Lignes budgétaires¶

Une ligne budgétaire est un élément que votre budget IT paie, suivi d'année en année. Son Type indique de quelle dépense il s'agit :

OPEX (dépenses opérationnelles) : coûts récurrents comme les licences logicielles, les abonnements cloud, les contrats de maintenance et les services
CAPEX (dépenses d'investissement) : investissements dans des actifs à long terme comme les achats de matériel, les projets d'infrastructure et les équipements

Les deux types se trouvent dans une seule liste et s'ouvrent dans le même espace de travail, avec des colonnes budgétaires année par année, des ventilations et des liens vers les fournisseurs, contrats, applications et projets. Le type change quelques règles (comptes, dimensions, refacturation, gels). OPEX et CAPEX les liste.

Premiers pas¶

Rendez-vous dans Gestion budgétaire > Lignes budgétaires pour voir la liste. Cliquez sur Nouvelle ligne pour créer une ligne.

L'espace de travail s'ouvre en mode création, intitulé Nouvelle ligne OPEX ou Nouvelle ligne CAPEX, avec le panneau Propriétés ouvert à droite. Sa première rangée est Type : choisissez OPEX ou CAPEX. Il démarre sur le type sur lequel la liste est filtrée dans sa colonne Type, sinon sur OPEX. Saisissez le nom de la ligne dans le titre en haut, remplissez les propriétés, puis cliquez sur Créer.

Champs obligatoires :

Titre : Ce que vous dépensez ou ce dans quoi vous investissez (ex. : « Licences Salesforce », « Nouvelle infrastructure serveur »). Il s'affiche dans la colonne Nom du produit de la liste
Société payeuse : Quelle société paie (obligatoire pour la comptabilité)
Compte : Le compte du grand livre. Seuls les comptes du plan comptable de la société payeuse apparaissent, et seulement ceux qui conviennent au type de la ligne dans Plans comptables et gestion des comptes : OPEX et CAPEX, ou OPEX uniquement pour une ligne OPEX et CAPEX uniquement pour une ligne CAPEX. Une ligne qui a déjà un compte réservé à l'autre type le conserve et reste modifiable. Choisir un tel compte sur une nouvelle ligne, ou en changeant le compte, est refusé
Devise : Code ISO (ex. : USD, EUR). Par défaut la devise de votre espace de travail ; modifiable par ligne
Début d'effet : Quand cette dépense commence (JJ/MM/AAAA)
Dimensions obligatoires : un champ par dimension obligatoire pour le type de la ligne. Un nouvel espace de travail n'a aucune dimension obligatoire. Voir Dimensions recommandées

Optionnel mais utile :

Fournisseur : À qui vous payez. Lié à vos fournisseurs dans les données de référence
Centre de coûts : Qui porte la dépense. Voir Centres de coûts. Lorsque la société payeuse est encore vide, choisir un centre de coûts la remplit avec la société du centre de coûts
Run ou build : Run pour une dépense qui maintient les services existants, Build pour une dépense qui les crée ou les fait évoluer
Dimensions analytiques : Un champ par dimension utilisée pour le type de la ligne, à son nom, pour des regroupements personnalisés dans les rapports (ex. : Logiciel sur Nature de coût). La dimension par défaut s'affiche comme Dimension analytique tant qu'elle n'est pas renommée. Voir Dimensions analytiques
Fin de validité : La date à laquelle cette ligne s'arrête. Laissez-la vide s'il n'y a pas de fin. Après cette date, la ligne est désactivée et les années suivantes ne comptent plus dans les vues budgétaires
Responsable IT / Responsable métier : Qui est en charge
Description et Notes : Texte libre dans l'onglet Vue d'ensemble, pour les deux types

Une fois renseignés, Société payeuse et Compte peuvent être modifiés mais pas vidés. Fournisseur peut être effacé à tout moment.

Lorsque vous changez la société payeuse d'une ligne qui a un compte, et que la nouvelle société utilise un autre plan comptable, le compte est effacé dans le même enregistrement. Compte apparaît alors comme obligatoire, avec la liste sur le plan comptable de la nouvelle société. Choisissez le nouveau compte pour terminer.

Une fois la ligne créée, l'espace de travail déverrouille les quatre onglets : Vue d'ensemble, Budget, Ventilations et Relations.

Conseil : Vous pouvez créer des lignes rapidement et remplir les budgets et ventilations plus tard. Commencez par l'essentiel et itérez.

OPEX et CAPEX¶

Chaque ligne a un type, affiché dans la colonne Type de la liste et dans la première rangée du panneau Propriétés. La plus grande partie de l'espace de travail fonctionne de la même façon pour les deux. Le type détermine :

Les comptes : un compte peut être réglé sur OPEX et CAPEX, OPEX uniquement ou CAPEX uniquement. Voir Comptes OPEX ou CAPEX
Les dimensions et les valeurs : une dimension ou une valeur peut être réservée à un seul type, et une dimension peut être obligatoire pour un type. Le panneau Propriétés n'affiche que les dimensions utilisées pour le type de la ligne. Voir Dimensions OPEX ou CAPEX
La refacturation : les rapports de refacturation s'ouvrent sur les lignes OPEX, et proposent les lignes CAPEX ou les deux. Voir Rapports
Les gels : une colonne budgétaire est gelée par année et par type. Voir Geler / Dégeler les données

Le type d'une ligne se change avec Changer le type.... Voir Changer le type.

Dimensions recommandées¶

Un nouvel espace de travail démarre avec quatre dimensions recommandées, avec leurs valeurs, dans la langue de l'espace de travail :

Dimension	Ce qu'elle dit
Nature de coût	Ce que la dépense paie : matériel, logiciel, main-d'œuvre interne et externe, services externes, locaux et énergie, télécoms, autres. C'est la dimension par défaut
Domaine IT	La partie de l'IT servie : data center, calcul, stockage, réseau, plateforme, impression, poste de travail, application, support et exploitation, sécurité et conformité, pilotage IT
Motif	Pourquoi la dépense est engagée : remplacement, capacité, productivité, sécurité, conformité, croissance, autre
Priorité	Obligatoire, haute, moyenne ou basse

Elles s'appliquent aux lignes OPEX et CAPEX et aucune n'est obligatoire. Elles fonctionnent comme toute autre dimension : leurs champs se trouvent dans le panneau Propriétés, et un administrateur peut les renommer, ajouter des valeurs, en rendre une obligatoire, les désactiver ou les supprimer. Un administrateur peut les ajouter à un espace de travail existant. Voir Dimensions recommandées dans Dimensions analytiques.

Les espaces de travail créés avant les dimensions recommandées gardent trois dimensions réservées aux lignes CAPEX, toutes obligatoires : PP&E type, Investment type et Priority. Une nouvelle ligne CAPEX y a besoin d'une valeur sur chacune.

Références¶

Chaque ligne a une référence, par exemple BL-12, issue d'une seule série pour l'OPEX et le CAPEX. Elle s'affiche dans la colonne Réf, dans l'en-tête de l'espace de travail et dans l'adresse de la page (/ops/budget/BL-12).

Les lignes créées avant cette série unique avaient aussi un numéro OPX-12 ou CPX-3. Ces numéros fonctionnent toujours :

Un lien ou un favori vers une ancienne page OPEX ou CAPEX ouvre la ligne
La recherche rapide de la liste trouve une ligne par son ancien numéro
Le fichier budgétaire les lit dans item_number. Voir Charger un budget depuis un tableur
Plaid trouve une ligne par l'un ou l'autre numéro. Voir Plaid

Travailler avec la liste¶

La liste (dans Gestion budgétaire > Lignes budgétaires) contient les lignes OPEX et CAPEX ensemble. Son titre indique la devise de reporting, par exemple Lignes budgétaires (EUR). Tous les montants de la liste sont dans cette devise.

Colonnes par défaut :

Réf : La référence de la ligne, par exemple BL-12 (ouvre l'onglet Vue d'ensemble)
Type : OPEX ou CAPEX
Nom du produit : Le titre de la ligne (ouvre l'onglet Vue d'ensemble)
Fournisseur : Le nom du fournisseur
Société payeuse : Quelle société paie cette ligne
Contrat : Le nom du dernier contrat lié (ouvre l'espace de travail du Contrat)
Compte : Le numéro et le nom du compte comptable
Ventilation : Le libellé de la méthode de ventilation pour l'année en cours (ouvre l'onglet Ventilations)
Budget A et Atterrissage prévu A : Les montants de l'année en cours de la colonne par défaut et de la dernière colonne affichée (ouvre l'onglet Budget pour cette année). Avec les réglages standard, ce sont Budget et Atterrissage prévu. Quand la colonne par défaut est aussi la dernière affichée, une seule colonne de montant apparaît. Voir Colonnes budgétaires
Dimensions obligatoires : Une colonne par dimension activée obligatoire pour l'un ou l'autre type, à son nom. Un nouvel espace de travail n'en a aucune
Tâche : Le titre de la dernière tâche (ouvre l'onglet Vue d'ensemble, où se trouve le panneau des tâches)

Colonnes supplémentaires (masquées par défaut, activez-les via le sélecteur de colonnes) :

