Contrats¶

Les contrats décrivent vos accords avec les fournisseurs : licences logicielles, contrats de maintenance, abonnements SaaS et contrats de service. KANAP date chaque terme d'un contrat, vous signale quand une décision de renouvellement est attendue, compare ce que le contrat engage avec les lignes budgétaires qui lui sont liées, et liste les clauses que ses applications rendent nécessaires.

Premiers pas¶

Rendez-vous dans Gestion budgétaire > Contrats pour voir la liste. Cliquez sur Nouveau pour créer un contrat (contracts:member).

La page s'ouvre sur un formulaire unique. Remplissez-le, puis cliquez sur Créer.

Champs obligatoires :

Nom du contrat : un nom facile à reconnaître
Fournisseur et Société contractante : qui fournit le service et laquelle de vos sociétés a signé
Début : le premier jour du contrat
Durée (mois) : la durée d'un terme, au moins un mois
Devise : l'une des devises de votre espace de travail, la devise par défaut pour commencer

Champs facultatifs :

Responsable : la personne qui gère le contrat. Le responsable reçoit les tâches de décision de renouvellement : renseignez-le
Reconduction tacite : Oui par défaut
Préavis (mois) : vide signifie sans préavis
Montant annuel : la valeur annuelle à la signature, avec deux décimales au plus. Vide signifie 0
Facturation : Annuelle par défaut, ou Trimestrielle, Mensuelle, Autre

Une fois le contrat créé, chaque modification s'enregistre d'elle-même. Il n'y a pas de bouton Enregistrer.

Termes et échéances¶

KANAP calcule les dates d'un contrat à partir de quatre champs : Début, Durée (mois), Préavis (mois) et Reconduction tacite, plus la Fin de validité quand elle est renseignée. Rien n'est stocké : modifiez un champ et toutes les dates suivent.

Termes : un contrat court par termes de la durée choisie, comptés depuis la date de début. Un contrat qui commence le 1er juillet 2024 pour 12 mois court du 1er juillet au 30 juin chaque année.
Date limite de résiliation : la fin d'un terme moins le préavis. Avec 6 mois de préavis, le contrat ci-dessus peut être résilié jusqu'au 30 décembre chaque année.
Reconduction tacite : avec Oui, les termes se suivent jusqu'à ce qu'une fin de validité les arrête. Avec Non, le contrat s'arrête après son premier terme. S'il a une fin de validité, il court alors terme après terme jusqu'à ce jour, de sorte qu'un contrat dont la reconduction a été désactivée garde les termes déjà courus.
Fin de validité : le jour où le contrat s'arrête. Aucun terme ne commence après. Quand elle tombe au milieu d'un terme, le contrat s'arrête ce jour-là.
Mois en fin de mois : quand le même jour n'existe pas dans le mois visé, le dernier jour de ce mois est retenu. Le 31 mars moins un mois donne le 28 février (le 29 une année bissextile).

Toutes les dates sont des jours calendaires en UTC.

Travailler avec la liste¶

Chaque ligne ouvre le contrat. Votre recherche, vos filtres et votre tri sont conservés au retour, et Précédent / Suivant sur la fiche parcourent le même ensemble.

Colonnes par défaut :

Contrat, Fournisseur, Société
Prochaine échéance : la prochaine date limite de résiliation d'un contrat à reconduction tacite, ou la fin de tout autre contrat. La date est suivie de « dans n jours ». Un contrat échu affiche le jour de sa fin, en grisé
État : voir plus bas
Montant annuel : le montant à la signature, suivi de sa devise
Engagé, Budget et Écart pour l'année budgétaire choisie. Voir Colonnes budgétaires
Conformité : le résumé de l'onglet Conformité : « 2 manquantes · 1 à vérifier » en orange, Complet ou Aucune attente
Lignes liées : le nombre de lignes budgétaires liées, OPEX et CAPEX ensemble
Statut : Activé ou Désactivé, déduit de la fin de validité

Autres colonnes (sélecteur de colonnes) : Dev., Couverture du budget, Début, Durée (m), Renouvellement auto., Préavis (m), Fin du terme (fin du terme en cours), Résiliation avant (prochaine date limite de résiliation), Facturation et Tâche (la dernière tâche du contrat).

