Verträge¶

Verträge dokumentieren Ihre Vereinbarungen mit Lieferanten: Softwarelizenzen, Wartungsverträge, SaaS-Abonnements und Serviceverträge. KANAP datiert jede Periode eines Vertrags, zeigt Ihnen, wann eine Entscheidung über die Verlängerung ansteht, vergleicht die Verpflichtung des Vertrags mit den verknüpften Budgetzeilen und listet die Klauseln, die seine Anwendungen erfordern.

Erste Schritte¶

Öffnen Sie Budgetverwaltung > Verträge, um die Liste zu sehen. Klicken Sie auf Neu, um einen Vertrag anzulegen (contracts:member).

Die Seite öffnet sich mit einem einzigen Formular. Füllen Sie es aus und klicken Sie dann auf Erstellen.

Pflichtfelder:

Vertragsname: ein gut erkennbarer Name
Lieferant und Vertragsunternehmen: wer die Leistung erbringt und welches Ihrer Unternehmen unterschrieben hat
Beginn: der erste Tag des Vertrags
Laufzeit (Monate): die Länge einer Periode, mindestens ein Monat
Währung: eine der Währungen Ihres Arbeitsbereichs, zu Beginn die Standardwährung

Optionale Felder:

Verantwortlicher: die Person, die den Vertrag betreut. Der Verantwortliche erhält die Aufgaben zur Verlängerungsentscheidung. Tragen Sie ihn also ein
Stillschweigende Verlängerung: standardmäßig Ja
Kündigungsfrist (Monate): leer bedeutet keine Kündigungsfrist
Jahresbetrag: der Jahreswert bei Unterzeichnung, mit höchstens zwei Dezimalstellen. Leer bedeutet 0
Abrechnung: standardmäßig Jährlich, oder Vierteljährlich, Monatlich, Sonstige

Sobald der Vertrag existiert, speichert sich jede Änderung selbst. Es gibt keine Schaltfläche Speichern.

Perioden und Fristen¶

KANAP berechnet die Daten eines Vertrags aus vier Feldern: Beginn, Laufzeit (Monate), Kündigungsfrist (Monate) und Stillschweigende Verlängerung, dazu das Ende der Gültigkeit, wenn es gesetzt ist. Nichts wird gespeichert: Ändern Sie ein Feld, und alle Daten folgen.

Perioden: Ein Vertrag läuft in Perioden der gewählten Laufzeit, gezählt ab dem Beginndatum. Ein Vertrag, der am 1. Juli 2024 für 12 Monate beginnt, läuft jedes Jahr vom 1. Juli bis zum 30. Juni.
Kündigungstermin: das Ende einer Periode minus die Kündigungsfrist. Mit 6 Monaten Kündigungsfrist kann der obige Vertrag jedes Jahr bis zum 30. Dezember gekündigt werden.
Stillschweigende Verlängerung: Mit Ja folgen die Perioden aufeinander, bis ein Ende der Gültigkeit sie beendet. Mit Nein endet der Vertrag nach seiner ersten Periode. Hat er ein Ende der Gültigkeit, läuft er stattdessen Periode um Periode bis zu diesem Tag. So behält ein Vertrag, dessen Verlängerung beendet wurde, die Perioden, die er bereits durchlaufen hat.
Ende der Gültigkeit: der Tag, an dem der Vertrag endet. Danach beginnt keine Periode mehr. Fällt es in eine Periode, endet der Vertrag an diesem Tag.
Monate am Monatsende: Gibt es denselben Tag im Zielmonat nicht, gilt der letzte Tag dieses Monats. Der 31. März minus ein Monat ist der 28. Februar (in einem Schaltjahr der 29.).

Alle Daten sind Kalendertage in UTC.

Mit der Liste arbeiten¶

Jede Zeile öffnet den Vertrag. Ihre Suche, Filter und Sortierung bleiben bei der Rückkehr erhalten, und Zurück / Weiter auf der Vertragsseite durchlaufen dieselbe Auswahl.