Colonnes de montants : Chaque colonne budgétaire affichée pour A-1, A, A+1 et A+2, sous les noms choisis par votre organisation. L'en-tête indique la colonne, l'année par rapport à aujourd'hui et l'année civile, par exemple Révision A+1 (2027). Les colonnes masquées ne sont pas proposées
Colonnes ETP : L'ETP de chaque colonne budgétaire affichée pour A-1, A, A+1 et A+2, sous les noms choisis par votre organisation, juste après les colonnes de montants dans le sélecteur de colonnes. L'en-tête indique la colonne et l'année civile, par exemple ETP Budget (2026). L'ETP d'une ligne est la somme des ETP de ses lignes de quantité et prix dans cette colonne. Voir ETP. La cellule est vide lorsque la colonne n'a aucune ligne
ETP déclarés : Oui lorsque la ligne déclare des ETP dans au moins une colonne budgétaire, toutes années confondues, sinon vide. Ce sont les lignes que garde le filtre Lignes avec ETP des rapports
Activé : Statut de la ligne (activée ou désactivée)
Description : La description de la ligne
Devise : Code devise ISO
Début effectif : Date de début
Fin de validité : Date à laquelle la ligne s'arrête (vide signifie sans fin)
Responsable IT / Responsable métier : Utilisateurs responsables
Dimensions analytiques : Une colonne par dimension activée, à son nom, avec la valeur de la ligne, dans l'ordre des dimensions. La colonne de la dimension par défaut s'intitule Dimension analytique tant qu'elle n'est pas renommée
Centre de coûts : Le code et le nom du centre de coûts. Survolez-le pour voir son chemin complet dans l'arbre ; cliquez dessus pour ouvrir le centre de coûts
Responsable budgétaire : Le responsable budgétaire du centre de coûts de la ligne. Il vient du centre de coûts, et la ligne ne l'enregistre pas : changez le responsable budgétaire d'un centre de coûts et toutes ses lignes suivent
Run ou build : Run ou Build
Projet : Noms des projets liés dans l'onglet Relations
Notes : Notes internes
Créé / Mis à jour : Horodatages

Une disposition de colonnes que vous avez enregistrée garde son propre choix de colonnes. La disposition que vous aviez enregistrée sur l'ancienne liste OPEX est reprise sur cette liste.

Filtrer par type :

La colonne Type a un filtre à cases à cocher avec OPEX et CAPEX. Cochez-en une pour ne voir que les lignes de ce type
Nouvelle ligne démarre sur le type que garde le filtre. Avec les deux types, ou sans filtre, elle démarre sur OPEX
Une ancienne adresse de liste OPEX ou CAPEX ouvre cette liste avec le filtre Type réglé, et garde le tri, la recherche et les filtres qu'elle portait

Filtrage :

Recherche rapide : Recherche dans la référence (BL-12, et l'ancien OPX-12 ou CPX-3), le nom du produit, la description, le fournisseur, la société payeuse, le compte, le contrat, les noms de projets, la ventilation, les responsables, les valeurs analytiques, le centre de coûts (code, nom et chemin), le responsable budgétaire, les notes, la devise et le statut. Filtre la liste en temps réel pendant la saisie, en ignorant les accents et la casse
Filtres de colonnes : Cliquez sur l'icône de filtre dans n'importe quel en-tête de colonne. Type, Fournisseur, Société payeuse, Compte, Ventilation, Devise, Responsable IT, Responsable métier, chaque dimension analytique, Centre de coûts, Responsable budgétaire, Run ou build, ETP déclarés et Activé utilisent des filtres par jeu de cases à cocher (multi-sélection). Le filtre ETP déclarés propose Oui et Non. Le filtre Activé propose Activé et Désactivé, avec le même sens que Afficher, et restreint la liste lorsque Afficher est réglé sur Tous. Cliquer sur Effacer dans ce filtre, ou décocher les deux valeurs, n'affiche plus rien, quel que soit le choix de Afficher
Tous sauf quelques valeurs : Cochez Tous, puis décochez les valeurs à exclure : le filtre garde tout sauf celles-ci (l'en-tête affiche par exemple Tous sauf 3), et une valeur créée plus tard est incluse automatiquement
Filtres de montants : Chaque colonne de montant a un filtre numérique. Un nombre saisi dans la case sous l'en-tête garde les lignes d'au moins ce montant. Ouvrez le menu du filtre pour les autres conditions : supérieur à, inférieur à, égal, différent, ou entre deux montants
Filtres ETP : Chaque colonne ETP a un filtre numérique avec les mêmes conditions, plus vide et non vide. Vide garde les lignes dont la colonne n'a aucune ligne de quantité et prix
Filtres de dates : Début effectif, Fin de validité, Créé et Mis à jour ont des filtres de date. La case sous l'en-tête affiche le filtre en toutes lettres, avec chacune de ses conditions, par exemple « Vide ou après le 31 déc. 2024 ». Cliquez dessus pour ouvrir le menu du filtre (le, avant, après, entre, vide ou non vide), ou cliquez sur × pour retirer le filtre. Fin de validité accepte deux conditions reliées par ET ou OU, par exemple vide ou après une date
Colonnes texte : elles utilisent des filtres texte, en ignorant les accents et la casse. Sur Réf, saisissez le numéro ou la référence complète, par exemple 12 ou BL-12
Périmètre par statut : Utilisez la bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés au-dessus de la grille (par défaut Activés). Activés liste les lignes sans fin de validité ou dont la fin de validité tombe dans l'année en cours ou plus tard : les lignes qui se terminent pendant l'année en cours restent dans Activés jusqu'au 31 décembre. Désactivés liste les lignes terminées avant le 1er janvier de l'année en cours
Partage d'une vue : Votre tri, votre recherche et vos filtres sont conservés dans l'adresse de la page : recharger la page ou partager le lien rouvre la même vue. Un lien dont les filtres ne sont plus disponibles affiche « Les filtres de ce lien ne sont plus disponibles. » Lorsqu'un lien filtre une colonne masquée, par exemple une ligne de rapport qui ouvre la liste, la liste affiche cette colonne juste après le nom du produit pour cette visite. La disposition de colonnes que vous avez enregistrée ne change pas. Le choix Afficher est aussi conservé dans l'adresse. Une liste ouverte depuis un rapport est une vue de ce rapport : ce que vous y changez reste dans son adresse, et la liste ouverte depuis le menu garde vos propres tri, recherche et filtres

Tri :

Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier par ordre croissant ou décroissant. Toutes les colonnes se trient, y compris chaque colonne de montant et chaque colonne ETP. Les lignes sans ETP viennent en dernier dans l'ordre croissant
Les colonnes de texte se trient dans l'ordre de lecture naturel : un nom accentué se trie à côté de son équivalent sans accent (par exemple « Électricité » à côté de « Electricite »), et les minuscules passent avant les majuscules à égalité de lettres
Une colonne de dimension se trie dans l'ordre des valeurs de la dimension, défini dans Dimensions analytiques, puis par nom. Les lignes sans valeur viennent en dernier dans l'ordre croissant
Le tri par défaut suit la colonne par défaut de l'année en cours, du plus grand au plus petit (Budget A avec les réglages standard). Les boutons Préc. et Suiv. de l'espace de travail suivent le même ordre
La liste mémorise votre dernier tri, votre recherche et vos filtres quand vous revenez

Ligne de totaux :

Une seule ligne Total est épinglée sous la liste. Elle affiche Total (12 lignes), avec le nombre de lignes que contient la liste, et le total de chaque colonne de montant
Un cadenas devant un total signifie que la colonne est gelée pour cette année. Il suit le gel de chaque type que contient la liste. Si la liste est filtrée sur un type, le cadenas s'affiche quand ce type est gelé. Si elle contient les deux types, il s'affiche quand la colonne est gelée pour les deux. Survolez-le pour lire Gelé. Voir Geler / Dégeler les données
Chaque colonne ETP affichée montre la somme des ETP des lignes. Lorsque certaines lignes n'ont pas d'ETP, leur nombre suit le total, par exemple « 3.50 · 12 inconnues ». Survolez-le pour lire la phrase complète : « Inconnu pour 12 lignes ». Lorsqu'aucune ligne n'a d'ETP, le total est vide et seul le nombre s'affiche
Les totaux respectent vos filtres et votre recherche actuels

Liens profonds :

Cliquer sur n'importe quelle cellule ouvre l'espace de travail sur l'onglet le plus pertinent :
- Réf, Nom du produit, Fournisseur, Société payeuse, Compte, les colonnes de dimensions et les autres colonnes générales : Ouvre l'onglet Vue d'ensemble
- Colonnes de montants (Budget A, Atterrissage prévu A, Révision A+1, etc.) et Colonnes ETP : Ouvre l'onglet Budget pré-positionné sur l'année de la colonne
- Ventilation : Ouvre l'onglet Ventilations pour l'année en cours
- Tâche : Ouvre l'onglet Vue d'ensemble, où se trouve le panneau des tâches
- Contrat : Ouvre directement l'espace de travail du Contrat lié
- Centre de coûts : Ouvre l'espace de travail du centre de coûts

Actions :

Nouvelle ligne : Créer une ligne (nécessite budget:member)
Importer CSV : Charger des lignes en masse depuis un fichier budgétaire (nécessite budget:admin)
Exporter CSV : Exporter les lignes dans un fichier budgétaire (nécessite budget:admin)
Supprimer la sélection : Suppression en masse des lignes sélectionnées (nécessite budget:admin ; sélectionnez-les via les cases à cocher). Une ligne qui a des montants dans une colonne gelée ne peut pas être supprimée : les autres sont supprimées, et le message nomme chaque ligne refusée avec sa raison

Navigation Préc./Suiv. :

Lorsque vous ouvrez une ligne, l'espace de travail affiche les boutons Préc. et Suiv. et un compteur, par exemple « Ligne 3 sur 47 »
Ceux-ci naviguent dans la liste selon le tri actuel, en respectant les filtres et la recherche
Passer à une autre ligne enregistre d'abord vos modifications en attente
Votre contexte de liste (tri, filtres, recherche) est préservé lorsque vous fermez l'espace de travail

Conseil : Utilisez les filtres de colonnes et la recherche rapide pour construire des vues ciblées (ex. : « Toutes les dépenses cloud de plus de 10k », ou CAPEX dans Type avec High dans Priority), puis parcourez les lignes une à une avec Préc./Suiv. pour revoir les budgets.