Tri par défaut : par Prochaine échéance, la plus proche en premier. Les contrats échus restent en bas dans les deux sens.

État¶

Chaque contrat a un état, le premier qui s'applique :

À décider (orange) : une décision est attendue. Pour un contrat à reconduction tacite, sa prochaine date limite de résiliation tombe dans le délai de décision et son renouvellement n'a pas été confirmé pour ce terme. Pour un contrat sans reconduction, sa fin tombe dans le délai et personne n'a confirmé qu'il devait finir. Voir Décisions de renouvellement
Fin sans reconduction : le contrat est dans son dernier terme et s'arrêtera à sa fin
Reconduit au une date : la date limite de résiliation du terme en cours est passée, le contrat se poursuit donc dans le terme suivant, qui commence à cette date
En cours : le contrat court et rien n'est encore attendu
Échu : le contrat a pris fin

Filtres rapides¶

Les liens au-dessus de la grille filtrent la liste en un clic. Cliquez à nouveau pour retirer le filtre.

À décider sous n jours (n) : les contrats à l'état À décider. Le nombre de jours est le délai de décision de votre espace de travail
Sans ligne budgétaire (n) et Sous-budgétés (n) : les contrats dont la couverture budgétaire de l'année choisie est dans cet état

Un point orange signale un lien dont le compteur n'est pas nul.

Colonnes budgétaires¶

Avec l'accès en lecture aux lignes budgétaires (budget:reader), la droite de la barre d'outils affiche Budget avec une année et une colonne budgétaire (les noms de colonnes de votre espace de travail). Ce choix vous est propre. Il est partagé avec l'onglet Budget de chaque contrat et conservé pour votre prochaine visite. Il commence sur l'année prochaine et la colonne par défaut de votre espace de travail.

Engagé (année) : ce que le contrat engage pour cette année, dans votre devise de reporting. Voir Engagement
Budget (année) : la somme des montants des lignes liées pour cette année et cette colonne
Écart : budget moins engagement. Un manque s'affiche en orange. Sans ligne signifie que rien n'est budgété sur une ligne liée, et Contrat échu qu'il reste du budget sur un contrat terminé
Couverture du budget (masquée par défaut) : l'un des six états de couverture

Un contrat dans une devise sans taux de change pour l'année affiche « Pas de taux USD » à la place d'un montant. Sans le droit budget, ces colonnes, le sélecteur et les deux filtres rapides budgétaires sont masqués.

Ligne de total¶

La ligne épinglée en bas indique Total (n contrats). Elle additionne les montants annuels des contrats affichés, convertis dans votre devise de reporting avec les derniers taux de l'année, ainsi que les trois colonnes budgétaires. Une devise sans taux reste hors de la somme et elle est nommée, par exemple « hors 2 contrats en GBP sans taux ».

Recherche, filtres et périmètre¶

Recherche rapide : nom du contrat, fournisseur et société
Filtres de colonnes : sur chaque en-tête de colonne. État, Conformité et Couverture du budget proposent leurs valeurs en cases à cocher. Le filtre Statut propose Activé et Désactivé. Cliquer sur Effacer dans ce filtre, ou décocher les deux valeurs, n'affiche plus rien, quel que soit le choix de Afficher
Afficher : Tous / Activés / Désactivés : le bouton bascule au-dessus de la liste. Par défaut, la liste affiche les contrats activés. Choisissez Tous ou Désactivés pour retrouver les contrats dont la fin de validité est passée

Actions¶

Nouveau : créer un contrat (contracts:member)
Importer CSV et Exporter CSV : voir Import/export CSV (contracts:admin)
Exporter le registre : le registre de conformité des contrats affichés par la liste (contracts:admin). Voir Conformité
Réglages : le délai de décision de l'espace de travail (contracts:admin). Voir Délai de décision

La fiche contrat¶

En-tête et propriétés¶

L'en-tête affiche le nom du contrat (cliquez dessus pour le renommer), Précédent / Suivant avec la position dans la liste, et une barre avec Fournisseur, Société contractante, Responsable et Statut. Le responsable et le statut se modifient sur place. Le fournisseur et la société ouvrent le panneau Propriétés.