Standardspalten:

Vertrag, Lieferant, Unternehmen
Nächste Frist: der nächste Kündigungstermin eines Vertrags mit stillschweigender Verlängerung, oder das Ende jedes anderen Vertrags. Auf das Datum folgt „in n Tagen“. Ein abgelaufener Vertrag zeigt ausgegraut den Tag, an dem er endete
Stand: siehe unten
Jahresbetrag: der Betrag bei Unterzeichnung, gefolgt von seiner Währung
Verpflichtet, Budget und Abweichung für das gewählte Budgetjahr. Siehe Budgetspalten
Konformität: die Zusammenfassung des Reiters Konformität: „2 fehlen · 1 zu prüfen“ in Orange, Vollständig oder Keine Erwartung
Verknüpfte Zeilen: die Anzahl der verknüpften Budgetzeilen, OPEX und CAPEX zusammen
Status: Aktiviert oder Deaktiviert, abgeleitet aus dem Ende der Gültigkeit

Weitere Spalten (Spaltenauswahl): Währ., Budgetdeckung, Beginn, Laufzeit (M), Auto-Verlängerung, Kündigungsfrist (M), Laufzeitende (Ende der laufenden Periode), Kündigung bis (nächster Kündigungstermin), Abrechnung und Aufgabe (die letzte Aufgabe des Vertrags).

Standardsortierung: nach Nächste Frist, die nächste zuerst. Abgelaufene Verträge bleiben in beiden Richtungen unten.

Stand¶

Jeder Vertrag hat einen Stand, den ersten, der zutrifft:

Zu entscheiden (orange): Eine Entscheidung steht an. Bei einem Vertrag mit stillschweigender Verlängerung fällt sein nächster Kündigungstermin in den Entscheidungszeitraum, und seine Verlängerung wurde für diese Periode nicht bestätigt. Bei einem Vertrag ohne Verlängerung fällt sein Ende in den Zeitraum, und niemand hat bestätigt, dass er auslaufen soll. Siehe Verlängerungsentscheidungen
Endet ohne Verlängerung: Der Vertrag ist in seiner letzten Periode und endet mit ihr
Verlängert zum einem Datum: Der Kündigungstermin der laufenden Periode ist verstrichen. Der Vertrag geht also in die nächste Periode über, die an diesem Datum beginnt
Laufend: Der Vertrag läuft, und noch steht nichts an
Abgelaufen: Der Vertrag ist beendet

Schnellfilter¶

Die Links über der Tabelle filtern die Liste mit einem Klick. Ein erneuter Klick entfernt den Filter.

Innerhalb von n Tagen zu entscheiden (n): die Verträge im Stand Zu entscheiden. Die Anzahl der Tage ist der Entscheidungszeitraum Ihres Arbeitsbereichs
Ohne Budgetzeile (n) und Unterbudgetiert (n): die Verträge, deren Budgetdeckung im gewählten Jahr diesen Stand hat

Ein orangefarbener Punkt markiert einen Link, dessen Zähler nicht null ist.

Budgetspalten¶

Mit Lesezugriff auf Budgetzeilen (budget:reader) zeigt die rechte Seite der Symbolleiste Budget mit einem Jahr und einer Budgetspalte (die Spaltennamen Ihres Arbeitsbereichs). Diese Auswahl gilt nur für Sie. Sie wird mit dem Reiter Budget jedes Vertrags geteilt und für Ihren nächsten Besuch gespeichert. Sie beginnt mit dem nächsten Jahr und der Standardspalte Ihres Arbeitsbereichs.

Verpflichtet (Jahr): was der Vertrag für dieses Jahr verpflichtet, in Ihrer Berichtswährung. Siehe Verpflichtung
Budget (Jahr): die Summe der Beträge der verknüpften Zeilen in diesem Jahr und dieser Spalte
Abweichung: Budget minus Verpflichtung. Ein Fehlbetrag erscheint in Orange. Keine Zeile bedeutet, dass auf keiner verknüpften Zeile etwas budgetiert ist, und Vertrag abgelaufen, dass auf einem beendeten Vertrag noch Budget liegt
Budgetdeckung (standardmäßig ausgeblendet): einer der sechs Deckungsstände

Ein Vertrag in einer Währung ohne Wechselkurs für das Jahr zeigt „Kein Kurs für USD“ statt eines Betrags. Ohne das Budgetrecht sind diese Spalten, die Auswahl und die beiden Budget-Schnellfilter ausgeblendet.