L'espace de travail¶

Cliquez sur n'importe quelle ligne de la liste pour ouvrir l'espace de travail. Son adresse désigne la ligne par sa référence, par exemple /ops/budget/BL-12/overview. Il comporte quatre parties :

En-tête : la référence de la ligne (ex. : BL-12) avec un bouton de copie, le titre de la ligne (cliquez dessus pour la renommer), Préc. / Suiv., Envoyer le lien, le menu ... (Changer le type..., voir Changer le type) et le bouton de fermeture
Barre de métadonnées sous le titre : Statut, Responsable IT et Responsable métier, modifiables sur place. Lorsque le centre de coûts de la ligne a un responsable budgétaire, Responsable budgétaire vient ensuite. Il est en lecture seule. Il vient du centre de coûts, et la ligne ne l'enregistre pas : survolez-le pour voir de quel centre de coûts il provient, et modifiez-le sur le centre de coûts (voir Centres de coûts)
Quatre onglets : Vue d'ensemble, Budget, Ventilations et Relations (l'onglet Relations indique le nombre de liens de la ligne)
Panneau Propriétés à droite : les champs principaux de la ligne, en commençant par Type. Ouvrez-le ou fermez-le avec le bouton des propriétés ; l'espace de travail mémorise votre choix

Enregistrement automatique :

Chaque modification s'enregistre automatiquement. L'indication Enregistrement... / Enregistré apparaît dans l'en-tête
Changer d'onglet, passer à la ligne précédente ou suivante, ou fermer l'espace de travail enregistre d'abord les modifications en attente. Si un enregistrement échoue, vous restez sur place et un message en donne la raison : aucune modification n'est perdue sans que vous le sachiez
Ctrl+S (Cmd+S sur Mac) enregistre immédiatement
Si un enregistrement ne peut pas passer tout de suite parce qu'un autre enregistrement est en cours sur la même donnée, KANAP le relance automatiquement
Si une opération budgétaire groupée est en cours (par exemple une copie ou une réinitialisation de colonne dans l'Administration budgétaire), les modifications sont mises en attente avec le message « Une autre opération sur le budget est en cours. Réessayez quand elle sera terminée. » Réessayez une fois l'opération terminée

Modifications simultanées :

Deux personnes peuvent travailler sur la même ligne en même temps sans se gêner. Modifier des champs différents, des mois budgétaires différents ou des colonnes budgétaires différentes ne crée jamais de conflit, même sur la même ligne au même moment
Lorsqu'une autre personne modifie le même champ, la même colonne budgétaire ou la ventilation pendant que vous la modifiez, un bandeau affiche sa valeur et la vôtre, avec qui l'a modifiée et quand. Choisissez Garder sa valeur pour reprendre la sienne, ou Appliquer la vôtre pour garder ce que vous avez saisi. Pour une colonne budgétaire, les choix sont Recharger la colonne ou Écraser ; pour la ventilation, Recharger la ventilation ou Écraser
Seul le champ, la colonne ou la ventilation qui a été modifié attend votre choix ; tout le reste continue à s'enregistrer normalement
Un choix en attente est conservé quand vous changez d'onglet. Il est perdu, après un avertissement, si vous quittez la ligne ou changez d'année
Si la modification précédente est la vôtre, depuis une autre fenêtre ou un autre onglet, le bandeau le précise au lieu de nommer quelqu'un d'autre

Vue d'ensemble¶

L'onglet Vue d'ensemble contient les champs de texte libre et les tâches de la ligne.

Ce que vous pouvez modifier :

Description : Ce que couvre la ligne
Notes : Notes internes libres

Lorsque la ligne en remplace une autre, ou a été remplacée à partir d'une année ultérieure après un changement de type, le haut de l'onglet relie les deux lignes : Remplacée par sur l'ancienne ligne, Succède à sur la nouvelle.

Panneau des tâches :

Liste toutes les tâches liées à cette ligne, avec les colonnes Titre, Statut, Priorité, Échéance et Actions. Le titre du panneau indique le nombre de tâches
Filtre Statut : Tous (par défaut), Actifs (non terminés), Ouvert, En cours, En attente, En test, Terminé ou Annulé. Le bouton de réinitialisation l'efface
Cliquez sur Ajouter une tâche pour ouvrir une nouvelle tâche déjà liée à cette ligne. Remplissez le titre, la description, la priorité, le responsable et l'échéance dans l'espace de travail de la tâche
Utilisez l'icône d'ouverture pour aller sur une tâche, et l'icône de suppression pour la supprimer (après confirmation)
Les tâches ont leurs propres autorisations (tasks:member pour créer et modifier). L'accès Membre sur Budget ne donne pas à lui seul le droit de modifier les tâches ; vérifiez avec votre admin si vous ne pouvez pas créer de tâches
Les tâches peuvent aussi être consultées et gérées depuis Portefeuille > Tâches, qui affiche toutes les tâches de votre organisation

Panneau Propriétés :

Type : OPEX ou CAPEX. Sur une ligne existante, Changer le type... à côté ouvre la même fenêtre que le menu ...
Fournisseur, Centre de coûts, Société payeuse, Compte (filtré par le plan comptable de la société payeuse et le type de la ligne), Devise (seulement les devises autorisées dans votre espace de travail), un champ par dimension analytique utilisée pour le type de la ligne, Run ou build et Début d'effet
Cycle de vie : l'interrupteur de statut, dont le libellé indique l'état actuel (Activé ou Désactivé), et la date de Fin de validité. Voir Statut et cycle de vie
Dates Créé et Mis à jour (lecture seule)
Saisissez du texte dans Fournisseur, Société payeuse, Compte, Responsable IT, Responsable métier ou un champ de dimension analytique pour rechercher par nom. Les résultats apparaissent au fur et à mesure que vous tapez, afin de trouver n'importe quelle valeur même dans une très longue liste ; une ligne sous la liste indique « Tapez pour affiner : d'autres résultats existent » lorsqu'il y a plus de résultats qu'affichés

Centre de coûts :

La liste présente l'arbre des centres de coûts. Les groupes s'affichent pour vous aider à vous repérer et ne peuvent pas être choisis. Recherchez par code, nom ou nom de groupe
Un centre de coûts désactivé est marqué Désactivé. Il reste sur les lignes qui l'ont déjà et ne peut pas être choisi pour une autre ligne
Lorsque vous créez une ligne et que la société payeuse est vide, choisir un centre de coûts remplit la société payeuse avec la société du centre de coûts : la liste Compte s'ouvre alors sur le plan comptable de cette société. Tant que vous n'avez pas choisi vous-même une société ou un compte, choisir un autre centre de coûts met aussi à jour la société
Lorsque la société payeuse diffère de la société du centre de coûts, les deux sont conservées. Une indication sous le champ affiche « Ce centre de coûts appartient à » suivi du nom de la société
Une ligne enregistrée via l'API avec un centre de coûts et sans société payeuse prend la société du centre de coûts. Pour les fichiers CSV, voir Import/export CSV

Run ou build : Run, Build ou Non défini. Utilisez-le pour répartir le budget entre le maintien des services et leur évolution.

Dimensions analytiques :

Chaque dimension activée utilisée pour le type de la ligne a son propre champ, au nom de la dimension, dans l'ordre des dimensions. Une dimension réservée à l'autre type n'en a pas, et la valeur qu'une ligne y porte reste masquée. Choisissez une valeur ou videz le champ ; la modification s'enregistre aussitôt
Chaque champ liste les valeurs activées de sa dimension. Une valeur désactivée reste sur les lignes qui l'ont déjà, et ne peut pas être choisie pour une autre ligne
Une valeur réservée à l'autre type n'est pas proposée, et son choix est refusé. Une ligne qui l'a déjà la garde et reste modifiable. Voir Valeurs OPEX ou CAPEX
Le champ ne peut pas créer de valeur : créez-la dans Dimensions analytiques, ou laissez un import CSV la créer
Une dimension obligatoire est marquée d'un astérisque. Une nouvelle ligne doit avoir une valeur sur cette dimension : Créer s'arrête avec « Nature de coût est obligatoire » tant que vous n'en avez pas choisi. Sur une ligne qui porte une valeur, le champ ne peut pas être vidé, seulement modifié. Une ligne sans valeur reste modifiable. Si vous modifiez une telle ligne, la quitter demande d'abord : « Nature de coût est obligatoire. Choisissez une valeur avant de quitter. » Rester place le curseur dans le champ manquant. Quitter quand même quitte la ligne. Voir Dimensions obligatoires
Si les dimensions ne peuvent pas être chargées, une ligne remplace ces champs : « Les dimensions n'ont pas pu être chargées. »

Conseil : Lors de la création d'une ligne, un avertissement « Compte obsolète » signifie que le compte sélectionné n'appartient pas au plan comptable de la société payeuse. Choisissez un autre compte pour résoudre l'avertissement. Une ligne existante dont le compte est hors du plan comptable de sa société reste modifiable : le plan comptable n'est vérifié que lorsque la société ou le compte change.

