bildschirm, zum Beispiel „Geben Sie Menge und Stückpreis ein, um diese Zeile zu speichern.“, „Geben Sie die Tage pro Monat ein oder wählen Sie Vollzeit.“ oder „Wählen Sie für einen Preis pro Tag einen Kalender.“, und die gespeicherten Zeilen ändern sich nicht
Das Entfernen der letzten Zeile entfernt die Zeilen der Spalte, und ihre Beträge bleiben unverändert. Eine aus ihren Zeilen berechnete Spalte gilt dann als von Hand eingegeben. Eine verteilte oder kopierte Spalte behält ihre Verteilung oder Kopie
Wird eine Speicherung abgelehnt, erscheint der Grund rot unter der Tabelle, und Ihre Eingabe bleibt stehen. Zum Beispiel „Mitarbeitende am Hauptsitz has no working days for 2027. Add them on the Working-day calendars page.“, wenn ein individueller Kalender das Jahr noch nicht enthält
Bei einer eingefrorenen Spalte sind die Zeilen schreibgeschützt. Sie sind auch schreibgeschützt, solange die Spalte sie als Referenz behält, siehe nächster Teil

Unter der Tabelle:

Die VZÄ der Zeilen, wenn eine Zeile Personen oder Tage zählt, zum Beispiel „VZÄ im Zeitraum 0.24 · Jahresdurchschnitt 0.12“. Siehe VZÄ. Die Summe der Spalte steht in der Spalte selbst
Woher die Beträge stammen, wenn sie nicht mehr aus den Zeilen stammen: einer der Sätze im nächsten Teil
Hinweise, wenn sie zutreffen: „Der Zeitraum reicht über die Daten der Zeile hinaus.“, ein inzwischen deaktivierter Kalender, zum Beispiel „Mitarbeitende am Hauptsitz ist deaktiviert. Die Zeilen verwenden ihn weiterhin.“, und seit der letzten Speicherung der Zeilen geänderte Arbeitstage
Um anderen Spalten dieselben Zeilen zu geben, verwenden Sie Auch für andere Spalten verwenden… unter dem Editor. Siehe Budget

Wenn sich die Beträge auf anderem Weg ändern: Die Zeilen bleiben als Referenz bei der Spalte, schreibgeschützt. Unter Betrag oder Pro Monat sagt eine Zeile, wie viele Zeilen behalten werden, zum Beispiel „4 Zeilen als Referenz behalten (48.000).“, gefolgt vom Link Die Zeilen wieder verwenden. Der Link speichert die Zeilen, wie sie sind, und berechnet die Spalte erneut daraus. Die Wahl des Tabs Menge und Preis tut dasselbe, nach einer Frage. Um eine als Referenz behaltene Zeile zu ändern, verwenden Sie die Zeilen zuerst wieder und ändern sie dann.

Die Spalte auf Betrag oder Pro Monat umstellen, einen Monat in der Tabelle eingeben oder Spalte leeren
Budgetspalten kopieren in der Budgetadministration oder Ausgehend von: Waren die Quellbeträge nicht aus Zeilen berechnet, überträgt die Kopie die Zeilen der Quellspalte als Referenz. Eine aus ihren Zeilen berechnete Spalte bleibt berechnet, mit um den Prozentsatz erhöhten Preisen. Siehe Eine aus Zeilen aufgebaute Spalte kopieren
Geänderte Arbeitstage eines Kalenders: Der Tab Menge und Preis zeigt zum Beispiel „Seit der letzten Berechnung geänderte Arbeitstage: März: 20 Tage, jetzt 19.“, gefolgt von Die Zeilen wieder verwenden. An der Spalte ändert sich nichts, bis Sie auf Die Zeilen wieder verwenden klicken. Die Zeilen bleiben bis dahin bearbeitbar
Budgetspalte zurücksetzen in der Budgetadministration entfernt die Zeilen zusammen mit den Beträgen. Siehe Budgetspalte zurücksetzen
Eine Budgetdatei ändert die Monate einer Spalte und lässt ihre Zeilen. Siehe Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden

VZÄ¶

VZÄ (Vollzeitäquivalente) geben an, für wie viele Personen eine Spalte bezahlt. Sie ergeben sich aus den Zeilen unter Menge und Preis: Jeder Monat addiert die VZÄ seiner Zeilen (siehe die Tabelle oben). Daraus folgen zwei Werte, jeweils auf 2 Dezimalstellen gerundet:

Jahresdurchschnitt: die Summe der zwölf Monate geteilt durch 12. Das sind die VZÄ der Spalte, angezeigt in der Kennzeichnung der Spalte und in den VZÄ-Spalten der Liste
VZÄ im Zeitraum: die Summe der Monate mit Personen oder Tagen, geteilt durch die Anzahl dieser Monate. Stücke zählen nicht mit, daher senken Lizenzen oder ein Laptop diesen Wert nie. Er erscheint unter den Zeilen, solange die Beträge aus ihnen stammen. Nach einer Änderung von Hand, einer Verteilung oder einer Kopie wird er erst wieder angezeigt, wenn Sie die Zeilen wieder verwenden

Zum Beispiel zählt ein Berater in Vollzeit von Februar bis Oktober in jedem dieser 9 Monate 1 VZÄ: 1,00 im Zeitraum und 9 × 1 ÷ 12 = 0,75 für das ganze Jahr. Eine Projektleitung mit 5 Tagen pro Monat von Februar bis Juli zählt etwa 0,24 im Zeitraum und 0,12 für das ganze Jahr. Lizenzen über das ganze Jahr oder ein Laptop im Dezember in derselben Spalte lassen beide Werte unverändert.

Gezählt: eine Spalte mit Zeilen in Personen oder Tagen
Null: eine Spalte, deren Zeilen alle in Stück sind. Ihre VZÄ sind 0
Leer: eine Spalte ohne Zeilen, eine Budgetzeile ohne Version für dieses Jahr oder ein Jahr nach dem Ende der Gültigkeit der Budgetzeile. Ihre VZÄ-Zelle bleibt leer, weil KANAP nicht sagen kann, für wie viele Personen sie bezahlt
Die VZÄ bleiben bei den Zeilen. Nach einer Änderung von Hand, einer Verteilung oder einer Kopie behält die Spalte die VZÄ ihrer Zeilen. Eine Kopie berechnet die VZÄ aus den kopierten Zeilen neu, mit den Arbeitstagekalendern des Zieljahres

Zuordnungen¶

Der Tab Zuordnungen verteilt die Ausgabe eines Jahres auf Ihre Unternehmen und Abteilungen. Die Zuordnungen speisen die Leistungsverrechnungsberichte und die Kosten-pro-Benutzer-KPIs, für OPEX- und CAPEX-Zeilen.

Jahresauswahl:

Funktioniert wie beim Budget: Wechseln Sie mit den Jahres-Tabs zwischen J-2, J-1, J, J+1, J+2
Jedes Jahr kann eine andere Zuordnungsmethode haben
Die Jahressumme der Standardspalte erscheint rechts, zum Beispiel Budget, Jahressumme, und die Tabelle zeigt jeden Anteil als Prozentsatz und als Betrag, mit einer Summenzeile

Zuordnungsmethoden:

Methode	Funktionsweise
Mitarbeiterzahl (Standard)	Teilt Ausgaben proportional nach der Mitarbeiterzahl jedes Unternehmens für das ausgewählte Jahr. Keine manuelle Auswahl erforderlich: Die Prozentsätze werden automatisch aus den Unternehmenskennzahlen berechnet. Das ist der Standard.
IT-Benutzer	Teilt Ausgaben proportional nach der Anzahl der IT-Benutzer jedes Unternehmens für das ausgewählte Jahr.
Umsatz	Teilt Ausgaben proportional nach dem Umsatz jedes Unternehmens für das ausgewählte Jahr.
Manuell nach Unternehmen	Sie wählen aus, welche Unternehmen diese Ausgabe erhalten, und wählen unter Zuordnen nach einen Treiber (Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer oder Umsatz), um die Prozentsätze nur unter den ausgewählten Unternehmen zu berechnen.
Manuell nach Abteilung	Sie wählen bestimmte Unternehmen/Abteilungs-Paare aus. Die Prozentsätze werden aus der Mitarbeiterzahl jeder Abteilung berechnet. Nützlich, wenn eine Zeile nur bestimmten Abteilungen zugutekommt (z. B. ein CRM, das vom Vertrieb genutzt wird).
Manuelle Prozentsätze	Sie wählen die Unternehmen und geben jeden Prozentsatz selbst ein. Die Summe muss 100 % ergeben.