Summenzeile¶

Die unten angeheftete Zeile lautet Gesamt (n Verträge). Sie summiert die Jahresbeträge der angezeigten Verträge, umgerechnet in Ihre Berichtswährung mit den letzten Kursen des Jahres, sowie die drei Budgetspalten. Eine Währung ohne Kurs bleibt außerhalb der Summe und wird genannt, zum Beispiel „ohne 2 Verträge in GBP (kein Kurs)“.

Suche, Filter und Bereich¶

Schnellsuche: Vertragsname, Lieferant und Unternehmen
Spaltenfilter: in jeder Spaltenüberschrift. Stand, Konformität und Budgetdeckung bieten ihre Werte als Kontrollkästchen an. Der Filter Status bietet Aktiviert und Deaktiviert. Wenn Sie darin auf Leeren klicken oder beide Werte abwählen, zeigt die Liste nichts mehr an, unabhängig von Anzeigen
Anzeigen: Alle / Aktiv / Deaktiviert: der Umschalter über der Liste. Standardmäßig zeigt die Liste aktivierte Verträge. Wählen Sie Alle oder Deaktiviert, um Verträge zu finden, deren Ende der Gültigkeit überschritten ist

Aktionen¶

Neu: einen Vertrag anlegen (contracts:member)
CSV importieren und CSV exportieren: siehe CSV-Import und -Export (contracts:admin)
Register exportieren: das Konformitätsregister der Verträge, die die Liste zeigt (contracts:admin). Siehe Konformität
Einstellungen: der Entscheidungszeitraum des Arbeitsbereichs (contracts:admin). Siehe Entscheidungszeitraum

Die Vertragsseite¶

Kopfzeile und Eigenschaften¶

Die Kopfzeile zeigt den Vertragsnamen (zum Umbenennen anklicken), Zurück / Weiter mit der Position in der Liste und eine Leiste mit Lieferant, Vertragsunternehmen, Verantwortlicher und Status. Verantwortlicher und Status ändern Sie direkt dort. Lieferant und Unternehmen öffnen den Bereich Eigenschaften.

Der Bereich Eigenschaften rechts enthält alle Felder des Vertrags: die Parteien, Beginn, Laufzeit (Monate), Kündigungsfrist (Monate), Stillschweigende Verlängerung, Jahresbetrag, Währung, Abrechnung, dann Lebenszyklus (Status und Ende der Gültigkeit), Erstellt und Aktualisiert. Öffnen oder schließen Sie ihn mit seiner Schaltfläche; KANAP merkt sich Ihre Wahl.

Jede Änderung speichert sich selbst: Auswahllisten und Daten sofort, eingetippte Werte und Notizen nach einer kurzen Pause, der Name beim Verlassen des Felds. „Wird gespeichert...“ und dann „Gespeichert“ erscheint in der Kopfzeile. Zwei Personen, die denselben Vertrag bearbeiten, werden nicht gewarnt: Die letzte Änderung gilt.

Lebenszyklus:

Wenn Sie den Status ohne Datum auf Deaktiviert setzen, wird das Ende der Gültigkeit auf heute gesetzt. Zurück auf Aktiviert entfernt das Ende der Gültigkeit
Ende der Gültigkeit: Geben Sie ein Datum ein (TT/MM/JJJJ) oder nutzen Sie den Kalender. Leer lassen, damit der Vertrag aktiv bleibt
Stillschweigende Verlängerung folgt eigenen Regeln, wenn der Vertrag bereits verlängert wurde oder auf eine Entscheidung wartet. Siehe Stillschweigende Verlängerung beenden oder wieder aktivieren

Zum Bearbeiten benötigen Sie contracts:member. Leser sehen dieselbe Seite mit gesperrten Feldern.