Budget¶

L'onglet Budget porte les montants de la ligne, année par année et colonne par colonne. Pour l'année choisie, choisissez une colonne, indiquez comment elle se construit, puis lisez le résultat mois par mois.

Sélection d'année :

Utilisez les onglets d'année en haut pour basculer entre A-2, A-1, A (année en cours), A+1 et A+2
Chaque année a ses propres montants
Changer d'année enregistre d'abord vos modifications en attente. Si une colonne attend encore votre choix après la modification d'une autre personne, KANAP demande d'abord : Changer d'année abandonne vos valeurs dans cette colonne

Colonnes budgétaires :

L'onglet montre les colonnes affichées par votre organisation, sous leurs noms, toujours dans le même ordre. Les colonnes standard sont :
- Budget : Budget annuel initial approuvé en début d'année
- Révision : Mise à jour budgétaire en cours d'année (ex. : après une re-prévision ou un changement de périmètre)
- Prévision : Une colonne de planification complémentaire, masquée par défaut
- Réalisé : La dépense réelle, telle qu'elle est enregistrée pendant l'année
- Atterrissage prévu : Votre meilleure estimation du chiffre de fin d'année
Un administrateur budgétaire peut renommer les colonnes, en masquer certaines et choisir la colonne par défaut dans Gestion budgétaire > Administration > Colonnes budgétaires (voir Colonnes budgétaires). Une colonne masquée garde ses montants
Chaque colonne affichée a une carte sous les onglets d'année : son nom, son total pour l'année, l'origine de ses montants et sa période, par exemple « Répartition linéaire » et « 9 mois, avril à décembre ». Une colonne vide indique « Pas encore saisi ». Survolez une carte pour voir ses lignes de quantité et prix
Cliquez sur une carte pour travailler sur cette colonne. L'onglet s'ouvre sur la première colonne affichée qui n'est pas gelée
Avec une seule colonne affichée, il n'y a pas de cartes : l'éditeur montre directement la colonne

Période d'une colonne :

Chaque colonne a une période à l'intérieur de l'année, par exemple d'avril à décembre
Un mois compte lorsque la période couvre son 15. Une période qui commence le 10 avril inclut avril ; une période qui commence le 20 avril débute en mai
Une colonne sans montant ni période reçoit une suggestion : le Début d'effet et la Fin de validité de la ligne, limités à l'année. Une ligne qui commence le 1er avril suggère d'avril à décembre
Une colonne qui porte déjà des montants sans période est lue comme couvrant toute l'année : les données existantes se comportent comme avant
Lorsque la période enregistrée d'une colonne dépasse les dates de la ligne, l'éditeur indique la période qu'un enregistrement utilise, par exemple « Période enregistrée : janvier à décembre. L'enregistrement utilisera avril à décembre, selon les dates de la ligne. »

Comment se construit une colonne :

L'éditeur sous les cartes porte le nom de la colonne et l'année, par exemple Budget 2026. Trois onglets indiquent comment la colonne se construit :

Montant : un montant annuel, réparti sur les mois
Quantité et prix : des lignes, chacune une quantité multipliée par un prix unitaire. Voir Quantité et prix
Par mois : douze montants saisis dans le tableau

Les trois onglets sont toujours proposés. Une colonne s'ouvre sur l'onglet qui correspond à l'origine de ses montants : Quantité et prix lorsqu'ils sont calculés à partir de ses lignes, Par mois après une modification à la main, et Montant pour une colonne vide, répartie ou copiée.

Sur une colonne vide, un clic sur un onglet bascule aussitôt. Sur une colonne qui porte des montants, une question s'affiche d'abord dans l'éditeur et dit ce qui change. Cliquez sur Changer pour continuer, ou sur Annuler :

Vers Montant : le total actuel devient le montant, réparti linéairement sur la période de la colonne. Les lignes de la colonne restent en référence
Vers Par mois : les mois actuels sont gardés et deviennent modifiables dans le tableau
Vers Quantité et prix : le total vient des lignes. Le montant actuel est remplacé, ou les lignes gardées en référence sont reprises

Montant :

Montant annuel : le total de la colonne pour l'année
Quand : Toute l'année, Une période avec les dates Du et Au, ou À une date avec une seule Date
Répartition : Linéaire ou 4-4-5. À une date, il n'y a pas de répartition : le mois de la date prend tout le montant
Une phrase dit ce que vous obtenez, par exemple « 120 000 répartis linéairement d'avril à décembre (9 mois). » ou « 5 000 le 10 février 2026, portés sur février. » Survolez l'icône d'information à côté pour lire la règle du 15
Lorsque des mois de l'année tombent hors de la période, une remarque indique lesquels seront mis à zéro, par exemple « Janvier à mars seront mis à zéro. »
Un avertissement s'affiche lorsque la période dépasse les dates de la ligne. Le montant est tout de même enregistré
Tant qu'une date manque ou qu'aucun mois ne compte, une remarque en rouge dit pourquoi et rien n'est enregistré. Lorsque les dates de la ligne ne laissent aucun mois dans l'année, l'éditeur indique « Aucun mois de 2026 n'est compris dans les dates de la ligne. » Choisissez Une période pour fixer les dates vous-même
Chaque modification s'enregistre aussitôt : le montant quand vous quittez le champ ou appuyez sur Entrée, les autres champs dès que vous les changez. Il n'y a aucun bouton à cliquer. Un montant vide ou nul n'enregistre rien
Avec 4-4-5, les poids des mois qui comptent sont augmentés pour que tout le montant y soit porté
Pour revenir à une répartition linéaire sur douze mois, choisissez Toute l'année et Linéaire
Une répartition sur une colonne construite à partir de lignes garde ses lignes comme référence. Voir Quantité et prix

Par mois :

L'éditeur indique, par exemple, « Saisissez les montants dans la colonne Budget du tableau ci-dessous. » Saisissez chaque mois dans cette colonne de Résultat par mois. Les sous-totaux trimestriels et le total suivent pendant la saisie. Seuls les mois que vous modifiez sont enregistrés
Utilisez-le pour suivre un plan de décaissement ou les jalons d'un projet, par exemple tout le montant sur un seul mois
Cliquez sur un mois d'une autre colonne du tableau pour saisir cette colonne par mois : elle devient la colonne active et le curseur se place dans ce mois. Sur une colonne qui porte des montants, l'éditeur demande d'abord. Survolez un mois pour lire « Saisir par mois ». Les mois d'une colonne gelée ne sont pas cliquables

Partir de :

Une colonne vide, sans montant ni ligne, peut partir d'une autre colonne affichée qui porte des montants. L'éditeur indique « Partir de », puis la colonne avec son total, « ajusté de », un pourcentage (0 par défaut) et Reprendre. Vous pouvez aussi saisir la colonne vous-même en dessous
Reprendre fonctionne comme Copier les colonnes budgétaires sur cette ligne et cette année : les mois gardent leur forme et le pourcentage s'applique à chacun. Une colonne calculée à partir de ses lignes le reste, avec ses prix unitaires augmentés du pourcentage. Une colonne gelée peut servir de source
Lorsque les dates de la ligne excluent des mois de la source, ils ne sont pas copiés, et une remarque l'indique : « Les mois de la colonne Budget hors des dates de la ligne n'ont pas été copiés. »

Utiliser aussi pour d'autres colonnes :

Sous l'éditeur, Utiliser aussi pour d'autres colonnes… donne à d'autres colonnes la même construction que la colonne active. Le lien s'affiche lorsque la colonne active est un montant avec une période valide, ou suit ses lignes de quantité et prix, et qu'une autre colonne peut le recevoir
Le lien liste les autres colonnes affichées sous Même construction pour, chacune avec une case. Les colonnes réglées pour suivre dans Colonnes budgétaires sont cochées au départ. Cliquez sur Appliquer, ou sur Annuler
Depuis un montant, les colonnes cochées prennent sa période et sa répartition, et chacune garde son propre total. Les colonnes qui suivent leurs lignes ne sont pas proposées, et une phrase les nomme, par exemple « Prévision garde ses lignes. »
Depuis quantité et prix, les colonnes cochées reçoivent les mêmes lignes, qui remplacent leurs montants
Les colonnes gelées et les colonnes en attente de votre choix ne sont pas proposées

Effacer la colonne :

Effacer la colonne, à droite sous l'éditeur, remet à zéro tous les mois de la colonne active, par exemple avant de saisir tout le montant sur un seul mois. Lorsque la colonne contient des montants, vous confirmez d'abord : « Effacer tous les mois de la colonne Budget pour 2026 ? Les autres colonnes ne changent pas. » Cela compte comme une modification à la main
Pour retirer à la fois les montants et la période d'une colonne pour toutes les lignes, utilisez Réinitialiser une colonne budgétaire dans l'Administration budgétaire

Résultat par mois :