Standard- und fixierte Methoden:

Der Standard-Eintrag, angezeigt als Mitarbeiterzahl (Standard), bis Ihre Organisation eine andere Methode konfiguriert, folgt der Einstellung unter Budgetverwaltung > Administration > Standard-Zuordnungsmethode. Jede Zeile, die auf Standard bleibt, wird neu berechnet, wenn ein Administrator diese Einstellung ändert
Diese Einstellung kann den Standard auch auf eine Auswahl von Unternehmen beschränken (zum Beispiel das Unternehmen, das das IT-Budget trägt): Der Treiber gilt dann nur für diese Unternehmen, und die Option lautet Standard (n Unternehmen)
Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer und Umsatz fixieren diese Methode an der Zeile: Eine fixierte Methode funktioniert weiterhin, auch wenn sich der Standard der Organisation später ändert
Zeilen mit einer manuellen Zuordnung sind vom Standard nie betroffen

Wie Prozentsätze funktionieren:

Bei automatischen Methoden (Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer, Umsatz): Die Prozentsätze werden aus den aktuellen Kennzahlen Ihrer aktiven Unternehmen berechnet. Sie bearbeiten sie nicht direkt
Bei Manuell nach Unternehmen und Manuell nach Abteilung: Sie wählen die Unternehmen oder Abteilungen, und das System berechnet die Prozentsätze aus dem gewählten Treiber und den aktuellen Kennzahlen
Bei Manuelle Prozentsätze: Die Eingabe eines Prozentsatzes fixiert diese Zeile, und die übrigen Zeilen teilen sich den Rest. Gleichmäßig aufteilen gibt jeder Zeile denselben Anteil; Manuelle Fixierungen löschen hebt die Fixierungen auf
Die Prozentsätze spiegeln Live-Daten wider. Wenn Sie die Mitarbeiterzahl eines Unternehmens aktualisieren, werden die Zuordnungen neu berechnet

So verwenden Sie ihn:

Wählen Sie das Jahr
Wählen Sie unter Methode eine Zuordnungsmethode
Bei einer manuellen Methode fügen Sie mit Zeile hinzufügen Unternehmen (oder Unternehmen/Abteilungs-Paare) hinzu und entfernen sie mit dem Entfernen-Symbol. Bei Manuell nach Unternehmen wählen Sie unter Zuordnen nach einen Treiber
Änderungen werden automatisch gespeichert

Häufige Probleme:

Fehlende Kennzahlen: Für ein oder mehrere Unternehmen fehlen Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer oder Umsatz für das ausgewählte Jahr, oder der Wert ist null. Tragen Sie die Kennzahlen unter Stammdaten > Unternehmen (Details-Tab) ein
„Manuelle Prozentsätze müssen in Summe 100 % ergeben.“: Passen Sie die Zeilen an oder klicken Sie auf Gleichmäßig aufteilen

Wenn jemand anderes die Zuordnung bearbeitet:

Methode, Treiber und Zeilen werden zusammen gespeichert. Hat jemand anderes die Zuordnung geändert, während Sie sie bearbeiteten, bietet ein Banner Zuordnung neu laden oder Überschreiben
Ein Jahreswechsel bei einer wartenden Wahl fragt zuerst nach einer Bestätigung

Tipp: Verwenden Sie für die meisten Zeilen Mitarbeiterzahl (Standard). Das ist am einfachsten und aktualisiert sich automatisch. Reservieren Sie manuelle Methoden für Ausgaben, die nur bestimmten Unternehmen oder Abteilungen zugutekommen.

Verknüpfungen¶

Der Tab Verknüpfungen verbindet die Zeile mit zugehörigen Objekten: Projekte, Anwendungen, Verträge, Kontakte, Relevante Websites und Anhänge. Alles in diesem Tab wird automatisch gespeichert.