Le panneau Propriétés, à droite, contient tous les champs du contrat : les parties, Début, Durée (mois), Préavis (mois), Reconduction tacite, Montant annuel, Devise, Facturation, puis Cycle de vie (Statut et Fin de validité), Créé et Mis à jour. Ouvrez-le ou fermez-le avec son bouton ; KANAP retient votre choix.

Chaque modification s'enregistre d'elle-même : listes et dates aussitôt, valeurs saisies et notes après une courte pause, le nom quand vous quittez le champ. « Enregistrement... » puis « Enregistré » s'affiche dans l'en-tête. Deux personnes qui modifient le même contrat ne sont pas averties : la dernière modification l'emporte.

Cycle de vie :

Passer le statut à Désactivé sans date fixe la fin de validité à aujourd'hui. Le repasser à Activé retire la fin de validité
Fin de validité : saisissez une date (jj/mm/aaaa) ou utilisez le calendrier. Laissez vide pour garder le contrat actif
Reconduction tacite a ses propres règles quand le contrat a déjà été reconduit ou attend une décision. Voir Désactiver ou réactiver la reconduction tacite

Il faut contracts:member pour modifier. Les lecteurs voient la même page, tous les champs verrouillés.

Envoyer le lien, dans l'en-tête, envoie par e-mail un lien vers le contrat à des collègues de votre espace de travail.

La fiche a quatre onglets : Vue d'ensemble, Budget, Conformité et Relations. Les adresses des anciens onglets Détails et Tâches ouvrent la vue d'ensemble.

Vue d'ensemble¶

Échéances résume où en est le contrat :

Une phrase sur ce qui vient : « Résiliation possible jusqu'au 30 déc. 2026 · dans 78 jours », « Préavis dépassé, reconduit jusqu'au 30 juin 2027 », « Fin le 31 mars 2027 sans reconduction » ou « Échu le 31 déc. 2025 ». Quand une décision est attendue sur la fin d'un contrat sans reconduction, la phrase ajoute « décision attendue » avec un point orange
Une frise des termes : termes passés, terme en cours, aujourd'hui, prochaine date limite de résiliation et délai de décision qui la précède. Le terme suivant est en pointillé tant qu'il peut encore être résilié, en trait plein une fois le préavis dépassé
Une ligne de faits : le terme en cours et ses dates, le nombre de reconductions et depuis quand, et le préavis

Une fois un renouvellement confirmé, la phrase indique « Reconduction confirmée · prochain terme du 1er juil. 2027 au 30 juin 2028 » et la frise n'affiche plus cette date limite.

La fiche recalcule ces dates pendant que vous modifiez le début, la durée, le préavis ou la reconduction.

Décision de renouvellement : quand une décision est attendue, un encart bordé d'orange apparaît sous les échéances. Voir Décisions de renouvellement.

Tâches : les tâches ouvertes du contrat, avec leur référence, leur assigné, leur échéance et leur statut. Afficher les tâches terminées (n) ajoute les tâches terminées. Nouvelle tâche crée une tâche liée au contrat. Ouvrez une tâche pour la modifier ou la supprimer.

Notes : texte libre avec mise en forme Markdown. La barre d'outils apparaît quand vous cliquez dans l'éditeur.

Budget¶

L'onglet liste les lignes budgétaires liées, OPEX et CAPEX ensemble, avec leur référence (BL-12), leur nom, leur type et leur société. Utilisez le sélecteur sous le tableau pour lier ou retirer des lignes.

Avec l'accès en lecture aux lignes budgétaires (budget:reader), l'onglet affiche aussi des chiffres :

Des onglets d'année et un sélecteur Colonne, le même choix que les colonnes budgétaires de la liste
Le montant de chaque ligne pour cette année et cette colonne, avec une ligne Total (n lignes)
Engagement et couverture : une ligne par année proposée, l'année choisie surlignée. Cliquez sur une ligne pour choisir son année

Les années proposées sont l'année en cours et les deux suivantes, plus l'année précédente quand le budget contient des lignes pour elle.