Link senden in der Kopfzeile schickt Kollegen Ihres Arbeitsbereichs einen Link zum Vertrag per E-Mail.

Die Seite hat vier Reiter: Übersicht, Budget, Konformität und Verknüpfungen. Die Adressen der früheren Reiter Details und Aufgaben öffnen die Übersicht.

Übersicht¶

Fristen fasst zusammen, wo der Vertrag steht:

Ein Satz zum nächsten Schritt: „Kündigung möglich bis 30. Dez. 2026 · in 78 Tagen“, „Kündigungstermin verstrichen, verlängert bis 30. Juni 2027“, „Endet am 31. März 2027 ohne Verlängerung“ oder „Abgelaufen am 31. Dez. 2025“. Steht eine Entscheidung über das Ende eines Vertrags ohne Verlängerung an, ergänzt der Satz „Entscheidung ausstehend“ mit einem orangefarbenen Punkt
Eine Zeitleiste der Perioden: vergangene Perioden, die laufende Periode, heute, der nächste Kündigungstermin und der Entscheidungszeitraum davor. Die nächste Periode ist gestrichelt, solange sie noch gekündigt werden kann, und durchgezogen, sobald der Kündigungstermin verstrichen ist
Eine Zeile mit Fakten: die laufende Periode mit ihren Daten, wie oft der Vertrag seit wann verlängert wurde, und die Kündigungsfrist

Ist eine Verlängerung bestätigt, lautet der Satz „Verlängerung bestätigt · nächste Periode vom 1. Juli 2027 bis 30. Juni 2028“, und die Zeitleiste zeigt diesen Kündigungstermin nicht mehr.

Die Seite berechnet diese Daten neu, während Sie Beginn, Laufzeit, Kündigungsfrist oder Verlängerung ändern.

Verlängerungsentscheidung: Steht eine Entscheidung an, erscheint unter den Fristen ein orange umrandeter Kasten. Siehe Verlängerungsentscheidungen.

Aufgaben: die offenen Aufgaben des Vertrags mit Referenz, Zuständigem, Fälligkeitsdatum und Status. Abgeschlossene Aufgaben anzeigen (n) blendet die erledigten ein. Neue Aufgabe legt eine mit dem Vertrag verknüpfte Aufgabe an. Öffnen Sie eine Aufgabe, um sie zu ändern oder zu löschen.

Notizen: freier Text mit Markdown-Formatierung. Die Werkzeugleiste erscheint, wenn Sie in den Editor klicken.

Budget¶

Der Reiter listet die verknüpften Budgetzeilen, OPEX und CAPEX zusammen, mit Referenz (BL-12), Name, Typ und Unternehmen. Mit der Auswahl unter der Tabelle verknüpfen oder entfernen Sie Zeilen.

Mit Lesezugriff auf Budgetzeilen (budget:reader) zeigt der Reiter auch Zahlen:

Jahresreiter und eine Auswahl Spalte, dieselbe Wahl wie bei den Budgetspalten der Liste
Der Betrag jeder Zeile in diesem Jahr und dieser Spalte, mit einer Zeile Gesamt (n Zeilen)
Verpflichtung und Deckung: eine Zeile pro angebotenem Jahr, das gewählte Jahr hervorgehoben. Klicken Sie auf eine Zeile, um ihr Jahr zu wählen

Angeboten werden das laufende Jahr und die zwei folgenden, dazu das Vorjahr, wenn das Budget Zeilen dafür enthält.

Verpflichtung und Deckung¶

Durch den Vertrag verpflichtet ist der Jahresbetrag bei Unterzeichnung, verteilt auf die Monate des Jahres, die eine Periode abdeckt. Ein teilweise abgedeckter Monat zählt nach seinen Tagen. Die Folgejahre gehen davon aus, dass die Verlängerung weiterläuft, bis sie beendet wird, und nach dem Ende der Gültigkeit oder dem Vertragsende ist nichts verpflichtet. Der Betrag bei Unterzeichnung gilt für jede Periode. Die Verpflichtung wird mit den Kursen des Jahres in Ihre Berichtswährung umgerechnet.