Projekte:

Verknüpfen Sie über die Autovervollständigung ein oder mehrere Projekte aus Ihrem Portfolio
Das hilft, Ausgaben in Berichten nach Projekt zu gruppieren, und ermöglicht die Projektbuchhaltung
Die Projektnamen erscheinen in der Spalte Projekt der Liste, und die Schnellsuche findet sie
Entfernen Sie ein Projekt mit dem X auf seinem Chip

Anwendungen:

Verknüpfen Sie über die Autovervollständigung eine oder mehrere Anwendungen oder Services aus Ihrem IT-Katalog
Das hilft nachzuverfolgen, welche Zeilen welche Anwendungen oder Services finanzieren
Entfernen Sie eine Anwendung mit dem X auf ihrem Chip

Verträge:

Verknüpfen Sie über die Autovervollständigung einen oder mehrere Verträge
Verknüpfte Verträge erscheinen zur schnellen Orientierung in der Spalte Vertrag der Liste
Ein Vertrag kann mit mehreren Zeilen verknüpft sein (n:m-Beziehung)
Entfernen Sie einen Vertrag mit dem X auf seinem Chip

Kontakte:

Verknüpfen Sie Kontakte mit der Zeile: Wählen Sie einen Kontakt und dann seine Rolle (Vertrieb, Technik, Support oder Sonstige). Die Wahl der Rolle fügt den Kontakt hinzu
Die Tabelle zeigt Rolle, Vorname, Nachname, Budgetzeile, E-Mail und Mobilnummer. Fahren Sie mit der Maus über die Rolle, um zu sehen, ob der Kontakt vom Lieferanten stammt oder manuell hinzugefügt wurde
Entfernen Sie einen Kontakt mit dem Entfernen-Symbol
Nützlich, um zu wissen, wen Sie bei Verlängerungen, Supportfällen oder Verhandlungen ansprechen

Relevante Websites:

Klicken Sie auf URL hinzufügen, um einen Link hinzuzufügen (z. B. Lieferantenportale, Dokumentation, Admin-Konsolen, interne Wikis). Jeder Link hat einen Namen und eine URL
Klicken Sie auf die Zeile eines Links, um ihn zu bearbeiten, oder entfernen Sie ihn mit dem Löschsymbol

Anhänge:

Laden Sie Dateien zu der Zeile hoch (z. B. Verträge, Rechnungen, Angebote, Leistungsbeschreibungen, Genehmigungsvermerke, technische Spezifikationen)
Ziehen Sie Dateien in den Anhangsbereich oder klicken Sie auf Dateien auswählen
Klicken Sie auf den Chip einer Datei, um sie herunterzuladen
Löschen Sie einen Anhang mit dem Löschsymbol auf seinem Chip (nach Bestätigung; erfordert budget:member)

Tipp: Verknüpfen Sie Verträge, um Verlängerungen über mehrere Zeilen hinweg zu verfolgen. Fügen Sie URLs von Lieferantenportalen für den schnellen Zugriff hinzu. Laden Sie Angebote und Rechnungen als Anhänge hoch, um alle Dokumente einer Zeile an einem Ort zu halten.

CSV-Import/Export¶

CSV exportieren und CSV importieren befinden sich in der Symbolleiste der Liste. Beide erfordern die Administratorstufe auf Budget (budget:admin).

CSV exportieren schreibt die Budgetdatei der Zeilen, die die Liste zeigt, OPEX und CAPEX zusammen, als budget.csv. CSV importieren liest eine Datei wieder ein: Sie wird zuerst geprüft, und nichts wird geschrieben, bevor Sie auf Laden klicken.

Die Datei enthält eine Zeile pro Budgetzeile: ihre nature (opex oder capex), ihre Referenz BL-n, die Details der Budgetzeile, ihre Beträge als Spalten und kanap_token. Eine Datei ohne Spalte nature, die eine frühere Version exportiert hat, wird als OPEX-Zeilen gelesen, oder als CAPEX-Zeilen, wenn der Filter Typ der Liste nur CAPEX behält. Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden beschreibt die Spalten, die Bedeutung einer Zelle und die beiden Importschritte.

Status und Lebenszyklus¶

Jede Zeile hat einen Status (Aktiviert oder Deaktiviert) und ein optionales Ende der Gültigkeit, das steuert, wann sie in Berichten und Auswahllisten erscheint. Es ist das einzige Enddatum einer Zeile.