Engagement et couverture¶

Engagé par le contrat est le montant annuel à la signature réparti sur les mois de l'année couverts par un terme. Un mois couvert en partie compte au prorata de ses jours. Les années suivantes supposent que la reconduction continue jusqu'à ce qu'on l'arrête, et rien n'est engagé après la fin de validité ou la fin du contrat. Le montant à la signature vaut pour chaque terme. L'engagement est converti dans votre devise de reporting avec les taux de l'année.

Par exemple, un contrat de 350 000 par an reconduit chaque 1er juillet engage 350 000 chaque année. S'il prend fin le 30 juin 2027, il engage 175 000 en 2027 et rien en 2028.

Lignes liées additionne les montants des lignes liées pour cette année et cette colonne. Écart est la différence. L'état est le premier qui s'applique :

Aucun engagement : le contrat n'engage rien cette année et aucune ligne liée n'a de montant
Budget pas encore commencé : aucune ligne budgétaire de votre espace de travail n'a de montant pour cette année et cette colonne
Aucune ligne budgétée : aucune ligne liée n'a de montant
Sous-budgété : les lignes liées portent moins que l'engagement
Budget supérieur au contrat : les lignes liées portent plus que l'engagement plus 10 %
Couvert : tous les autres cas

Conformité¶

L'onglet liste les clauses qu'un contrat doit contenir, compte tenu des applications qu'il couvre, et vous permet de noter si le contrat les contient. Il vous aide à tenir un registre. Il ne certifie la conformité à aucune réglementation.

Exigences : Accord de sous-traitance RGPD (art. 28), Localisation des données, Clause de réversibilité, Plan de sortie, Droit d'audit et clauses de sécurité.

Pourquoi une exigence est attendue : le contrat couvre les applications qui lui sont liées, et les applications dont une instance tourne sur un actif qui lui est lié ou dont il est le contrat de support. Une application dont la fin de validité est passée ne compte plus.

Une application qui contient des données personnelles rend attendus l'accord de sous-traitance et la localisation des données
Une criticité métier ou cyber élevée rend attendus la clause de réversibilité, le plan de sortie et le droit d'audit. Élevée signifie les deux niveaux les plus sévères de votre catalogue (le plus sévère seul quand le catalogue a moins de trois niveaux)
Une instance hébergée dans le cloud rend attendue la localisation des données. La catégorie du type d'hébergement, dans Cartographie SI > Paramètres, décide de ce qui compte comme cloud

La colonne Attendue car donne la première raison, par exemple « SAP S/4HANA contient des données personnelles », puis « et n autres ». Survolez-la pour toutes les lire. Une raison qui passe par un actif le nomme.

Saisie : choisissez un état pour chaque exigence : Présente, Absente ou Sans objet. Il s'enregistre aussitôt. Une exigence attendue sans état indique À vérifier. Saisissez une Référence (par exemple « article 18.3 ») ; elle s'enregistre quand vous quittez le champ ou appuyez sur Entrée. Survolez une ligne pour voir la date de la dernière mise à jour et son auteur.

Afficher les autres exigences (n) ajoute les exigences que rien ne rend nécessaires, pour les renseigner aussi. Quand rien n'est attendu, l'onglet le dit en une ligne.

La pastille de l'onglet compte les exigences attendues notées absentes. Dans la liste, la colonne Conformité indique :

n manquantes (et « · n à vérifier »), en orange
n à vérifier
Complet : chaque exigence attendue est présente ou sans objet
Aucune attente

Lier ou retirer une application ou un actif dans Relations met l'onglet à jour aussitôt. Il faut contracts:member pour saisir ; les lecteurs voient l'onglet en lecture seule.

Exporter le registre (liste, contracts:admin) télécharge un CSV des contrats affichés par la liste, avec sa recherche, ses filtres et son périmètre : une ligne par contrat et par exigence, avec le fait qu'elle soit attendue ou non, la raison, l'état, la référence et la dernière mise à jour. Les en-têtes et les mots suivent la langue de votre écran.