Sous l'éditeur, Résultat par mois montre l'année mois par mois pour chaque colonne affichée, dans la devise de la ligne, avec un sous-total par trimestre (T1 à T4) et une ligne Total. La colonne active est mise en évidence
Avec deux colonnes ou plus, une dernière ligne donne l'écart de chaque colonne avec l'une d'elles, par exemple « +12 000 (+1,8 %) ». Choisissez cette colonne dans Écart avec au-dessus du tableau. Elle part de la colonne par défaut
Tant que chaque colonne est vide, ou un montant réparti linéairement sur toute l'année, une phrase remplace le tableau, par exemple « Toutes les colonnes sont réparties linéairement sur l'année : le détail mensuel n'apprend rien de plus. » Afficher le détail ouvre le tableau et Masquer le détail le replie. Votre choix tient tant que vous restez sur la ligne
Le tableau reste ouvert pendant que la colonne active est saisie par mois ou qu'une colonne attend votre choix

Revenir aux valeurs d'ouverture :

L'onglet garde les valeurs de chaque colonne d'une année telles qu'elles étaient à la première ouverture de cette année pendant votre visite de la ligne. Changer d'onglet ou d'année les conserve. Recharger la page repart des valeurs de ce moment
Dès que vous modifiez une colonne, la droite des onglets d'année indique, par exemple, « 2 colonnes modifiées depuis 10:42 », suivi de Revenir aux valeurs d'ouverture
Cliquez dessus pour ramener les colonnes que vous avez modifiées à ces valeurs. Il n'y a pas de confirmation. Vos modifications en cours sont d'abord enregistrées, puis chaque colonne est restaurée séparément
Une note indique le résultat, par exemple « Valeurs d'ouverture restaurées : Budget et Révision. » Une colonne reste en l'état lorsqu'elle a été gelée entre-temps, lorsqu'une autre personne l'a modifiée depuis (le bandeau au-dessus demande alors quoi garder), ou tant qu'elle attend votre choix. Une colonne modifiée seulement par une autre personne n'est jamais restaurée. Fermez la note avec Fermer
Si une modification en cours ne peut pas être enregistrée, rien n'est restauré : « Rien n'a été restauré : une modification n'a pas pu être enregistrée avant. »
Le journal d'audit enregistre chaque colonne restaurée avec l'action Restaurer

Comportement du gel :

Si les colonnes budgétaires d'une année sont gelées pour le type de la ligne (via l'Administration budgétaire), la carte de chaque colonne gelée affiche un cadenas, de même que son en-tête dans le tableau
Une colonne gelée est en lecture seule. Son éditeur indique, par exemple, « La colonne Budget 2026 est gelée » et « Lecture seule. Un administrateur peut la dégeler dans Administration › Geler / Dégeler les données. », avec son total et l'origine de ses montants
Lorsque des colonnes sont gelées, une ligne sous le graphique indique « Certaines colonnes sont gelées et en lecture seule. »
Chaque colonne peut être gelée indépendamment

Origine de chaque colonne :

Un court libellé sur chaque carte indique d'où viennent les montants de la colonne, suivi de sa période. Avec une seule colonne, il se trouve sous le titre de l'éditeur
Répartition linéaire, Répartition 4-4-5 ou Répartition par trimestre : les montants proviennent d'une répartition
Copié depuis Budget 2025 +2 % : les montants proviennent de Copier les colonnes budgétaires dans l'Administration budgétaire, ou de Partir de, avec le pourcentage affiché lorsqu'il y en a un
Quantité et prix · 3 lignes · 1.00 ETP : les montants proviennent de lignes, avec leur nombre et, lorsque les lignes comptent des personnes ou des jours, l'ETP de la colonne. Cet ETP est la moyenne sur l'année. Survolez la carte pour voir les lignes, par exemple « Chef de projet : 1 personne × 1 200 par jour, 5 jours par mois, févr. à juil. »
Modifié à la main : un mois a été modifié dans le tableau ou par un import de fichier budgétaire
Un montant à une date affiche sa date au lieu d'une période, par exemple « Le 10 février 2026 »
Une colonne sans libellé a conservé les données qu'elle avait avant l'arrivée des périodes

Lorsqu'une autre personne modifie la même colonne :

Deux personnes peuvent remplir des mois ou des colonnes différents de la même ligne en même temps, sans conflit
En saisie mensuelle, si une autre personne a modifié l'un des mêmes mois, ces mois attendent votre choix ; les autres mois de la colonne s'enregistrent comme vous les avez saisis
Si une autre personne a modifié le total de la colonne, sa répartition ou ses lignes de quantité et prix pendant que vous y travailliez, toute la colonne attend : un bandeau propose Recharger la colonne ou Écraser. Sa carte affiche un point orange (survolez-le pour lire « En attente de votre choix ») et ses mois sont teintés. L'éditeur reste en lecture seule jusqu'à votre choix, avec la ligne « Choisissez d'abord, ci-dessus, de recharger cette colonne ou de l'écraser. »
Enregistrer recharge l'année : vous voyez toujours les derniers chiffres de chaque autre colonne ; la cellule ou la colonne que vous modifiez n'est pas perturbée

Tendance pluriannuelle :

Un graphique sous le tableau montre chaque colonne affichée sur plusieurs années, Prévision comprise quand elle est affichée, et se met à jour pendant la saisie

Comment l'utiliser :

Sélectionnez l'année que vous planifiez
Cliquez sur la carte de la colonne à remplir (Budget pour la planification initiale, Réalisé pour le suivi, Atterrissage prévu pour le chiffre de fin d'année)
Choisissez Montant, Quantité et prix ou Par mois, et remplissez-la
Lisez le résultat dans Résultat par mois. Vos modifications s'enregistrent automatiquement ; une indication Enregistrement... / Enregistré s'affiche à côté des onglets d'année

Conseil : Pour la plupart des lignes, un montant sur toute l'année ou sur une période suffit. Utilisez Par mois lorsque la dépense varie nettement d'un mois à l'autre (ex. : licences saisonnières, frais de mise en place ponctuels, déploiements par étapes). Pour remplir une nouvelle colonne à partir d'une colonne existante, utilisez Partir de.

Quantité et prix¶

Construisez une colonne à partir de lignes au lieu de saisir ses montants. Chaque ligne se lit comme une phrase : une quantité, une unité, un prix unitaire, une fréquence, une période et un calendrier. Par exemple, un chef de projet 5 jours par mois à 1 200 par jour de février à juillet, et 50 licences à 12 par pièce par mois. Les mois de la colonne sont la somme de ses lignes. Les montants d'une colonne n'ont qu'une source à la fois : ses lignes, ou une répartition, un mois saisi à la main ou une copie. L'autre source reste visible comme référence, en lecture seule, avec un lien pour basculer.

L'ouvrir : cliquez sur la carte de la colonne, puis sur l'onglet Quantité et prix de l'éditeur. Une colonne calculée à partir de ses lignes s'ouvre sur cet onglet. Les lignes d'une colonne gelée sont en lecture seule.

Les lignes :

Colonne	Ce qu'il faut saisir
Description	Ce que la ligne paie, par exemple « Chef de projet ». Facultative, jusqu'à 200 caractères
Quantité	Combien, dans l'unité de la ligne. Zéro ou plus, jusqu'à 3 décimales
Unité	personnes, jours ou pièces. L'unité détermine ce que paie le prix, sa fréquence, la façon dont le montant se répartit sur les mois, et l'ETP
Prix unitaire	Le prix d'une unité, dans la devise de la ligne budgétaire. Jusqu'à 4 décimales. Un prix négatif est accepté, pour un avoir. Ce que paie le prix s'affiche juste après : par jour pour les jours, par pièce pour les pièces, et pour les personnes une petite liste pour choisir par jour ou par mois
Fréquence	Elle suit l'unité. Personnes au prix par jour : une case Temps plein et, lorsqu'elle n'est pas cochée, les jours par mois qu'elles consacrent à la ligne budgétaire (plus de 0, jusqu'à 31, avec jusqu'à 3 décimales). Personnes au prix par mois : « par mois ». Jours : « sur la période ». Pièces : une liste pour choisir par mois ou une fois
Du / Au	La période de la ligne, à l'intérieur de l'année. Un mois compte lorsque la période couvre son 15, comme pour une répartition. Les pièces achetées une fois prennent une seule Date à la place et tombent dans son mois. Lorsque toutes les lignes prennent une date, l'en-tête indique Date
Calendrier	Affiché pour un prix par jour uniquement : les personnes au prix par jour, et les jours. Le calendrier de jours ouvrés dont les jours comptent. La liste propose les calendriers activés, plus le calendrier qu'une ligne utilise déjà s'il a été désactivé depuis, marqué « (désactivé) ». Lorsqu'il n'existe encore aucun calendrier, l'onglet indique « Aucun calendrier de jours ouvrés pour l'instant. », avec un lien Ajouter un calendrier pour les personnes qui peuvent créer des calendriers. Voir Calendriers de jours ouvrés
Montant	Le total de la ligne, une fois enregistrée. En lecture seule

Chaque ligne a un numéro dans la marge. Quand la colonne a plusieurs lignes, les remarques sous le tableau l'utilisent, par exemple « Ligne 2 : Saisissez une quantité et un prix unitaire pour enregistrer cette ligne. »

Lorsque l'onglet est assez large, chaque ligne tient sur une rangée. Sur un panneau plus étroit, chaque ligne occupe deux rangées. La première se lit comme un calcul : Description, Quantité, Unité, × Prix unitaire et Montant. La seconde se lit comme une phrase : Fréquence, « du » une date « au » une date (ou une seule Date), « calendrier » et le Calendrier. Sur un panneau de largeur moyenne, Fréquence passe sur la première rangée. Fermer le panneau Propriétés donne plus de place aux lignes.

Cliquez sur Ajouter une ligne sous le tableau pour ajouter une ligne, et sur la croix au bout d'une ligne pour la supprimer. Une colonne contient jusqu'à 50 lignes.