Funktionsweise:

Aktiviert: Die Zeile ist aktiv und erscheint überall (Listen, Berichte, Zuordnungen)
Ende der Gültigkeit: Das Datum, an dem die Zeile endet. Lassen Sie es leer, wenn es kein Ende gibt. Sobald das Ende der Gültigkeit vorbei ist, wechselt der Status innerhalb einer Stunde von selbst auf Deaktiviert
Nach dem Ende der Gültigkeit:
- Die Zeile erscheint nicht mehr in Auswahllisten für neue Verträge oder Zuordnungen
- Sie wird aus Berichten für Jahre ausgeschlossen, die strikt nach dem Ende der Gültigkeit liegen
- Historische Daten bleiben erhalten; die Zeile erscheint weiterhin in Berichten, die Jahre abdecken, in denen sie aktiv war

Status setzen:

Beim Anlegen der Zeile können Sie ihr Ende der Gültigkeit im Bereich Eigenschaften festlegen
Später ändern Sie den Status in der Metadatenleiste oder verwenden das Feld Lebenszyklus im Bereich Eigenschaften (Statusschalter und Ende der Gültigkeit). Wird eine Zeile ohne Datum deaktiviert, wird ihr Ende der Gültigkeit auf heute gesetzt
Sie können ein zukünftiges Ende der Gültigkeit planen, zum Beispiel das Ende eines Vertrags, eine geplante Veräußerung oder das Ende der Nutzungsdauer eines Assets

Deaktivierte Zeilen anzeigen:

Standardmäßig zeigt die Liste nur aktivierte Zeilen
Zeilen, die im laufenden Jahr enden, bleiben bis zum 31. Dezember unter Aktiv, auch wenn ihr Status bereits Deaktiviert lautet. Am 1. Januar wechseln sie zu Deaktiviert
Wählen Sie im Umschalter Anzeigen: Alle / Aktiv / Deaktiviert die Option Deaktiviert oder Alle, um die in einem früheren Jahr beendeten Zeilen zu sehen

Wann deaktivieren vs. löschen:

Bevorzugen Sie das Deaktivieren: Bewahrt die Historie, stellt konsistente Berichte sicher und unterstützt Audit-Trails
Nur löschen, wenn: Die Zeile versehentlich erstellt wurde
Eine Zeile mit Beträgen in einer eingefrorenen Spalte kann nicht gelöscht werden. Heben Sie zuerst das Einfrieren der Spalte auf, oder setzen Sie stattdessen ein Ende der Gültigkeit
Beim Löschen einer Zeile werden auch ihre Budgets, Zuordnungen, Aufgaben, relevanten Websites, Anhänge (mit ihren Dateien) und ihre Verknüpfungen zu Verträgen entfernt. Wurde eine ihrer Aufgaben in eine Anfrage umgewandelt, bleibt die Anfrage erhalten: Sie hat eine eigene Kopie von Titel, Beschreibung und Anhängen, und nur ihre Verknüpfung zur Aufgabe entfällt

Tipp: Verwenden Sie das Ende der Gültigkeit, um Zeilen auslaufen zu lassen, wenn Verträge enden, Dienste eingestellt, Vermögenswerte veräußert oder Projekte abgeschlossen werden. Löschen Sie nur eine versehentlich erstellte Zeile.

Typ ändern¶

Eine OPEX-Zeile, die sich als Investition herausstellt, wird zu einer CAPEX-Zeile, und eine CAPEX-Zeile, die sich als Betriebsausgabe herausstellt, wird zu einer OPEX-Zeile. Verwenden Sie Typ ändern… im Menü ... der Kopfzeile des Arbeitsbereichs oder neben Typ im Bereich Eigenschaften. Sie benötigen die Stufe Mitglied für Budget (budget:member). Noch nicht gespeicherte Änderungen werden gespeichert, bevor sich der Dialog öffnet.