Ein Vertrag über 350 000 pro Jahr, der sich jeden 1. Juli verlängert, verpflichtet zum Beispiel 350 000 in jedem Jahr. Endet er am 30. Juni 2027, verpflichtet er 175 000 im Jahr 2027 und nichts im Jahr 2028.

Verknüpfte Zeilen summiert die Beträge der verknüpften Zeilen in diesem Jahr und dieser Spalte. Abweichung ist die Differenz. Der Stand ist der erste, der zutrifft:

Keine Verpflichtung: Der Vertrag verpflichtet in diesem Jahr nichts, und keine verknüpfte Zeile hat einen Betrag
Budget noch nicht begonnen: Keine Budgetzeile Ihres Arbeitsbereichs hat einen Betrag in diesem Jahr und dieser Spalte
Keine Budgetzeile: Keine verknüpfte Zeile hat einen Betrag
Unterbudgetiert: Die verknüpften Zeilen enthalten weniger als die Verpflichtung
Budget über dem Vertrag: Die verknüpften Zeilen enthalten mehr als die Verpflichtung plus 10 %
Gedeckt: alle anderen Fälle

Konformität¶

Der Reiter listet die Klauseln, die ein Vertrag angesichts der abgedeckten Anwendungen enthalten sollte, und lässt Sie festhalten, ob der Vertrag sie enthält. Er hilft Ihnen, ein Register zu führen. Er bescheinigt keine Konformität mit einer Vorschrift.

Anforderungen: Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO (Art. 28), Speicherort der Daten, Reversibilitätsklausel, Exit-Plan, Auditrecht und Sicherheitsklauseln.

Warum eine Anforderung erwartet wird: Der Vertrag deckt die mit ihm verknüpften Anwendungen ab, außerdem die Anwendungen mit einer Instanz auf einem Asset, das mit ihm verknüpft ist oder dessen Supportvertrag er ist. Eine Anwendung, deren Ende der Gültigkeit verstrichen ist, zählt nicht mehr.

Eine Anwendung mit personenbezogenen Daten macht den Auftragsverarbeitungsvertrag und den Speicherort der Daten erwartet
Eine hohe geschäftliche oder Cyber-Kritikalität macht die Reversibilitätsklausel, den Exit-Plan und das Auditrecht erwartet. Hoch bedeutet die zwei strengsten Stufen Ihres Katalogs (nur die strengste, wenn der Katalog weniger als drei Stufen hat)
Eine in der Cloud gehostete Instanz macht den Speicherort der Daten erwartet. Die Kategorie des Hosting-Typs unter IT-Landschaft > Einstellungen entscheidet, was als Cloud gilt

Die Spalte Erwartet wegen nennt den ersten Grund, zum Beispiel „SAP S/4HANA enthält personenbezogene Daten“, dann „und n weitere“. Fahren Sie mit der Maus darüber, um alle zu lesen. Ein Grund, der über ein Asset kommt, nennt es.

Erfassen: Wählen Sie für jede Anforderung einen Stand: Vorhanden, Fehlt oder Nicht zutreffend. Er wird sofort gespeichert. Eine erwartete Anforderung ohne Stand zeigt Zu prüfen. Geben Sie eine Referenz ein (zum Beispiel „Artikel 18.3“); sie wird gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen oder die Eingabetaste drücken. Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile, um zu sehen, wann und von wem sie zuletzt aktualisiert wurde.

Weitere Anforderungen anzeigen (n) blendet die Anforderungen ein, die nichts erfordert, damit Sie auch diese erfassen können. Wird nichts erwartet, sagt der Reiter das in einer Zeile.