Unités et prix :

Unité	Prix	Fréquence	Montant de chaque mois de la période	ETP de chaque mois
personnes	par jour	Temps plein	Les jours ouvrés du mois dans le calendrier × quantité × prix unitaire	La quantité
personnes	par jour	5 jours par mois	5 × quantité × prix unitaire	Quantité × 5 ÷ les jours ouvrés du mois dans le calendrier
personnes	par mois	par mois	Quantité × prix unitaire	La quantité
jours	par jour	sur la période	Quantité × prix unitaire, compté une fois et réparti uniformément sur les mois de la période	La part des jours du mois ÷ les jours ouvrés du mois dans le calendrier
pièces	par pièce	par mois	Quantité × prix unitaire	Aucun
pièces	par pièce	une fois	Quantité × prix unitaire, dans le mois de la date	Aucun

Utilisez personnes pour du personnel qui travaille sur la ligne budgétaire mois après mois. Au prix par jour, indiquez combien il travaille : cochez Temps plein pour compter chaque jour ouvré du calendrier du début à la fin de la ligne, ou saisissez les jours par mois. Par exemple, un chef de projet 5 jours par mois à 1 200 par jour de février à juillet coûte 6 000 par mois. Sur un calendrier qui compte 21 jours ouvrés en mars, ce mois compte 5 ÷ 21, soit environ 0.24 ETP. Un consultant à temps plein à 400 par jour coûte chaque mois les jours ouvrés du mois × 400, et compte 1 ETP
Au prix par mois, les personnes coûtent chaque mois la quantité × le prix unitaire, par exemple 1 personne à 8 000 par mois
Utilisez jours pour un nombre de jours achetés pour la période, en un seul lot. Par exemple, 30 jours à 1 200 par jour de février à juillet donnent 36 000, soit 6 000 par mois. Chaque mois porte 5 jours : dans un mois de 20 jours ouvrés, la ligne compte 0.25 ETP
Utilisez pièces pour des licences, des équipements ou des abonnements. Par mois, elles comptent dans chaque mois de la période : 50 licences à 12 par pièce donnent 600 par mois. Une fois, elles prennent une seule date et tombent dans son mois : un ordinateur portable à 2 000 le 15 mars tombe en mars. Les pièces ne comptent jamais en ETP
Chaque mois est arrondi au centime. Lorsqu'un montant est réparti sur la période, l'écart d'arrondi est reporté sur le dernier mois. Les mois hors de la période d'une ligne n'en reçoivent rien
Changer d'unité adapte le reste de la ligne. Les personnes gardent un prix par mois lorsque vous l'avez choisi, et sont au prix par jour sinon. Les jours sont au prix par jour, sur la période. Les pièces sont au prix par pièce et achetées une fois, à la date de début de la période de la colonne. Passer des pièces de une fois à par mois leur redonne la période de la colonne

Une nouvelle ligne commence avec l'unité personnes, une quantité de 1, un prix par jour, Temps plein non coché avec les jours par mois à saisir, la période de la colonne (l'année entière lorsque la colonne n'en a pas) et le calendrier par défaut. Le calendrier par défaut est le calendrier standard du pays de la société payeuse, sinon le premier calendrier activé. Saisissez le prix unitaire et les jours par mois, ou cochez Temps plein, et la ligne s'enregistre. Sans calendrier activé, une nouvelle ligne commence avec un prix par mois.

Enregistrement : chaque champ s'enregistre quand vous le quittez, appuyez sur Entrée, ou choisissez une valeur ou une date. Il n'y a aucun bouton à cliquer. Chaque enregistrement envoie toutes les lignes complètes de la colonne, et les mois de la colonne suivent aussitôt. L'indication Enregistrement... à côté des onglets d'année s'affiche pendant ce temps.

Une ligne est complète lorsqu'elle a une quantité, un prix unitaire, une période ou une date valide, les jours par mois ou Temps plein pour les personnes au prix par jour, et un calendrier pour un prix par jour. Jusque-là, elle reste à l'écran avec une indication, par exemple « Saisissez une quantité et un prix unitaire pour enregistrer cette ligne. », « Saisissez les jours par mois, ou cochez Temps plein. » ou « Choisissez un calendrier pour un prix par jour. », et les lignes enregistrées ne changent pas
Supprimer la dernière ligne retire les lignes de la colonne, et ses montants restent tels quels. Une colonne calculée à partir de ses lignes compte alors comme des montants saisis à la main. Une colonne répartie ou copiée garde sa répartition ou sa copie
Lorsqu'un enregistrement est refusé, la raison s'affiche en rouge sous le tableau, et ce que vous avez saisi reste en place. Par exemple, « Personnel du siège has no working days for 2027. Add them on the Working-day calendars page. » lorsqu'un calendrier personnalisé ne contient pas encore l'année
Sur une colonne gelée, les lignes sont en lecture seule. Elles sont aussi en lecture seule tant que la colonne les garde comme référence, voir la partie suivante

Sous le tableau :

L'ETP des lignes, lorsqu'une ligne compte des personnes ou des jours, par exemple « ETP sur la période 0.24 · Moyenne sur l'année 0.12 ». Voir ETP. Le total de la colonne s'affiche dans la colonne elle-même
D'où viennent les montants, lorsqu'ils ne viennent plus des lignes : l'une des phrases de la partie suivante
Des remarques lorsqu'elles s'appliquent : « La période dépasse les dates de la ligne. », un calendrier désactivé depuis, par exemple « Personnel du siège est désactivé. Les lignes l'utilisent encore. », et les jours ouvrés modifiés depuis le dernier enregistrement des lignes
Pour donner les mêmes lignes à d'autres colonnes, utilisez Utiliser aussi pour d'autres colonnes… sous l'éditeur. Voir Budget

Lorsque les montants changent autrement : les lignes restent sur la colonne comme référence, en lecture seule. Sous Montant ou Par mois, une ligne indique combien de lignes sont gardées, par exemple « 4 lignes gardées en référence (48 000). », suivie d'un lien Utiliser à nouveau les lignes. Le lien enregistre les lignes telles quelles et recalcule la colonne à partir d'elles. Choisir l'onglet Quantité et prix fait de même, après une question. Pour modifier une ligne gardée en référence, utilisez d'abord à nouveau les lignes, puis modifiez-la.

Passer la colonne en Montant ou en Par mois, saisir un mois dans le tableau, ou Effacer la colonne
Copier les colonnes budgétaires dans l'Administration budgétaire, ou Partir de : lorsque les montants source n'étaient pas calculés à partir de lignes, la copie reporte les lignes de la colonne source comme référence. Une colonne calculée à partir de ses lignes le reste, avec ses prix augmentés du pourcentage. Voir Copier une colonne construite à partir de lignes
Les jours ouvrés d'un calendrier ont changé : l'onglet Quantité et prix indique, par exemple, « Jours ouvrés modifiés depuis le dernier calcul : mars : 20 jours, maintenant 19. », suivi de Utiliser à nouveau les lignes. Rien ne change sur la colonne tant que vous ne cliquez pas sur Utiliser à nouveau les lignes. Les lignes restent modifiables entre-temps
Réinitialiser une colonne budgétaire dans l'Administration budgétaire retire les lignes avec les montants. Voir Réinitialiser une colonne budgétaire
Un fichier budgétaire change les mois d'une colonne et laisse ses lignes. Voir Charger un budget depuis un tableur

ETP¶

L'ETP (équivalent temps plein) indique pour combien de personnes une colonne paie. Il provient des lignes de quantité et prix : chaque mois additionne l'ETP de ses lignes (voir le tableau ci-dessus). Deux chiffres en découlent, chacun arrondi à 2 décimales :

Moyenne sur l'année : la somme des douze mois divisée par 12. C'est l'ETP de la colonne, affiché dans le libellé de la colonne et dans les colonnes ETP de la liste
ETP sur la période : la somme des mois qui comptent des personnes ou des jours, divisée par le nombre de ces mois. Les pièces ne comptent pas, si bien que des licences ou un ordinateur portable ne le font jamais baisser. Il s'affiche sous les lignes tant que les montants en viennent. Après une modification à la main, une répartition ou une copie, il n'est plus affiché jusqu'à ce que vous utilisiez à nouveau les lignes

Par exemple, un consultant à temps plein de février à octobre compte 1 ETP dans chacun de ces 9 mois : 1.00 sur la période, et 9 × 1 ÷ 12 = 0.75 sur l'année. Un chef de projet 5 jours par mois de février à juillet compte environ 0.24 sur la période, et 0.12 sur l'année. Des licences sur toute l'année ou un ordinateur portable en décembre sur la même colonne ne changent aucun des deux chiffres.

Compté : une colonne avec des lignes en personnes ou en jours
Zéro : une colonne dont toutes les lignes sont en pièces. Son ETP vaut 0
Vide : une colonne sans ligne, une ligne budgétaire sans version pour cette année, ou une année postérieure à la fin de validité de la ligne. Sa cellule ETP reste vide, car KANAP ne peut pas savoir pour combien de personnes elle paie
L'ETP reste avec les lignes. Après une modification à la main, une répartition ou une copie, la colonne garde l'ETP de ses lignes. Une copie recalcule l'ETP à partir des lignes copiées, avec les calendriers de jours ouvrés de l'année de destination

Ventilations¶

L'onglet Ventilations répartit la dépense d'une année entre vos sociétés et départements. Les ventilations alimentent les rapports de refacturation et les KPI de coût par utilisateur, pour les lignes OPEX et CAPEX.