Ab legt fest, wo die Änderung beginnt:

Das erste Jahr der Zeile (Standard): Die Zeile selbst ändert ihren Typ. Sie behält ihre BL-Referenz und ihre Adresse, ihre Budgets, Zuordnungen, Verknüpfungen, Anhänge und Aufgaben. Ihr Typ ändert sich in der Liste. Eine Zeile, die zu CAPEX wird, verlässt die OPEX-Berichte und erscheint in den CAPEX-Berichten, und die Leistungsverrechnung zählt sie unter CAPEX. Eine Zeile, die zu OPEX wird, tut das Umgekehrte
Ein späteres Jahr: Diese Zeile endet am 31. Dezember des Vorjahres und behält ihre früheren Budgets. Eine neue Zeile des anderen Typs, mit ihrer eigenen BL-Referenz, übernimmt das Budget ab diesem Jahr, mit den Kontakten und den Verknüpfungen zu Anwendungen, Assets, Verträgen, Projekten und Anfragen. Anhänge, relevante Websites und Aufgaben bleiben bei dieser Zeile. Oben im Tab Übersicht sind die beiden Zeilen verknüpft: Ersetzt durch auf dieser Zeile, Folgt auf auf der neuen

Der Dialog fragt außerdem nach:

Konto: ein Konto für den neuen Typ. Gilt das Konto der Zeile nur für ihren aktuellen Typ, behält die Zeile es, wenn sie selbst ihren Typ ändert, sofern Sie kein anderes wählen; eine neue Zeile ab einem späteren Jahr erhält es nur, wenn es zum neuen Typ passt
Dimensionen: die für den neuen Typ erforderlichen Dimensionen und die Werte der Zeile, die nur für ihren aktuellen Typ gelten. Ändert die Zeile selbst ihren Typ, können Sie sie jetzt oder später festlegen. Ab einem späteren Jahr braucht die neue Zeile die erforderlichen Dimensionen, und Werte nur für den aktuellen Typ werden nicht übernommen. Eine Dimension nur für CAPEX-Zeilen gilt nicht für OPEX-Zeilen: Eine CAPEX-Zeile, die selbst zu OPEX wird, behält ihren Wert, ohne ihn anzuzeigen, und zeigt ihn wieder an, wenn sie später wieder zu CAPEX wird
Grund: optional, wird im Audit-Protokoll der Zeile gespeichert

Die Änderung wird abgelehnt, wenn die Zeile in den betroffenen Jahren Beträge in einer eingefrorenen Spalte hat, ob für OPEX- oder CAPEX-Zeilen. Heben Sie zuerst das Einfrieren der Spalte auf, oder lassen Sie die Änderung in einem späteren Jahr beginnen. Ein späteres Jahr wird angeboten, wenn es nach dem ersten Budgetjahr der Zeile liegt, die Zeile in diesem oder einem späteren Jahr ein Budget hat, vor dem 1. Januar dieses Jahres beginnt und an diesem Tag noch gültig ist und noch nicht durch eine andere Zeile ersetzt wurde. Eine Änderung beginnt immer am 1. Januar.

Eine Budgetdatei ändert den Typ einer Zeile nie. Siehe Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden.