Das Abzeichen des Reiters zählt die erwarteten Anforderungen, die als fehlend erfasst sind. In der Liste zeigt die Spalte Konformität:

n fehlen (und „· n zu prüfen“), in Orange
n zu prüfen
Vollständig: Jede erwartete Anforderung ist vorhanden oder nicht zutreffend
Keine Erwartung

Das Verknüpfen oder Entfernen einer Anwendung oder eines Assets unter Verknüpfungen aktualisiert den Reiter sofort. Zum Erfassen benötigen Sie contracts:member; Leser sehen den Reiter schreibgeschützt.

Register exportieren (Liste, contracts:admin) lädt eine CSV-Datei der Verträge herunter, die die Liste mit ihrer Suche, ihren Filtern und ihrem Bereich zeigt: eine Zeile pro Vertrag und Anforderung, mit der Angabe, ob sie erwartet wird, dem Grund, dem Stand, der Referenz und der letzten Aktualisierung. Überschriften und Begriffe folgen der Sprache Ihres Bildschirms.

Verknüpfungen¶

Anwendungen und Assets: Verknüpfen Sie die Anwendungen und Assets, die dieser Vertrag abdeckt. Die Auswahlfelder durchsuchen die Anwendungen und Assets, die Sie sehen dürfen. Diese Verknüpfungen speisen den Reiter Konformität. Ein Asset, dessen Supportvertrag auf der Asset-Seite auf diesen Vertrag gesetzt ist, erscheint hier nicht. Für die Konformität zählt es trotzdem
Kontakte: Personen zu diesem Vertrag, jede mit einer Rolle (Vertrieb, Technik, Support oder Sonstige). Kontakte des Lieferanten übernehmen übernimmt die Kontakte des Lieferanten mit einem Klick
Relevante Websites: Links zu externen Dokumenten wie dem unterschriebenen PDF oder dem Lieferantenportal
Anhänge: eine Liste von Dateien. Nutzen Sie Dateien hinzufügen oder ziehen Sie Dateien auf den Abschnitt. Klicken Sie auf eine Datei, um sie herunterzuladen

Budgetzeilen werden im Reiter Budget verknüpft.

Verlängerungsentscheidungen¶

KANAP bittet den Verantwortlichen, über jede Verlängerung zu entscheiden, bevor sie eintritt, und speichert die Entscheidung.

Entscheidungszeitraum¶

Ein Vertrag mit stillschweigender Verlängerung wartet auf eine Entscheidung, wenn sein nächster Kündigungstermin in den Entscheidungszeitraum fällt. Ein Vertrag ohne Verlängerung wartet auf eine, wenn sein Ende in den Zeitraum fällt. Der Zeitraum beträgt standardmäßig 90 Tage. Vertragsadministratoren ändern ihn mit Einstellungen in der Liste, von 0 bis 365 Tagen.

Der Zeitraum steuert den Stand Zu entscheiden, den Schnellfilter, den Entscheidungskasten, die Zeitleiste und die Entscheidungsaufgaben.

Die Entscheidungsaufgabe¶

Jeden Tag um 07:30 UTC legt KANAP für jeden Vertrag, der auf eine Entscheidung wartet, eine Aufgabe an:

Über die Verlängerung von dem Vertrag entscheiden, fällig am Kündigungstermin, für einen Vertrag mit stillschweigender Verlängerung
Entscheiden, ob der Vertrag verlängert wird oder ausläuft, fällig an seinem Ende, für einen Vertrag ohne Verlängerung

Die Aufgabe wird dem Verantwortlichen des Vertrags zugewiesen, in seiner Sprache, mit der üblichen Zuweisungs-E-Mail. Es gibt eine Aufgabe pro Vertrag und Periode. Eine gelöschte Aufgabe wird für diese Periode nicht neu angelegt. Ein Vertrag ohne Verantwortlichen erhält keine Aufgabe, bis einer eingetragen ist.

Entscheidungskasten und Aufgabe bleiben im Gleichschritt: Eine im Kasten getroffene Entscheidung schließt die Aufgabe, mit der Begründung als Kommentar.