Relations¶

Applications et Actifs : liez les applications et les actifs que couvre ce contrat. Les sélecteurs cherchent parmi les applications et les actifs que vous pouvez voir. Ces liens alimentent l'onglet Conformité. Un actif dont le contrat de support est celui-ci, renseigné sur la fiche de l'actif, n'apparaît pas ici. Il compte quand même pour la conformité
Contacts : les personnes liées à ce contrat, chacune avec un rôle (Commercial, Technique, Support ou Autre). Reprendre les contacts du fournisseur copie les contacts du fournisseur en un clic
Sites web pertinents : des liens vers des documents externes, comme le PDF signé ou le portail du fournisseur
Pièces jointes : une liste de fichiers. Utilisez Ajouter des fichiers ou déposez des fichiers sur la section. Cliquez sur un fichier pour le télécharger

Les lignes budgétaires se lient dans l'onglet Budget.

Décisions de renouvellement¶

KANAP demande au responsable de décider de chaque renouvellement avant qu'il n'ait lieu, et enregistre la décision.

Délai de décision¶

Un contrat à reconduction tacite attend une décision quand sa prochaine date limite de résiliation tombe dans le délai de décision. Un contrat sans reconduction en attend une quand sa fin tombe dans ce délai. Le délai est de 90 jours par défaut. Les administrateurs des contrats le changent avec Réglages dans la liste, de 0 à 365 jours.

Le délai pilote l'état À décider, le filtre rapide, l'encart de décision, la frise et les tâches de décision.

La tâche de décision¶

Chaque jour à 07:30 UTC, KANAP crée une tâche pour chaque contrat qui attend une décision :

Décider du renouvellement de le contrat, à échéance de la date limite de résiliation, pour un contrat à reconduction tacite
Décider de renouveler ou de laisser finir le contrat, à échéance de sa fin, pour un contrat sans reconduction

La tâche est assignée au responsable du contrat, dans sa langue, avec l'e-mail d'assignation habituel. Il y a une tâche par contrat et par terme. Une tâche supprimée n'est pas recréée pour ce terme. Un contrat sans responsable ne reçoit pas de tâche tant qu'aucun n'est renseigné.

L'encart de décision et la tâche restent alignés : une décision prise dans l'encart ferme la tâche, avec la justification en commentaire.

Décider¶

L'encart affiche la date limite, les jours restants, la tâche et son assigné, et ce qui se passe sans décision (« Sans décision, le contrat sera reconduit pour 12 mois le 1er juil. 2027. »). Saisissez une Justification facultative, puis choisissez :

Renouveler : le renouvellement est confirmé pour ce terme. La tâche est fermée, le contrat quitte À décider et revient dans le délai à la date limite du terme suivant
Renégocier : l'encart indique Renégociation en cours et la tâche reste ouverte jusqu'à la décision finale. Le contrat reste À décider
Résilier : l'encart affiche la date de fin à confirmer. KANAP propose la première fin que permet le préavis (« Préavis de 6 mois : la première fin possible est le 30 juin 2027. »). Vous pouvez choisir un autre jour, à partir d'aujourd'hui et du début du contrat. Un jour antérieur à la date proposée affiche un avertissement orange : le fournisseur doit l'accepter. L'encart liste les conséquences pour ce jour : l'engagement de l'année et de la suivante, les applications qui perdent ce contrat et les actifs qui perdent leur contrat de support. Confirmer la résiliation désactive la reconduction tacite, fixe la fin de validité à ce jour et ferme la tâche. Le contrat indique alors Fin sans reconduction et son engagement s'arrête ce jour-là

Pour un contrat sans reconduction, l'encart indique « Fin prévue le 31 mars 2027 · décision attendue » et propose deux actions :

Renouveler : réactive la reconduction tacite et retire la fin de validité
Laisser finir : confirme la fin. Rien d'autre ne change

Une fois la décision prise, l'encart se réduit à une ligne, par exemple « Renouvellement confirmé le 2 oct. 2026 par Sophie Laurent. Le contrat repart pour un terme le 1er juil. 2027. », avec la tâche et la justification. Après une résiliation, il rappelle d'envoyer la lettre de résiliation avant la date limite et de la joindre dans Relations.

Annuler la décision remet le contrat et la tâche dans leur état précédent : avant la date limite de résiliation, ou avant la fin pour un contrat sans reconduction.