Tipps und Best Practices¶

Einfach anfangen: Erstellen Sie Zeilen nur mit dem Wesentlichen (Titel, zahlendes Unternehmen, Konto und die erforderlichen Dimensionen), dann ergänzen Sie Budgets und Zuordnungen bei der Planung.
Die Standard-Zuordnungsmethode verwenden: Für die meisten Zeilen reicht Mitarbeiterzahl (Standard) aus. Reservieren Sie manuelle Zuordnungen für Ausgaben, die nur bestimmten Unternehmen oder Abteilungen zugutekommen.
Verträge verknüpfen: Wenn Sie Ausgaben über Verträge verwalten, verknüpfen Sie sie im Tab Verknüpfungen. Das erleichtert die Nachverfolgung von Verlängerungen und Beschaffungen.
Anwendungen verknüpfen: Ordnen Sie Zeilen den Anwendungen oder Services zu, die sie finanzieren. Dies bietet eine klare Kosten-zu-Anwendungs-Zuordnung.
Dokumentation hochladen: Verwenden Sie die Anhangfunktion, um Lieferantenverträge, Angebote, Rechnungen, Genehmigungsvermerke und Leistungsbeschreibungen zu speichern.
Lieferantenportal-Links hinzufügen: Verwenden Sie relevante Websites, um zu Lieferanten-Admin-Konsolen, Support-Portalen und Dokumentation für schnellen Zugriff zu verlinken.
Kontakte verfolgen: Fügen Sie Lieferantenkontakte mit Rollen (Vertrieb, Technik, Support) hinzu, damit Ihr Team weiß, wen es für jede Zeile kontaktieren soll.
Analysedimensionen nutzen: Geben Sie Zeilen einen Wert in jeder Dimension (zum Beispiel Software in Kostenart, oder Zweck und Priorität einer CAPEX-Zeile), um Ausgaben in Berichten zu gruppieren.
Unternehmenskennzahlen aktuell halten: Zuordnungen hängen von Mitarbeiterzahl, IT-Benutzern und Umsatz der Unternehmen ab. Veraltete Kennzahlen verursachen Zuordnungsfehler.
CSV für Masseneinrichtung verwenden: Wenn Sie von einem anderen System migrieren oder Hunderte von Zeilen haben, beginnen Sie mit dem CSV-Import. Exportieren Sie eine neue Datei, füllen Sie Ihre Zeilen aus und prüfen Sie sie vor dem Laden.
Deaktivieren statt löschen: Bewahren Sie die Historie, indem Sie Zeilen deaktivieren, wenn sie nicht mehr aktiv sind. Löschen Sie nur bei Fehlern.
Summenzeile überprüfen: Bevor Sie Budgets finalisieren, prüfen Sie die Zeile Gesamt unter der Liste, um sicherzustellen, dass Ihre Ausgaben wie erwartet aufgehen. Filtern Sie auf Typ, um die Summe nur der OPEX oder nur der CAPEX zu sehen.
Deep Linking nutzen: Klicken Sie direkt auf eine Budgetspalte in der Liste, um zum Budget-Tab für dieses Jahr zu springen. Klicken Sie auf die Spalte Aufgabe, um zu den Aufgaben der Zeile im Tab Übersicht zu springen. Das spart Navigationszeit.
Budgets nach Jahresabschluss einfrieren: Verwenden Sie die Budgetadministration, um Vorjahresbudgets einzufrieren, sobald die Ist-Werte finalisiert sind, um versehentliche Bearbeitungen zu verhindern.

Berechtigungen¶

Der Zugriff auf Budgetzeilen wird durch die Ressource Budget gesteuert, die für OPEX- und CAPEX-Zeilen gleichermaßen gilt. Sie hat drei Stufen:

budget:reader: Liste anzeigen, Zeilen öffnen, Budgets und Zuordnungen einsehen (schreibgeschützt), Anhänge herunterladen
budget:member: Zeilen erstellen und bearbeiten, ihren Typ ändern, Budgets und Zuordnungen aktualisieren, Anhänge hochladen und löschen, Beziehungen, Verknüpfungen und Kontakte verwalten
budget:admin: Alle Mitglied-Rechte plus CSV-Import und -Export, Budget-Operationen (Budgetspalten kopieren, mit Beträgen und Zuordnungen, und Budgetspalte zurücksetzen) und Massenlöschung

Das Einfrieren von Budgetspalten erfordert die Budgetadministration (budget_ops:admin).

Zusätzlich:

Aufgaben haben separate Berechtigungen (tasks:member zum Erstellen und Bearbeiten von Aufgaben an Budgetzeilen)
Benutzer mit tasks:reader können Aufgaben anzeigen, aber nicht erstellen oder bearbeiten

Wenn Sie eine Aktion nicht ausführen können (z. B. die Schaltfläche CSV importieren fehlt oder Sie keine Anhänge hochladen können), prüfen Sie mit Ihrem Arbeitsbereich-Administrator Ihre Rollenberechtigungen.

Hilfe benötigt?¶

CSV-Probleme: Exportieren Sie eine neue Datei aus der Liste und prüfen Sie sie erneut. Der Bericht nennt die Zeile und die Spalte jedes Fehlers, und Ein Budget aus einer Tabellenkalkulation laden erklärt, was jede Zelle bedeutet
Zuordnungsfehler: Prüfen Sie, ob alle Unternehmen die erforderlichen Kennzahlen (Mitarbeiterzahl, IT-Benutzer, Umsatz) für das ausgewählte Jahr haben
Warnung „Veraltetes Konto“: Das Konto gehört nicht zum Kontenplan des zahlenden Unternehmens; wählen Sie ein anderes Konto
Fehlende Schaltflächen oder Tabs: Ihre Rolle hat möglicherweise nicht die erforderliche Berechtigungsstufe (Mitglied oder Admin). Wenden Sie sich an Ihren Arbeitsbereich-Administrator