Entscheiden¶

Der Kasten zeigt den Kündigungstermin, die verbleibenden Tage, die Aufgabe und ihren Zuständigen sowie das, was ohne Entscheidung geschieht („Ohne Entscheidung verlängert sich der Vertrag am 1. Juli 2027 um 12 Monate.“). Geben Sie optional eine Begründung ein und wählen Sie dann:

Verlängern: Die Verlängerung ist für diese Periode bestätigt. Die Aufgabe wird geschlossen, der Vertrag verlässt Zu entscheiden und kommt am Kündigungstermin der nächsten Periode wieder in den Zeitraum
Neu verhandeln: Der Kasten zeigt Neuverhandlung läuft, und die Aufgabe bleibt bis zur endgültigen Entscheidung offen. Der Vertrag bleibt Zu entscheiden
Kündigen: Der Kasten zeigt das zu bestätigende Enddatum. KANAP schlägt das früheste Ende vor, das die Kündigungsfrist zulässt („Kündigungsfrist von 6 Monaten: Das frühestmögliche Ende ist der 30. Juni 2027.“). Sie können einen anderen Tag wählen, ab heute und ab Vertragsbeginn. Ein Tag vor dem vorgeschlagenen zeigt eine orangefarbene Warnung: Der Lieferant muss zustimmen. Der Kasten listet die Folgen für diesen Tag: die Verpflichtung des Jahres und des folgenden, die Anwendungen, die diesen Vertrag verlieren, und die Assets, die ihren Supportvertrag verlieren. Kündigung bestätigen beendet die stillschweigende Verlängerung, setzt das Ende der Gültigkeit auf diesen Tag und schließt die Aufgabe. Der Vertrag zeigt dann Endet ohne Verlängerung, und seine Verpflichtung endet an diesem Tag

Bei einem Vertrag ohne Verlängerung zeigt der Kasten „Ende am 31. März 2027 · Entscheidung ausstehend“ und bietet zwei Aktionen:

Verlängern: aktiviert die stillschweigende Verlängerung wieder und entfernt das Ende der Gültigkeit
Auslaufen lassen: bestätigt das Ende. Sonst ändert sich nichts

Nach der Entscheidung schrumpft der Kasten auf eine Zeile, zum Beispiel „Verlängerung am 2. Okt. 2026 von Sophie Laurent bestätigt. Der Vertrag verlängert sich am 1. Juli 2027.“, mit der Aufgabe und der Begründung. Nach einer Kündigung erinnert er daran, das Kündigungsschreiben vor dem Kündigungstermin zu senden und unter Verknüpfungen anzuhängen.

Entscheidung zurücknehmen stellt den vorherigen Zustand von Vertrag und Aufgabe wieder her: vor dem Kündigungstermin, oder vor dem Ende bei einem Vertrag ohne Verlängerung.

Zum Entscheiden benötigen Sie contracts:member. Leser sehen den Kasten ohne seine Aktionen.

Stillschweigende Verlängerung beenden oder wieder aktivieren¶

Stillschweigende Verlängerung im Bereich Eigenschaften folgt denselben Regeln.

Nein bei einem bereits verlängerten Vertrag, oder bei einem, der auf eine Verlängerungsentscheidung wartet, öffnet Stillschweigende Verlängerung beenden. Das Fenster schlägt ein Enddatum wie bei einer Kündigung vor (frühestes Ende laut Kündigungsfrist, jeder Tag ab heute, orangefarbene Warnung vor dem vorgeschlagenen Tag, Folgen für den gewählten Tag) und sagt „Der Vertrag endet am 30. Juni 2027, sofern er nicht verlängert wird.“ Bei einem bereits verlängerten Vertrag ergänzt es, dass seine bisherigen Perioden erhalten bleiben. Verlängerung beenden setzt dieses Ende der Gültigkeit, und das Feld zeigt Nein. Abbrechen ändert nichts.

Dabei wird keine Entscheidung gespeichert. Der Vertrag wartet nun auf eine Entscheidung über sein Ende: Eine offene Entscheidungsaufgabe wird zu „Entscheiden, ob“ der Vertrag „verlängert wird oder ausläuft“, fällig am neuen Ende, mit einem Kommentar, der den Grund nennt. Ohne offene Aufgabe wird eine angelegt, wenn das Ende in den Zeitraum fällt.