Il faut contracts:member pour décider. Les lecteurs voient l'encart sans ses actions.

Désactiver ou réactiver la reconduction tacite¶

Reconduction tacite, dans le panneau Propriétés, suit les mêmes règles.

Non sur un contrat déjà reconduit, ou sur un contrat qui attend une décision de renouvellement, ouvre Désactiver la reconduction tacite. La fenêtre propose une date de fin comme une résiliation (première fin permise par le préavis, tout jour à partir d'aujourd'hui, avertissement orange avant la date proposée, conséquences pour le jour choisi) et indique « Le contrat prendra fin le 30 juin 2027, sauf renouvellement. ». Pour un contrat déjà reconduit, elle précise que ses termes passés sont conservés. Désactiver la reconduction fixe cette fin de validité et le champ indique Non. Annuler ne change rien.

Aucune décision n'est enregistrée. Le contrat attend maintenant une décision sur sa fin : une tâche de décision ouverte devient « Décider de renouveler ou de laisser finir » le contrat, à échéance de la nouvelle fin, avec un commentaire qui explique pourquoi. Sans tâche ouverte, une tâche est créée quand la fin tombe dans le délai.

Sur un contrat dans son premier terme sans décision attendue, Non s'applique aussitôt : le contrat s'arrête à la fin de son premier terme.

Oui sur un contrat sans reconduction qui a une fin de validité ouvre Réactiver la reconduction tacite : « Le contrat sera reconduit tacitement et la fin du 31 mars 2027 sera retirée. ». Réactiver la reconduction l'applique, quelle que soit l'origine de cette fin. Quand une décision était attendue sur la fin, cela vaut Renouveler et peut être annulé. Sinon, la tâche ouverte sur la fin devient la tâche de décision de renouvellement quand cette décision est attendue, ou elle est fermée. Sans fin de validité, Oui s'applique aussitôt.

Import/export CSV¶

Gardez votre liste de contrats synchronisée avec d'autres outils grâce au CSV (contracts:admin).

Export : télécharge tous les contrats avec ces colonnes : name, company_name, supplier_name, start_date, duration_months, auto_renewal, notice_period_months, yearly_amount_at_signature, currency, billing_frequency, status, owner_email, notes. Les dates calculées (fin du terme, dates limites, état) ne sont pas exportées.

Import :

Utilisez le Contrôle préalable pour vérifier le fichier avant de l'appliquer
Une ligne correspond à un contrat par son nom et son fournisseur
Création et mises à jour sont prises en charge
Le fichier n'a pas de colonne de fin de validité. Lors d'une mise à jour, un status vide, ou égal au statut actuel du contrat, conserve sa fin de validité. Un statut différent l'applique : enabled efface la fin de validité, et disabled termine le contrat aujourd'hui, sauf si sa fin de validité est déjà passée
Un nouveau contrat est activé sauf si la ligne indique disabled
Une ligne qui passe auto_renewal à false sur un contrat déjà reconduit et sans fin de validité est refusée, contrôle préalable compris : elle effacerait les termes que le contrat a courus. Désactivez la reconduction depuis la fiche du contrat, qui fixe la fin

Remarques :

Utilisez l'encodage UTF-8 et des points-virgules comme séparateurs
Les dates sont calculées à partir du début, de la durée, du préavis et de la reconduction ; elles ne sont jamais importées

Astuces¶

Renseignez un responsable sur chaque contrat : les tâches de décision de renouvellement vont au responsable. Un contrat sans responsable ne reçoit aucune tâche.
Commencez la semaine par À décider : le filtre rapide liste les contrats dont la décision est attendue, et l'encart de décision de chacun montre ce qui se passe sans décision.
Liez les lignes budgétaires tôt : l'Écart et le filtre Sous-budgétés ne servent que si le contrat est lié aux lignes qui le paient.
Renseignez le montant annuel : même avec une facturation mensuelle, le montant annuel alimente l'engagement et les totaux.
Liez applications et actifs : ils décident des clauses que le contrat doit contenir.
Partagez un contrat : utilisez Envoyer le lien, ou copiez l'adresse de la page. Elle ouvre le même onglet et garde le contexte de votre liste.