Sélection d'année :

Fonctionne comme le Budget : utilisez les onglets d'année pour basculer entre A-2, A-1, A, A+1, A+2
Chaque année peut avoir une méthode de ventilation différente
Le total de l'année de la colonne par défaut s'affiche à droite, par exemple Budget, total de l'année, et le tableau montre chaque part en pourcentage et en montant, avec une ligne de total

Méthodes de ventilation :

Méthode	Comment ça fonctionne
Effectif (par défaut)	Répartit la dépense proportionnellement à l'effectif de chaque société pour l'année sélectionnée. Aucune sélection manuelle requise : les pourcentages sont calculés automatiquement depuis les métriques des sociétés. C'est la méthode standard.
Utilisateurs IT	Répartit la dépense proportionnellement au nombre d'utilisateurs IT de chaque société pour l'année sélectionnée.
Chiffre d'affaires	Répartit la dépense proportionnellement au chiffre d'affaires de chaque société pour l'année sélectionnée.
Manuel par société	Vous sélectionnez les sociétés qui reçoivent cette dépense et choisissez un inducteur dans Ventiler par (Effectif, Utilisateurs IT ou Chiffre d'affaires) pour calculer les pourcentages entre les sociétés sélectionnées uniquement.
Manuel par département	Vous sélectionnez des paires société/département. Les pourcentages sont calculés à partir de l'effectif de chaque département. Utile lorsqu'une ligne ne bénéficie qu'à certains départements (ex. : un CRM utilisé par les ventes).
Pourcentages manuels	Vous choisissez les sociétés et saisissez vous-même chaque pourcentage. Le total doit faire 100 %.

Méthodes par défaut et méthodes épinglées :

L'option par défaut, affichée comme Effectif (par défaut) tant que votre organisation n'a pas configuré une autre méthode, suit le réglage défini dans Gestion budgétaire > Administration > Méthode de ventilation par défaut. Chaque ligne laissée sur la valeur par défaut est recalculée lorsqu'un administrateur modifie ce réglage
Ce réglage peut également restreindre la valeur par défaut à une sélection de sociétés (par exemple l'entité qui porte le budget IT) : l'inducteur ne s'applique alors qu'à ces sociétés, et l'option affiche Par défaut (n sociétés)
Effectif, Utilisateurs IT et Chiffre d'affaires épinglent cette méthode sur la ligne : une méthode épinglée continue de fonctionner même si la valeur par défaut de l'organisation change par la suite
Les lignes dotées d'une ventilation manuelle ne sont jamais affectées par le réglage par défaut

Comment fonctionnent les pourcentages :

Pour les méthodes automatiques (Effectif, Utilisateurs IT, Chiffre d'affaires) : les pourcentages sont calculés depuis les dernières métriques de vos sociétés actives. Vous ne les modifiez pas directement
Pour Manuel par société et Manuel par département : vous choisissez les sociétés ou départements, et le système calcule les pourcentages selon l'inducteur choisi et les métriques actuelles
Pour Pourcentages manuels : saisir un pourcentage fixe cette rangée, et les autres rangées se partagent le reste. Répartir équitablement donne la même part à chaque rangée ; Réinitialiser les valeurs fixées libère les rangées fixées
Les pourcentages reflètent les données en temps réel. Si vous mettez à jour l'effectif d'une société, les ventilations se recalculent

Comment l'utiliser :

Sélectionnez l'année
Choisissez une méthode de ventilation dans Méthode
Pour une méthode manuelle, utilisez Ajouter une ligne pour ajouter des sociétés (ou des paires société/département) et l'icône de retrait pour en enlever une. Pour Manuel par société, choisissez un inducteur dans Ventiler par
Les modifications s'enregistrent automatiquement

Problèmes courants :

Métriques manquantes : Une ou plusieurs sociétés ont un effectif, un nombre d'utilisateurs IT ou un chiffre d'affaires nul ou manquant pour l'année sélectionnée. Remplissez les métriques dans Données de référence > Sociétés (onglet Détails)
« Les pourcentages manuels doivent totaliser 100 %. » : Ajustez les rangées, ou cliquez sur Répartir équitablement

Lorsqu'une autre personne modifie la ventilation :

La méthode, l'inducteur et les rangées s'enregistrent ensemble. Si une autre personne a modifié la ventilation pendant que vous la modifiiez, un bandeau propose Recharger la ventilation ou Écraser
Changer d'année alors qu'un choix est en attente demande d'abord confirmation

Conseil : Utilisez Effectif (par défaut) pour la plupart des lignes : c'est le plus simple et il se met à jour automatiquement. Réservez les méthodes manuelles aux dépenses qui ne bénéficient qu'à des sociétés ou départements spécifiques.

Relations¶

L'onglet Relations lie la ligne aux objets associés : Projets, Applications, Contrats, Contacts, Sites web pertinents et Pièces jointes. Tout ce qui se trouve dans cet onglet s'enregistre automatiquement.

Projets :

Utilisez l'autocomplétion pour lier un ou plusieurs projets depuis votre Portefeuille
Cela aide à regrouper les dépenses par projet dans les rapports et permet la comptabilité projet
Les noms des projets apparaissent dans la colonne Projet de la liste, et la recherche rapide les trouve
Retirez un projet en cliquant sur le X de sa puce

Applications :

Utilisez l'autocomplétion pour lier une ou plusieurs applications ou services depuis votre catalogue IT
Cela aide à suivre quelles lignes financent quelles applications ou services
Retirez une application en cliquant sur le X de sa puce

Contrats :

Utilisez l'autocomplétion pour lier un ou plusieurs contrats
Lorsqu'ils sont liés, le nom du contrat apparaît dans la colonne Contrat de la liste pour référence rapide
Un contrat peut être lié à plusieurs lignes (relation plusieurs-à-plusieurs)
Retirez un contrat en cliquant sur le X de sa puce

Contacts :

Liez des contacts à la ligne : choisissez un contact, puis son rôle (Commercial, Technique, Support ou Autre). Le choix du rôle ajoute le contact
Le tableau affiche le rôle, le prénom, le nom, la fonction, l'e-mail et le mobile. Survolez le rôle pour savoir si le contact vient du fournisseur ou a été ajouté manuellement
Retirez un contact avec l'icône de retrait
Utile pour savoir qui contacter pour les renouvellements, les incidents de support ou les négociations

Sites web pertinents :

Cliquez sur Ajouter une URL pour ajouter un lien (ex. : portails fournisseurs, documentation, consoles d'administration, wikis internes). Chaque lien a un Nom et une URL
Cliquez sur la rangée d'un lien pour le modifier, ou utilisez l'icône de suppression pour le retirer

Pièces jointes :

Téléversez des fichiers liés à la ligne (ex. : contrats, factures, devis, cahiers des charges, notes d'approbation, spécifications techniques)
Glissez-déposez des fichiers dans la zone de pièces jointes, ou cliquez sur Sélectionner des fichiers pour parcourir
Cliquez sur la puce d'un fichier pour le télécharger
Supprimez une pièce jointe avec l'icône de suppression de sa puce (après confirmation ; nécessite budget:member)

Conseil : Liez les contrats pour suivre les renouvellements sur plusieurs lignes. Ajoutez les URL des portails fournisseurs pour un accès rapide. Téléversez les devis et factures en pièces jointes pour garder tous les documents d'une ligne au même endroit.

Import/export CSV¶

Exporter CSV et Importer CSV se trouvent dans la barre d'outils de la liste. Les deux demandent le niveau Admin sur Budget (budget:admin).

Exporter CSV écrit le fichier budgétaire des lignes affichées par la liste, OPEX et CAPEX ensemble, sous le nom budget.csv. Importer CSV relit un fichier : il est d'abord vérifié, et rien n'est écrit avant que vous cliquiez sur Charger.

Le fichier contient une rangée par ligne : sa nature (opex ou capex), sa référence BL-n, les détails de la ligne, ses montants en colonnes et kanap_token. Un fichier sans colonne nature, exporté par une version antérieure, est lu comme des lignes OPEX, ou comme des lignes CAPEX quand le filtre Type de la liste ne garde que CAPEX. Charger un budget depuis un tableur décrit les colonnes, ce que signifie une cellule et les deux étapes de l'import.

Statut et cycle de vie¶

Chaque ligne a un statut (Activé ou Désactivé) et une Fin de validité optionnelle qui détermine quand elle apparaît dans les rapports et les listes de sélection. C'est la seule date de fin d'une ligne.