Bei einem Vertrag in seiner ersten Periode, für den keine Entscheidung ansteht, wirkt Nein sofort: Der Vertrag endet mit seiner ersten Periode.

Ja bei einem Vertrag ohne Verlängerung, der ein Ende der Gültigkeit hat, öffnet Stillschweigende Verlängerung wieder aktivieren: „Der Vertrag verlängert sich stillschweigend und das Ende am 31. März 2027 entfällt.“ Verlängerung wieder aktivieren wendet das an, gleich woher dieses Ende stammt. Stand eine Entscheidung über das Ende an, zählt das als Verlängern und lässt sich zurücknehmen. Andernfalls wird die offene Aufgabe zum Ende zur Aufgabe der Verlängerungsentscheidung, wenn diese Entscheidung ansteht, oder sie wird geschlossen. Ohne Ende der Gültigkeit wirkt Ja sofort.

CSV-Import und -Export¶

Halten Sie Ihre Vertragsliste per CSV mit anderen Werkzeugen synchron (contracts:admin).

Export: lädt alle Verträge mit diesen Spalten herunter: name, company_name, supplier_name, start_date, duration_months, auto_renewal, notice_period_months, yearly_amount_at_signature, currency, billing_frequency, status, owner_email, notes. Die berechneten Daten (Laufzeitende, Kündigungstermine, Stand) werden nicht exportiert.

Import:

Verwenden Sie die Vorprüfung, um die Datei vor dem Anwenden zu prüfen
Eine Zeile wird einem Vertrag über Vertragsnamen und Lieferant zugeordnet
Unterstützt Neuanlage und Aktualisierungen
Die Datei hat keine Spalte für das Ende der Gültigkeit. Bei einer Aktualisierung behält ein leeres status, oder eines, das dem aktuellen Status des Vertrags entspricht, sein Ende der Gültigkeit. Ein abweichender Status wird angewendet: enabled löscht das Ende der Gültigkeit, und disabled beendet den Vertrag heute, sofern sein Ende der Gültigkeit nicht bereits vergangen ist
Ein neuer Vertrag ist aktiviert, sofern die Zeile nicht disabled angibt
Eine Zeile, die auto_renewal bei einem bereits verlängerten Vertrag ohne Ende der Gültigkeit auf false setzt, wird abgelehnt, auch in der Vorprüfung: Sie würde die Perioden löschen, die der Vertrag durchlaufen hat. Beenden Sie die Verlängerung auf der Vertragsseite, die das Ende setzt

Hinweise:

Verwenden Sie UTF-8-Kodierung und Semikolons als Trennzeichen
Die Daten werden aus Beginn, Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung berechnet; sie werden nie importiert

Tipps¶

Tragen Sie bei jedem Vertrag einen Verantwortlichen ein: Die Aufgaben zur Verlängerungsentscheidung gehen an ihn. Ein Vertrag ohne Verantwortlichen erhält keine Aufgabe.
Beginnen Sie die Woche mit Zu entscheiden: Der Schnellfilter listet die Verträge, deren Entscheidung ansteht, und der Entscheidungskasten jedes Vertrags zeigt, was ohne Entscheidung geschieht.
Verknüpfen Sie Budgetzeilen früh: Abweichung und der Filter Unterbudgetiert helfen nur, wenn der Vertrag mit den Zeilen verknüpft ist, die ihn bezahlen.
Erfassen Sie den Jahresbetrag: Auch bei monatlicher Abrechnung speist der Jahresbetrag die Verpflichtung und die Summen.
Verknüpfen Sie Anwendungen und Assets: Sie entscheiden, welche Klauseln der Vertrag enthalten sollte.
Teilen Sie einen Vertrag: Nutzen Sie Link senden oder kopieren Sie die Adresse der Seite. Sie öffnet denselben Reiter und behält Ihren Listenkontext.