Fonctionnement :

Activé : La ligne est active et apparaît partout (listes, rapports, ventilations)
Fin de validité : La date à laquelle la ligne s'arrête. Laissez-la vide s'il n'y a pas de fin. Une fois la fin de validité passée, le statut passe à Désactivé de lui-même dans l'heure
Après la fin de validité :
- La ligne n'apparaît plus dans les listes de sélection pour de nouveaux contrats ou ventilations
- Elle est exclue des rapports pour les années strictement postérieures à la fin de validité
- Les données historiques restent intactes ; la ligne apparaît toujours dans les rapports couvrant les années où elle était active

Définir le statut :

À la création de la ligne, vous pouvez définir sa Fin de validité dans le panneau Propriétés
Ensuite, modifiez le Statut dans la barre de métadonnées, ou utilisez le champ Cycle de vie du panneau Propriétés (interrupteur de statut et Fin de validité). Désactiver une ligne sans date fixe sa fin de validité à aujourd'hui
Vous pouvez programmer une fin de validité future, par exemple la fin d'un contrat, une cession prévue ou la fin de la durée de vie utile d'un actif

Afficher les lignes désactivées :

Par défaut, la liste n'affiche que les lignes Activées
Les lignes qui se terminent pendant l'année en cours restent dans Activés jusqu'au 31 décembre, même lorsque leur statut indique Désactivé. Elles passent dans Désactivés le 1er janvier
Utilisez la bascule Afficher : Tous / Activés / Désactivés et choisissez Désactivés ou Tous pour voir les lignes terminées une année précédente

Désactiver ou supprimer :

Privilégiez la désactivation : Elle préserve l'historique, garantit la cohérence des rapports et conserve la piste d'audit
Supprimez uniquement si : La ligne a été créée par erreur
Une ligne qui a des montants dans une colonne gelée ne peut pas être supprimée. Dégelez d'abord la colonne, ou fixez plutôt une date de fin de validité
Supprimer une ligne supprime aussi ses budgets, ventilations, tâches, sites web pertinents, pièces jointes (avec leurs fichiers) et ses liens vers des contrats. Si l'une de ses tâches a été transformée en demande, la demande est conservée : elle possède sa propre copie du titre, de la description et des pièces jointes, et seul son lien vers la tâche disparaît

Conseil : Utilisez la Fin de validité pour clore les lignes lorsque les contrats se terminent, que les services s'arrêtent, que les actifs sont cédés ou que les projets s'achèvent. Ne supprimez qu'une ligne créée par erreur.

Changer le type¶

Une ligne OPEX qui s'avère être un investissement devient une ligne CAPEX, et une ligne CAPEX qui s'avère être une dépense de fonctionnement devient une ligne OPEX. Utilisez Changer le type... dans le menu ... de l'en-tête de l'espace de travail, ou à côté de Type dans le panneau Propriétés. Il faut le niveau Membre sur Budget (budget:member). Les modifications pas encore enregistrées sont enregistrées avant l'ouverture de la fenêtre.

À partir de fixe le début du changement :

La première année de la ligne (par défaut) : la ligne elle-même change de type. Elle garde sa référence BL et son adresse, ses budgets, ventilations, liens, pièces jointes et tâches. Son Type change dans la liste. Une ligne qui devient CAPEX quitte les rapports OPEX et rejoint les rapports CAPEX, et la refacturation la compte en CAPEX. Une ligne qui devient OPEX fait l'inverse
Une année ultérieure : cette ligne se termine le 31 décembre de l'année précédente et garde ses budgets antérieurs. Une nouvelle ligne de l'autre type, avec sa propre référence BL, porte le budget à partir de cette année, avec les contacts et les liens vers les applications, actifs, contrats, projets et demandes. Les pièces jointes, les sites web pertinents et les tâches restent sur cette ligne. Le haut de l'onglet Vue d'ensemble relie les deux lignes : Remplacée par sur cette ligne, Succède à sur la nouvelle

La fenêtre demande aussi :

Compte : un compte pour le nouveau type. Lorsque le compte de la ligne est réservé à son type actuel, la ligne qui change elle-même de type le garde, sauf si vous en choisissez un autre ; une nouvelle ligne à partir d'une année ultérieure ne le reçoit que s'il convient au nouveau type
Dimensions : les dimensions obligatoires pour le nouveau type, et les valeurs de la ligne réservées à son type actuel. Si la ligne change elle-même de type, vous pouvez les renseigner maintenant ou plus tard. À partir d'une année ultérieure, la nouvelle ligne a besoin des dimensions obligatoires, et les valeurs réservées au type actuel ne sont pas reprises. Une dimension réservée aux lignes CAPEX ne s'applique pas aux lignes OPEX : une ligne CAPEX qui devient elle-même OPEX garde sa valeur sans l'afficher, et l'affiche de nouveau si elle redevient CAPEX
Motif : facultatif, conservé dans le journal d'audit de la ligne

Le changement est refusé lorsque la ligne a des montants dans une colonne gelée, des lignes OPEX ou CAPEX, sur les années qui changent. Dégelez d'abord la colonne, ou faites commencer le changement à une année ultérieure. Une année ultérieure est proposée lorsqu'elle suit la première année budgétaire de la ligne, que la ligne a un budget cette année-là ou une année suivante, commence avant le 1er janvier de cette année et est encore valide ce jour-là, et n'est pas déjà remplacée par une autre ligne. Un changement commence toujours le 1er janvier.

Un fichier budgétaire ne change jamais le type d'une ligne. Voir Charger un budget depuis un tableur.

Conseils et bonnes pratiques¶

Commencez simple : Créez les lignes avec juste l'essentiel (titre, société payeuse, compte et dimensions obligatoires), puis ajoutez les budgets et ventilations au fur et à mesure que vous planifiez.
Utilisez la méthode de ventilation par défaut : Pour la plupart des lignes, Effectif (par défaut) suffit. Réservez les ventilations manuelles aux dépenses qui ne bénéficient qu'à des sociétés ou départements spécifiques.
Liez les contrats : Si vous gérez les dépenses via des contrats, liez-les dans l'onglet Relations. Cela facilite le suivi des renouvellements et des achats.
Liez les applications : Associez les lignes aux applications ou services qu'elles financent. Vous obtenez une correspondance claire entre coûts et applications.
Téléversez la documentation : Utilisez les Pièces jointes pour stocker les contrats fournisseurs, devis, factures, notes d'approbation et cahiers des charges.
Ajoutez les liens des portails fournisseurs : Utilisez les Sites web pertinents pour pointer vers les consoles d'administration, les portails de support et la documentation des fournisseurs.
Suivez les contacts : Ajoutez les contacts fournisseurs avec leur rôle (Commercial, Technique, Support) pour que votre équipe sache qui appeler pour chaque ligne.
Exploitez les dimensions analytiques : Donnez aux lignes une valeur sur chaque dimension (par exemple Logiciel sur Nature de coût, ou le Motif et la Priorité d'une ligne CAPEX) pour regrouper les dépenses dans les rapports.
Maintenez les métriques des sociétés à jour : Les ventilations dépendent de l'effectif, des utilisateurs IT et du chiffre d'affaires des sociétés. Des métriques obsolètes causent des erreurs de ventilation.
Utilisez le CSV pour la configuration en masse : Si vous migrez depuis un autre système ou avez des centaines de lignes, commencez par l'import CSV. Exportez un fichier récent, remplissez vos rangées et vérifiez-le avant de charger.
Désactivez au lieu de supprimer : Préservez l'historique en désactivant les lignes lorsqu'elles ne sont plus actives. Ne supprimez qu'en cas d'erreur.
Vérifiez la ligne de totaux : Avant de finaliser les budgets, vérifiez la ligne Total sous la liste pour vous assurer que vos dépenses s'additionnent comme prévu. Filtrez sur Type pour voir le total des OPEX ou des CAPEX seuls.
Utilisez les liens profonds : Cliquez directement sur une colonne budgétaire dans la liste pour accéder à l'onglet Budget de cette année. Cliquez sur la colonne Tâche pour accéder aux tâches de la ligne dans l'onglet Vue d'ensemble. Vous gagnez du temps de navigation.
Gelez les budgets après la clôture de fin d'année : Utilisez l'Administration budgétaire pour geler les budgets de l'année précédente une fois le réalisé finalisé, ce qui empêche les modifications accidentelles.

Autorisations¶

L'accès aux lignes budgétaires est contrôlé par la ressource Budget, qui couvre les lignes OPEX et CAPEX de la même façon. Elle a trois niveaux :

budget:reader : Consulter la liste, ouvrir les lignes, voir les budgets et ventilations (lecture seule), télécharger les pièces jointes
budget:member : Créer et modifier les lignes, changer leur type, mettre à jour les budgets et ventilations, téléverser et supprimer les pièces jointes, gérer les relations, liens et contacts
budget:admin : Tous les droits membre plus import et export CSV, opérations budgétaires (copier les colonnes budgétaires, avec leurs montants et leurs ventilations, et réinitialiser une colonne budgétaire) et suppression en masse

Le gel des colonnes budgétaires relève de l'administration budgétaire (budget_ops:admin).

De plus :

Les tâches ont des autorisations séparées (tasks:member pour créer et modifier des tâches sur les lignes budgétaires)
Les utilisateurs avec tasks:reader peuvent consulter les tâches mais ne peuvent pas les créer ou les modifier

Si vous ne pouvez pas effectuer une action (ex. : le bouton Importer CSV est manquant, ou vous ne pouvez pas téléverser de pièces jointes), demandez à l'administrateur de votre espace de travail de revoir les autorisations de votre rôle.

Besoin d'aide ?¶

Problèmes de CSV : Exportez un nouveau fichier depuis la liste et vérifiez-le de nouveau. Le rapport nomme la ligne et la colonne de chaque erreur, et Charger un budget depuis un tableur explique ce que signifie chaque cellule
Erreurs de ventilation : Vérifiez que toutes les sociétés ont les métriques requises (effectif, utilisateurs IT, chiffre d'affaires) pour l'année sélectionnée
Avertissement de compte obsolète : Le compte n'appartient pas au plan comptable de la société payeuse ; choisissez un autre compte
Boutons ou onglets manquants : Votre rôle n'a peut-être pas le niveau d'autorisation requis (membre ou admin). Contactez l'administrateur de votre espace de travail